Интеграции в Hotel OS2

Интеграции в Hotel OS2

Зачем это нужно: отель редко работает в одной программе. Бухгалтерия ведёт учёт в своей системе, гостям нужен Wi-Fi, на ресепшене стоит сканер паспортов, в номерах — умные колонки. Чтобы данные о бронях и гостях не переносить руками, внешние сервисы подключаются к Hotel OS2 по ключу.

Все такие ключи собраны в одном месте — на вкладке «Интеграции» в настройках. Ниже по порядку разобрано, что там есть, что уже работает и что пока готовится.

Шаг 1. Откройте вкладку «Интеграции»

В левом меню откройте раздел Настройки и в группе «Интеграции» выберите вкладку «Интеграции». Здесь размещены ключ интеграции и карточки внешних сервисов.

Сам ключ видят только администратор и управляющий отеля. Другим сотрудникам вместо ключа показывается надпись «Ключ видят только администратор и управляющий отеля».

Шаг 2. Универсальный ключ интеграции

Универсальный ключ подключает Hotel OS2 к сторонним программам: подключённая система сама получает брони вашего отеля и контактные данные гостей.

Что делать:

1. В карточке «Ключ для интеграции» нажмите «Копировать».
2. Вставьте ключ в настройки подключаемой системы. Если её настраивает специалист со стороны сервиса — передайте ему ключ и адрес, который указан мелким шрифтом в той же карточке.

Что получает программа по ключу:

• номер брони, статус и источник;
• даты заезда и выезда, количество взрослых и детей;
• номер и категорию номера;
• стоимость брони и сколько уже оплачено;
• ФИО гостя, телефон, e-mail, гражданство и дату рождения.

Паспортные данные по ключу не передаются. Программа только читает данные — изменить или удалить бронь по ключу нельзя.

Тот же ключ нужен для умных колонок в номерах — подробнее в статье Интеграция Яндекс Станции и шахматки.

Шаг 3. Агент для программ на компьютере

Агент связывает систему с программами, которые установлены на компьютере ресепшена, — например, чтобы кодировать электронные ключи прямо из карточки бронирования.

Отдельной программы-агента для установки на компьютер в Hotel OS2 пока нет. Рабочие места для выпуска электронных ключей настраиваются в разделе замков — как это сделать, описано в статье Как настроить рабочие места для электронных ключей.

Шаг 4. Wi-Fi

Интеграция с Wi-Fi-системами нужна, чтобы гость входил в сеть по номеру комнаты вместе с ФИО или датой рождения.

Карточка «Системы Wi-Fi» на вкладке есть: в ней можно включить интеграцию и скопировать ключ для личного кабинета Wi-Fi-системы. Но сама проверка гостя для Wi-Fi-системы пока готовится — карточка помечена «функция готовится». Подробнее — в статье Как настроить интеграцию с системами Wi-Fi.

Шаг 5. Системы финансового учёта

Эта интеграция передаёт начисления и платежи в финансовую программу без ручного ввода.

• 1С:Бухгалтерия подключается в отдельном разделе «1C» — см. статью Интеграция с 1С:Бухгалтерия.
• Карточка «Системы финансового учёта» на вкладке «Интеграции» показывает, какие данные будут передаваться, а после включения переключателя — ключ. Сама передача в сервис финансового учёта пока готовится.

Шаг 6. Системы распознавания документов

Эта интеграция заполняет данные паспортов и документов гостей автоматически — со сканера, без ручного ввода.

В карточке «Системы распознавания документов» выбирается система (сейчас в списке EMIS Service), вводятся логин и пароль интеграции, а ниже показан ключ. Подстановка данных со сканера в карточку гостя пока готовится — до тех пор данные гостя вносятся вручную. Подробнее — в статье Как настроить интеграцию со сканером паспортов EMIS Service.

Шаг 7. Аналитический сервис

Эта интеграция нужна, чтобы данные о бронированиях из шахматки уходили во внешний аналитический сервис — для решений по загрузке и ценам.

Карточка «Аналитический сервис» стоит на вкладке сразу под ключом интеграции — она выделена голубым. В ней есть:

• переключатель с подписью «Интеграция · функция готовится» — включает и выключает интеграцию, настройка сохраняется сразу;
• кнопка «Выгрузить данные сейчас» — появляется после включения переключателя;
• таблица «История выгрузки» — дата и время, статус («Успешно» или «Ошибка») и сколько записей передано.

Сама передача данных во внешний аналитический сервис пока готовится: по кнопке в истории появляется новая строка, но данные никуда не отправляются, и автоматической выгрузки по расписанию нет. Не рассчитывайте на эту выгрузку в отчётах. Подробнее о карточке — в статье Интеграция с аналитическим сервисом: история выгрузки данных.

Подсказки

• Ключ — как пароль от ваших броней. Передавайте его только тем сервисам, с которыми у отеля договор, и не пересылайте в открытых чатах.
• Один ключ на все сервисы. Карточки Wi-Fi, финансового учёта и распознавания документов показывают тот же ключ, что и карточка «Ключ для интеграции».
• Метка «функция готовится» означает, что настройки сохраняются, но обмен данными с этим сервисом ещё не работает. Не рассчитывайте на него в работе ресепшена.
• Нужна проверка? Попросите специалиста подключаемой системы запросить одну бронь по номеру, например любую из сегодняшних, и сверить гостя и сумму с карточкой брони.

Частые вопросы

Какие данные гостя увидит сторонняя программа? ФИО, телефон, e-mail, гражданство и дату рождения. Паспортные данные по ключу не передаются.

Может ли программа по ключу изменить или удалить бронь? Нет. По ключу данные можно только читать.

Почему сотрудник ресепшена не видит ключ? Ключ видят только администратор и управляющий отеля — так ключ не уйдёт за пределы отеля случайно.

За какой период программа получает брони? По умолчанию — текущие и будущие брони, а также брони, выезд по которым был в последние 30 дней. Программа может запросить и конкретную бронь по её номеру.

Можно ли передавать статистику в аналитический сервис? Пока нет. Карточка «Аналитический сервис» на вкладке есть, но она помечена «функция готовится»: история выгрузки ведётся, а сами данные во внешний сервис пока не отправляются.