Использование электронной подписи в документообороте
Что такое ЭП и как проверить её на бухгалтерских PDF-документах, скачанных из Hotel OS2
Зачем нужна электронная подпись на бухгалтерских документах? Когда Hotel OS2 выставляет счета или формирует акты, их важно передавать в надёжном виде — таком, чтобы получатель мог убедиться: документ настоящий, никто его не менял после подписания.
Для этого используется электронная подпись (ЭП) — цифровой аналог обычной подписи от руки. Согласно части 1 статьи 6 Федерального закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ, документ, подписанный квалифицированной ЭП, имеет ту же юридическую силу, что и бумажный с живой подписью. Его принимают налоговая, суды, контрагенты.
Даже если вы ещё не перешли на электронный документооборот полностью, вы уже можете получать бухгалтерские документы в электронном виде с ЭП — это ускоряет обмен и снимает необходимость отправлять бумаги почтой.
Шаг 1. Где найти бухгалтерские документы в Hotel OS2
Все документы для скачивания находятся в разделе Настройки → Документы.
Перейдите в Настройки (левое меню, раздел «Управление»), затем выберите вкладку Документы.
Здесь вы увидите секцию «Бухгалтерские документы» — в ней перечислены оплаченные счета, доступные для скачивания. Рядом с каждым документом есть кнопка скачивания.
Закрывающие акты формируются по запросу и отправляются на вашу почту. Если нужен акт — напишите в поддержку.
Шаг 2. Установить программы и сертификаты для проверки ЭП
Чтобы убедиться в подлинности электронной подписи на скачанном PDF-файле, вам нужно установить несколько бесплатных программ на компьютер:
- Adobe Acrobat Reader — программа для открытия PDF-файлов. Именно в ней вы увидите информацию о подписи.
- КриптоПро CSP — криптопровайдер, который понимает российские стандарты ЭП.
- КриптоПро PDF — модуль, который позволяет Adobe Acrobat Reader проверять ЭП.
- Корневой сертификат «ПАК Головной удостоверяющий центр» — его нужно установить в хранилище «Доверенные корневые центры сертификации».
- Корневой сертификат tensorca-2019_cp.cer — сертификат удостоверяющего центра Тензор, также в «Доверенные корневые центры».
Все перечисленные программы и сертификаты можно скачать бесплатно. Для проверки подписи покупать лицензии на КриптоПро не нужно — достаточно пройти бесплатную регистрацию на сайте КриптоПро.
Если вы уже подключили Электронный документооборот (ЭДО) в разделе «Интеграции», то подписание документов происходит автоматически на стороне вашего оператора ЭДО. Скачивать и отдельно проверять ЭП в таком случае обычно не нужно — оператор делает это сам.
Шаг 3. Проверить электронную подпись в документе
Когда все программы и сертификаты установлены:
- Откройте скачанный PDF-файл в Adobe Acrobat Reader.
- Программа автоматически проверит подпись и покажет сообщение: «Подпись действительна, а сертификат является достоверным».
- Это означает, что документ подлинный и не был изменён после подписания.
Если Adobe Acrobat Reader показывает сообщение «Подпись недействительна» или «Сертификат ненадёжный» — значит, какой-то из компонентов не установлен. Проверьте наличие КриптоПро PDF, КриптоПро CSP и обоих корневых сертификатов на вашем компьютере.
Подсказки
- Если не знаете, установлен ли КриптоПро — откройте любой PDF с ЭП в Adobe Acrobat Reader. Если подпись отображается как недействительная, значит компоненты нужно установить.
- Корневые сертификаты устанавливаются через «Диспетчер сертификатов» Windows или через браузер — в хранилище «Доверенные корневые центры сертификации».
- Если ваш бухгалтер работает на macOS — КриптоПро имеет версию и для Mac.
- Документы PDF, сформированные Hotel OS2, подписаны согласно стандарту ГОСТ Р 34.10-2001.
Частые вопросы
Нужно ли платить за КриптоПро, чтобы только проверять подписи? Нет. Для проверки подписи достаточно бесплатной регистрации на сайте КриптоПро. Платная лицензия нужна только если вы сами хотите подписывать документы.
Где скачать Adobe Acrobat Reader? На официальном сайте Adobe — adobe.com. Бесплатная версия Reader подходит для просмотра и проверки подписей.
Что делать, если подпись показывает как ненадёжная? Убедитесь, что установлены оба корневых сертификата: ПАК «Головной удостоверяющий центр» и tensorca-2019_cp.cer. Они должны находиться в хранилище «Доверенные корневые центры сертификации» вашего компьютера.
Где найти документы для скачивания в Hotel OS2? Настройки → вкладка «Документы» → раздел «Бухгалтерские документы». Там отображаются оплаченные счета.
Если мы используем ЭДО — нужно ли отдельно проверять ЭП? Нет. При работе через оператора ЭДО (Диадок, СБИС и другие) подпись проверяется автоматически в самом сервисе оператора. Дополнительно ничего делать не нужно.
Эта статья была полезна?