Как просмотреть, сохранить и распечатать документ по бронированию
Инструкция по работе с документами по бронированию: ваучер, счёт, акт, регистрационная карточка и правила заезда.
Как просмотреть, сохранить и распечатать документ по бронированию
Зачем нужны документы по бронированию? Гость просит бумажное подтверждение, корпоративный клиент хочет счёт с реквизитами, служба размещения — акт выполненных работ. Все эти документы формируются прямо в системе — вам не нужны Word или Excel. Одно нажатие — и документ готов к печати или скачиванию как PDF.
Документы формируются автоматически на основе данных брони: даты, тариф, гость, стоимость, реквизиты отеля. Вам не нужно вводить ничего вручную.
Шаг 1. Откройте карточку бронирования
Перейдите в раздел Бронирования в боковом меню. В таблице найдите нужную бронь и нажмите на неё — справа откроется карточка с подробностями.
Шаг 2. Найдите раздел «Документы»
В правой панели прокрутите вниз до раздела Документы. Там вы увидите список доступных документов. Все документы по брони собраны в одном месте — в этой панели, искать их по другим разделам не нужно.
Шаг 3. Выберите язык (при необходимости)
Если гость — иностранец, переключите язык с Русский на English — тогда ваучер и письма с подтверждением будут на английском.
Шаг 4. Нажмите на нужный документ
Выберите документ из списка:
- Ваучер гостя — подтверждение бронирования для гостя
- Регистрационная карточка — форма для заселения, гость ставит подпись
- Правила заезда — гость подписывает при прибытии
- Акт выполненных работ — для корпоративных клиентов
- Счёт на оплату — с реквизитами отеля
Документ откроется в новой вкладке браузера.
Шаг 5. Распечатайте или сохраните как PDF
В открывшейся вкладке нажмите Ctrl+P (Windows) или Cmd+P (Mac), чтобы вызвать меню печати.
- Чтобы распечатать — выберите принтер и нажмите «Печать».
- Чтобы сохранить как PDF — в списке принтеров выберите «Сохранить как PDF» (или «Microsoft Print to PDF» на Windows).
Подсказки
- Ваучер и счёт — самые востребованные документы. Для гостей — ваучер, для юридических лиц — счёт.
- Акт выполненных работ нужен только для корпоративных клиентов, у которых заключён договор с отелем.
- Корпоративному гостю можно сформировать и ваучер, и счёт, и акт — по очереди нажмите каждый.
- Все документы формируются на лету — данные берутся прямо из карточки брони, ошибок нет.
- После смены языка документ пересоздаётся автоматически — просто кликните снова.
Частые вопросы
Что такое ваучер гостя? Это подтверждение бронирования — документ, в котором указано: название отеля, даты заезда и выезда, номер, ФИО гостя, стоимость и условия отмены. Гость может распечатать его или сохранить на телефоне.
Можно ли отправить документ гостю по почте? Да. В том же разделе «Документы» есть кнопка Отправка уведомлений на email — нажмите её, выберите нужный шаблон письма и адрес получателя.
Зачем нужна регистрационная карточка? Это бланк, который гость заполняет и подписывает при заселении. Нужен для внутреннего учёта и, если требует законодательство, для регистрации гостей.
Документы обновляются автоматически, если изменить бронь? Да. При следующем нажатии на документ он формируется заново с актуальными данными — никакого кэша нет.
Можно ли сохранить несколько документов по одной брони? Конечно. Нажимайте поочерёдно — каждый откроется в отдельной вкладке. Распечатайте или сохраните каждый как PDF.
Эта статья была полезна?