Как работать с замками VisiLock

VisiLock — это система электронных замков, которые устанавливаются в номерах гостиницы. Замки производит компания VisiLock. Система работает совместно с системой управления отелем: в номерном фонде каждой комнате присваивается определённый номер замка, а по броне кодируются ключи. При заселении гость получает свой электронный ключ, чтобы попасть в забронированный номер.

Действия, описанные в этой статье, нужно проделать на компьютере с установленной программой по работе с ключами, которую вы получаете у представителя компании VisiLock.

Зачем это нужно

Зачем связывать замки VisiLock с системой управления? Чтобы администратор на стойке не переключался между программами: он видит бронь гостя, нажимает одну кнопку — и карта готова. Срок действия ключа подставляется сам, по времени заезда и выезда гостя, поэтому после отъезда карта перестаёт открывать дверь без всяких дополнительных действий.

Это ещё и спокойствие за безопасность. Механические ключи гости теряют и увозят с собой, а электронную карту можно перевыпустить за секунды — старая тут же блокируется. Если в номере живут двое, каждому выдаётся своя карта, и по журналу всегда видно, кто и когда получил ключ.

Обратите внимание. Поддерживается работа только с оригинальными заводскими замками от производителя.

Шаг 1. Установите и настройте программу-агент

Чтобы компьютер на стойке мог прошивать карты, на него ставится небольшая программа-посредник — агент. Она связывает систему управления отелем и оборудование VisiLock. Саму программу и порядок её настройки вам передаёт представитель компании VisiLock: скачать её из раздела «Замки» нельзя, в разделе задаются только параметры подключения и ключи доступа для агента.

Если стоек регистрации несколько и у каждой свой энкодер, добавьте отдельное рабочее место для каждой стойки: в блоке «Рабочие места» введите название стойки и нажмите «Добавить рабочее место». Каждое место получит свой ключ доступа — его вставляют в программу-агент на нужном компьютере.

Здесь добавляются рабочие места. Напротив каждого — свой ключ доступа, который вставляют в программу-агент на компьютере этой стойки.

Обратите внимание. Windows 7 не поддерживает нужный способ связи, поэтому агент работает начиная с Windows 8 и Windows 10.

Шаг 2. Выберите замковую систему

В меню слева откройте раздел «Замки» — страница, которая откроется, называется «Электронные ключи», это тот же раздел. В блоке «Подключение к системе замков» выберите из списка систему VisiLock.

Здесь выбирается система замков. Под списком подписан тип подключения — у VisiLock это прямая интеграция.

Ниже появятся три поля именно для VisiLock. «Идентификатор отеля» вам сообщит представитель компании VisiLock. «Название порта» и «Сектор» скопируйте из программы по работе с ключами VisiLock: System → Card Encoder Settings → поля Port Name и Sector соответственно. Поставьте галочку «Интеграция включена» и нажмите «Сохранить».

Это поля для идентификатора отеля, названия порта и сектора. Справа кнопка сохранения: пока вы её не нажали, настройки не применятся.

Шаг 3. Настройте номерной фонд

Теперь свяжите каждую комнату с её замком. В блоке «Номера и замки» напротив каждой комнаты в поле «№ замка» впишите номер замковой системы VisiLock в формате «номер корпуса . номер этажа . номер комнаты», например 1.2.121. Заполнив нужные комнаты, нажмите «Сохранить номера замков».

Здесь видно, какой номер замка присвоен каждой комнате. Так выглядит список после сохранения.

Шаг 4. Создавайте ключи

Чтобы выдать гостю ключ от забронированного номера, в блоке «Выпуск ключей» выберите нужную бронь из списка заехавших, оставьте тип ключа «Основной гость» и укажите количество карт. Срок действия ключа выбирается автоматически, в соответствии со временем заезда и выезда гостя. Нажмите «Выпустить ключ» и вставьте карту-ключ в энкодер VisiLock для прошивки.

Здесь выбираете бронь гостя, рядом указываете, сколько карт нужно, и подтверждаете выпуск.

Если в гостинице несколько стоек ресепшен с разными энкодерами, в поле «Рабочее место» выберите нужный энкодер для прошивки. По умолчанию предлагается то рабочее место, которым пользовались в прошлый раз.

Шаг 5. Выпустите дополнительный электронный ключ

Если в номере живёт второй гость, ему тоже выдаётся своя карта.

1. В блоке «Выпуск ключей» выберите то же бронирование.
2. В поле «Тип ключа» укажите «Дополнительный гость».
3. Положите карту на устройство для кодирования карт и нажмите «Выпустить ключ».

Бронирование то же, что и у основного гостя, меняется только тип ключа.

В списке выданных ключей появятся строки с действующими картами: «Основной ключ» — карта первого гостя и «Дополнительный (Joiner)» — карта второго гостя. Обе действуют одновременно. А вот прежние карты этого номера блокируются и переходят в статус «Отменён».

Шаг 6. Смотрите историю создания ключей

Чтобы узнать, когда был выдан ключ по бронированию, откройте блок «Список выданных ключей» в том же разделе «Замки».

В журнале видно гостя, номер комнаты и замка, тип карты, её статус, стойку, на которой карту прошили, и дату выдачи.

Подсказки

• Проверьте название порта и сектор сразу. Именно из-за опечатки в этих двух значениях карта чаще всего «не прошивается». Оба должны в точности совпадать с тем, что показывает программа по работе с ключами VisiLock.
• Соблюдайте формат номера замка. Корпус, этаж и комната пишутся через точку — например 1.2.121. Если формат нарушен, система не поймёт, какой замок открывать этой картой.
• Заполните номера замков заранее. Сделайте это при настройке номерного фонда — тогда при заезде гостя карта выпустится в один клик.
• Несколько стоек — несколько рабочих мест. Добавьте по одному рабочему месту на каждую стойку с энкодером, и карта всегда прошьётся на нужном компьютере.
• Заглядывайте в журнал перед выездом. Так вы будете уверены, что по освобождённому номеру не осталось действующих карт.

Частые вопросы

Что будет с картой после выезда гостя? Срок действия карты привязан к датам заезда и выезда, он подставляется автоматически. После окончания брони карта перестаёт открывать номер — отдельно отключать её не нужно.

Гость потерял карту. Что делать? Выпустите новую карту по этому же бронированию. Прежние карты номера сразу заблокируются, и по потерянной карте войти уже не получится.

Можно ли выдать по карте каждому из двух гостей? Да. Первому выпускаете «Основной» ключ, второму — «Дополнительный» (Joiner). В журнале они видны отдельными строками, и обе карты действуют одновременно.

Где взять идентификатор отеля? Его сообщает представитель компании VisiLock. Название порта и сектор вы найдёте сами — в программе по работе с ключами, в разделе System → Card Encoder Settings.

У нас две стойки регистрации, карта прошилась не на той. Почему? Скорее всего, в поле «Рабочее место» осталось то, которым пользовались в прошлый раз, — оно подставляется по умолчанию. Перед выпуском карты выберите нужную стойку.