Как работать через электронный документооборот (ЭДО)

Как работать через электронный документооборот (ЭДО)

Зачем это нужно. Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен актами, счетами и договорами в электронном виде, без бумаги и курьеров. Документы подписываются электронной подписью и мгновенно попадают к получателю: не нужно печатать, отправлять почтой и хранить папки с оригиналами. Это быстрее, дешевле и надёжнее — документ невозможно потерять, а дата подписания фиксируется автоматически.

Если вы обмениваетесь с партнёрами и поставщиками закрывающими документами, переход на ЭДО экономит время бухгалтерии и ускоряет расчёты. Ниже — как подключить электронный документооборот в вашем личном кабинете за три шага.

Шаг 1. Получите электронную подпись

Для работы через ЭДО нужна электронная подпись. Если она у вас уже есть — можно сразу переходить к следующему шагу. Если нет — получите её у одного из операторов электронного документооборота, например в СБИСе или в Диадоке. Оператор выдаст вам подпись и заведёт личный кабинет, через который вы будете обмениваться документами.

Шаг 2. Включите ЭДО в настройках

Откройте раздел «Управление» → «Настройки» и перейдите на вкладку «Интеграции». Найдите карточку «Электронный документооборот (ЭДО)» и включите переключатель «ЭДО подключено».

После включения появится поле выбора оператора. Выберите того, у кого вы получили электронную подпись — СБИС, Диадок или другого оператора.

Шаг 3. Укажите идентификатор организации и сохраните

В поле «Идентификатор организации» впишите значение из личного кабинета вашего оператора ЭДО — по нему партнёры находят вашу компанию для обмена документами. Затем нажмите «Сохранить».

Осталось в личном кабинете оператора принять приглашение к обмену электронными документами (или отправить приглашение партнёру). Как только соглашение подписано, вы сможете обмениваться актами, счетами и договорами в электронном виде.

Подсказки

• Подпись подойдёт и для других задач. Одна электронная подпись используется

для обмена документами с любыми контрагентами, а также для отчётности — получать её отдельно под каждого партнёра не нужно.

• Идентификатор организации не путайте с логином. Это отдельный код из кабинета

оператора, именно по нему вас находят для обмена. Если сомневаетесь, где его взять — уточните у своего оператора ЭДО.

• Проверьте, что переключатель включён. Пока «ЭДО подключено» выключено, поля

оператора и идентификатора скрыты, а документы приходят по-старому.

• Не уверены, с чего начать? Оператор ЭДО поможет подобрать тариф и подскажет,

какие документы можно перевести в электронный вид в первую очередь.

Частые вопросы

Нужна ли электронная подпись обязательно? Да. Без электронной подписи документы не будут иметь юридической силы. Подпись получают у оператора ЭДО — это разовая процедура.

Можно ли поменять оператора позже? Да. В любой момент вернитесь в «Настройки» → «Интеграции», выберите другого оператора в карточке ЭДО и сохраните изменения.

Что делать, если моего оператора нет в списке? Выберите пункт «Другой оператор» и укажите идентификатор организации — обмен документами будет работать так же.

Останутся ли бумажные документы? Нет необходимости. После перехода на ЭДО документы приходят и подписываются в электронном виде. При желании их всегда можно распечатать.

Сколько отелей уже работает через ЭДО? Электронный документооборот — распространённая практика: через него работают сотни средств размещения, потому что это экономит время и деньги на бумаге и доставке.