Как работать с электронными замками NORWEQ

Как работать с электронными замками NORWEQ

Зачем это нужно. NORWEQ — это электронные замки, которые ставят на двери номеров. Когда система замков подключена к вашей программе управления отелем, администратору не нужно держать связку металлических ключей и бегать к каждой двери. Прямо на стойке ресепшен вы выпускаете гостю карту-ключ на весь срок его проживания, а после выезда она сама перестаёт работать. Это быстрее, безопаснее и удобнее и для гостя, и для персонала.

Ниже — как всё настроить и как выдавать ключи. Раздел находится в меню слева: откройте группу «Управление» и выберите пункт «Замки».

Шаг 1. Подключите систему замков

В блоке «Подключение к системе замков» выберите свою систему (например, NORWEQ), укажите адрес сервера замков и ключ доступа — эти данные вам дадут специалисты, которые устанавливали замки в отеле. Поставьте галочку «Интеграция включена» и нажмите «Сохранить».

Здесь адрес сервера — это «домашний» адрес программы замков внутри вашего отеля, а ключ доступа — короткий пароль для связи. Достаточно ввести их один раз.

Шаг 2. Задайте номер замка каждому номеру

Чтобы программа понимала, какой замок относится к какому номеру, в блоке «Номера и замки» впишите номер замка напротив каждой комнаты. Номер замка берите из программы вашей замковой системы — важно указать его точно в том же виде. Когда заполните — нажмите «Сохранить номера замков».

Это разовая настройка. Позже, если добавите новый номер, просто впишите ему номер замка и снова сохраните.

Шаг 3. Выпустите ключ гостю

Когда гость заехал, откройте блок «Выпуск ключей». Выберите бронирование из списка заехавших, при необходимости укажите количество ключей и нажмите «Выпустить ключ». Затем вставьте пластиковую карту в энкодер — небольшое устройство на стойке — чтобы записать на неё ключ.

Срок действия ключа программа выставляет сама — по датам заезда и выезда из брони. Первый выпущенный ключ на номер становится главным и отменяет все ключи, которые выдавались на эту комнату раньше. Каждый следующий ключ работает как копия и действует вместе с главным.

Шаг 4. Выпустите дополнительный ключ второму гостю

Если в номере живут несколько гостей, каждому можно выдать свою карту. В блоке «Выпуск ключей» выберите то же бронирование, в поле «Тип ключа» укажите «Дополнительный гость» и нажмите «Выпустить ключ». Такой ключ добавится к основному, и оба будут открывать дверь.

Шаг 5. Проверьте список выданных ключей

Все выданные ключи видны в блоке «Список выданных ключей»: гость, номер, номер замка, тип ключа (основной или дополнительный), статус и дата выдачи. По статусу сразу понятно, какой ключ сейчас действует, а какой уже отменён.

Подсказки

• Один раз настроил — дальше только выдаёшь. Подключение и номера замков задаются

один раз при запуске. В повседневной работе администратор только выпускает ключи.

• Потерянная карта — не проблема. Просто выпустите новый ключ на этот номер: он станет

главным и автоматически заблокирует потерянную карту.

• Держите под рукой пластиковые карты. Для записи ключа нужна чистая карта и энкодер,

подключённый к компьютеру на ресепшен.

• Проверяйте статус. Если гость говорит, что карта не срабатывает, загляните в список

выданных ключей — там видно, действует ключ или был отменён более новым.

Частые вопросы

Гость выехал — нужно ли вручную отключать его ключ? Нет. Ключ действует только до даты выезда из брони, после чего перестаёт открывать дверь сам.

Выдал вторую карту — первая перестанет работать? Зависит от типа. Если вы выпускаете ключ как основной — он заменяет все прежние ключи на этом номере. Если как дополнительный — он добавляется, и обе карты работают вместе.

Сколько ключей можно выдать на один номер? Столько, сколько нужно гостям в комнате. Укажите количество при выпуске или добавляйте дополнительные ключи по одному.

Что делать, если добавили новый номер в отель? Зайдите в блок «Номера и замки», впишите новому номеру его номер замка и сохраните — после этого на него можно выпускать ключи.

Нужен ли отдельный компьютер для замков? Программа замков работает на компьютере внутри сети отеля, а вы выпускаете ключи прямо из системы управления. Для записи карты на стойке нужен энкодер.