Как работать с витриной услуг «Хотбот»

Как работать с витриной услуг «Хотбот»

Зачем это нужно. «Хотбот» — сервис онлайн-продажи услуг отеля: гость сам выбирает ужин в номер, экскурсию или трансфер на витрине и оплачивает заказ так, как ему удобно. Чтобы администратору не приходилось переносить такие заказы руками, витрину подключают к системе управления отелем.

После подключения заказы гостя из витрины сами появляются в карте бронирования, попадают в отчёты по дополнительным услугам, а оплаченные заказы гостей без проживания — в финансовый учёт. Вы видите всю выручку в одном месте и ничего не теряете при выезде гостя.

Чтобы начать работу, нужно заключить договор с сервисом «Хотбот» — обратитесь к ним напрямую или оставьте заявку на подключение. Дальше настройка занимает пару минут.

Шаг 1. Откройте раздел внешних систем услуг

Зайдите в «Настройки» → вкладка «Интеграции» и найдите блок «Внешние системы услуг». Здесь перечислены все подключённые к отелю системы: рестораны, СПА, витрины услуг.

Здесь нажмите кнопку «Добавить систему» (1). Чуть ниже уже показан «Ключ для интеграции» (2) — он понадобится на третьем шаге.

Шаг 2. Заполните карточку витрины

В открывшейся форме заполните три поля:

• Тип системы (1) — выберите «Витрины услуг».
• Система (2) — выберите «Hotbot.ai».
• Название (3) — напишите наименование витрины услуг. Именно с этим названием заказы будут сохраняться в карте бронирования и отображаться в отчётах, поэтому пишите понятно: например, «Витрина услуг «Хотбот»».

Нажмите кнопку «Добавить» (4). Поля «URL» и «Ключ» заполнять не обязательно.

Шаг 3. Передайте ключ и идентификатор в сервис

Витрина появилась в списке. Скопируйте «Ключ для интеграции» (он в рамке над списком) и «Идентификатор внешней системы» (1) — рядом с каждым из них есть значок копирования. Передайте оба значения специалистам «Хотбота»: по ним сервис свяжет вашу витрину с системой.

Рядом с витриной появляется кнопка «Добавить заказ» (2) — она нужна на следующем шаге.

Шаг 4. Добавьте заказ

Заказ может добавить и гость на витрине, и администратор. Администратору доступны три пути: через слоты в личном кабинете «Хотбота», через кнопку «Добавить новый заказ» там же и через кнопку «Добавить заказ» в карточке витрины у вас в системе.

В форме заказа укажите:

• Номер бронирования гостя (1) — или номер комнаты и телефон, если номера брони под рукой нет. Без этих данных заказ не получится привязать к брони.
• Способ оплаты (2) — «Наличными», «Банковской картой при получении», «Картой онлайн» или «Счет комнаты».
• Статус заказа (3) — пока стоит «Новый», заказ никуда не передаётся. Он уйдёт в систему только после перевода в статус «В работе».

Нажмите «Передать заказ» (4).

Шаг 5. Найдите заказ в карте бронирования

Заказ появляется в карте брони автоматически — сразу после того, как администратор перевёл его в статус «В работе». Откройте бронирование и разверните блок «Детализация услуг» на вкладке «Проживание и услуги».

Каждый заказ показан отдельной строкой (1): название услуги, метка витрины, сумма и статус оплаты. Нажмите на строку, чтобы посмотреть детали заказа — дату и время оформления и его состав.

Шаг 6. Оплата заказа в «Счет комнаты»

Если гость выбрал «Счет комнаты», он оплатит заказ при выезде вместе с проживанием. Такая строка стоит со статусом «Не оплачено» до самого расчёта.

Чтобы принять оплату, откройте вкладку «Счета и платежи» в карте бронирования, нажмите кнопку «Действие» напротив нужного счёта и выберите «Оформить платёж». В открывшемся окне выберите способ оплаты, проверьте остальные пункты и нажмите «Применить». Если у вас подключена касса, поставьте галочку «Печатать чек» — откроется окно печати, где нужно выбрать кассу и нажать «Распечатать чек».

Шаг 7. Оплата картой или наличными

Если гость выбрал «Наличными», «Картой онлайн» или «Банковской картой при получении», деньги он уже отдал на витрине. После перевода заказа в статус «В работе» строка появится в карте брони сразу со статусом «Оплачено» — принимать оплату повторно не нужно.

Шаг 8. Отмена заказа и возврат

Отменить заказ и вернуть деньги, оплаченные наличными или картой, можно только в личном кабинете «Хотбота».

У себя в системе вы оформляете возврат только по заказам, оплаченным в «Счет комнаты»: карта бронирования → вкладка «Счета и платежи» → кнопка «Действие» напротив нужного счёта → «Оформить возврат». В окне выберите направление возврата и способ оплаты, проверьте настройки и нажмите «Применить». При подключённой кассе поставьте галочку «Печатать чек» — дальше выберите кассу и распечатайте чек возврата.

Шаг 9. Заказы в финансовом учёте

Если у вас подключён модуль «Финансовый учёт», откройте раздел «Управление отелем» → «Финансовый учёт». Оплаты и возвраты по заказам витрины видны в блоке «Операции», а статья прихода совпадает с названием витрины, которое вы задали на втором шаге.

Для заказов проживающих гостей указаны ФИО плательщика и номер счёта — по кнопке «Действие» можно сразу перейти к бронированию.

Заказ можно оформить и на гостя, который в отеле не живёт. Оплата наличными или картой по такому заказу проходит без привязки к брони: платёж тоже виден в финансовом учёте, но без ФИО плательщика и номера счёта.

Шаг 10. Заказы в отчётах

В отчётах по дополнительным услугам — и в сводном, и в детальном — показывается название внешней системы, которое вы задали на вкладке внешних систем. В детальном отчёте в столбце «Комментарий» дополнительно видно название услуги из витрины.

💡 Подсказки

• Название витрины придумывайте один раз и не меняйте: под ним заказы уходят в карты броней и во все отчёты, и по нему потом удобно считать выручку витрины.
• Ключ для интеграции и идентификатор системы — это ваши данные для подключения. Передавайте их только специалистам сервиса и не публикуйте в общих чатах.
• Чтобы заказ дошёл до карты бронирования, при его оформлении обязательно указывайте телефон и номер комнаты гостя (или номер брони).
• Заказы с оплатой «Банковской картой при получении», у которых нет привязки к бронированию, в систему не передаются — их видно только в кабинете витрины.
• Если гость выбрал услуги по предзаказу на последнем шаге бронирования, они оформляются на витрине и в брони не отображаются — по ним гость получит отдельный чек.

❓ Частые вопросы

Почему заказ не появился в карте бронирования? Скорее всего, он ещё в статусе «Новый». Заказ передаётся только после перевода в статус «В работе». Вторая частая причина — при оформлении не указали номер брони, комнату или телефон гостя.

Гость оплатил на витрине картой — нужно ли принимать оплату у себя? Нет. Такой заказ приходит уже со статусом «Оплачено». Принимать оплату вручную нужно только для способа «Счет комнаты».

Можно ли вернуть деньги за заказ прямо в системе? Только за заказы, оплаченные в «Счет комнаты» — через «Счета и платежи» → «Действие» → «Оформить возврат». Возвраты по наличным и картам делаются в личном кабинете «Хотбота».

Где увидеть выручку витрины за месяц? В отчётах по дополнительным услугам — сводный покажет итог по названию витрины, детальный — каждый заказ отдельной строкой. Оплаты и возвраты дополнительно видны в финансовом учёте.

Можно ли оформить заказ гостю, который у нас не живёт? Да. Оставьте поля брони и комнаты пустыми и заполните поле «Гость без проживания». Оплаченный заказ попадёт в финансовый учёт статьёй с названием витрины.

Сколько витрин можно подключить? Столько, сколько нужно. Каждая добавляется отдельной карточкой со своим названием и своим идентификатором, и заказы не перепутаются.