Как настроить интеграцию с системой управления (АСУ)

Зачем это нужно. Если в вашем отеле уже установлена система управления номерным фондом (АСУ) — например Edelweiss, Opera, Fidelio, Shelter или 1С:Отель — её можно связать с онлайн-продажами, чтобы не переносить данные вручную.

При связке договариваются об обмене тремя вещами:

• свободные номера из вашей системы управления → в онлайн-продажи;
• цены из вашей системы управления → в онлайн-продажи;
• новые брони из онлайн-продаж → в вашу систему управления.

Сам обмен настраивают и выполняют на стороне вашей системы управления — по регламенту, который присылает поддержка. В программе вы оставляете заявку, выбираете свою систему управления и следите за сводкой состояния связи. Ниже — как это сделать.

С чего начинается подключение

Связь не включается одной кнопкой в программе. Сначала оставьте заявку в поддержке: укажите контакты, название вашей системы управления и данные отеля. Заявку заполняют отдельно для каждого объекта и каждой системы управления — если у вас несколько гостиниц, на каждую нужна своя.

В ответ на указанную в заявке почту придёт регламент — пошаговая инструкция, какие настройки выполнить на стороне вашей системы управления и какие дополнительные программы для этого установить. Регламенты отличаются: для Edelweiss, Opera, Shelter и 1С:Отель настройки разные. Эти работы выполняют специалисты поддержки вашей системы управления или IT-специалисты отеля.

Только после того, как настройки по регламенту выполнены, переходите к шагам ниже.

Шаг 1. Откройте раздел «Состояние интеграции»

Зайдите в «Настройки» и в верхнем меню выберите вкладку «Состояние интеграции». На этой странице собрана вся сводка о связи вашей системы управления с онлайн-продажами.

Здесь сразу видно главное: с какой системой связан отель, в каком состоянии числится связь и когда её проверяли в последний раз.

Шаг 2. Выберите свою систему управления

В блоке «Ваша система управления» откройте список и выберите ту систему, которая установлена в вашем отеле. Затем нажмите «Сохранить систему».

Если систему выбирают впервые, связь переходит в режим настройки — статус становится «Тестируется». Это нормальный промежуточный этап: пока идут работы по регламенту, связь числится настраиваемой. На снимке выше проверку уже запускали, поэтому в сводке стоит «Работает корректно».

Шаг 3. Проверьте состояние связи

Когда специалисты закончили настройку по регламенту, нажмите кнопку «Проверить состояние». Программа отметит в сводке текущий момент как время последней проверки и переведёт связь из режима настройки в «Работает корректно».

Важно понимать, что делает эта кнопка: она отмечает в сводке, что вы дошли до проверки, и переводит связь в рабочий режим. Сама программа при этом вашу систему управления не опрашивает — статус переключится в любом случае. Убедиться, что данные действительно ходят, можно только проверкой из Шага 4.

На панели показаны:

• Статус интеграции — работает связь, тестируется или остановлена;
• Дата последней проверки — когда вы в последний раз нажимали «Проверить»;
• Продолжительность статуса — сколько времени связь держится в текущем состоянии;
• Время последнего запроса на обновление доступности — когда в последний раз

запускали проверку или возобновляли обмен по свободным номерам;

• Время последнего запроса на обновление цен — то же самое по ценам. Обе

строки показывают момент вашего нажатия кнопки, а не факт получения данных из системы управления;

• Недоставленных броней — счётчик внутреннего журнала программы: сколько

броней она у себя пометила как неотправленные. Счётчик ведётся по собственным записям программы, а не по ответу вашей системы управления, поэтому ноль в этой строке не означает, что брони туда действительно дошли.

Шаг 4. Проверьте связь тестовой бронью

Статус «Работает корректно» — это отметка в сводке, а не подтверждение обмена. Проверить, что данные действительно ходят, можно только вручную. Эту проверку выполняют специалисты поддержки вашей системы управления или IT-специалисты отеля — вместе с ними пройдите по шагам:

1. Специалисты выгружают цены и доступность из вашей системы управления. Откройте

раздел «Тарифы и цены» и сверьте цены с теми, что стоят в вашей системе.

1. Откройте «Управление номерами» → «Доступность номеров» и сверьте количество

свободных номеров по датам.

1. Сделайте тестовое бронирование и попросите специалистов посмотреть в вашей

системе управления, появилось ли оно там: цена, тариф, категория номера и количество гостей должны совпасть.

1. Если бронь дошла правильно — отмените её в программе и снова уточните у

специалистов, отменилась ли она в системе управления.

1. Повторите тестовое бронирование с отменой ещё раз после того, как статус

переключился в «Работает корректно» — это финальная проверка.

Если цены, доступность или тестовая бронь до вашей системы управления не дошли, статус в сводке об этом не сообщит — разбираться нужно по регламенту и настройкам на стороне системы управления вместе с её поддержкой.

Подсказки

• Заполняйте связь отдельно для каждого отеля и каждой системы управления. Если у

вас несколько объектов, у каждого будет своя сводка.

• Если статус долго остаётся «Тестируется» — проверьте настройки на стороне вашей

системы управления и нажмите «Проверить состояние» ещё раз.

• Не принимайте строку «Недоставленных броней» за индикатор доставки: это счётчик

внутреннего журнала программы, а не ответ вашей системы управления. Убедиться, что бронь дошла, можно только выборочной сверкой свежих броней вместе со специалистами вашей системы управления — особенно первые дни после настройки.

• «Продолжительность статуса» показывает, сколько времени связь стоит в текущем

состоянии с момента последнего переключения.

Частые вопросы

Нужно ли что-то настраивать в самой системе управления? Да. На стороне вашей системы управления настройки выполняют её специалисты поддержки или IT-специалисты отеля. В программе вы выбираете систему и следите за состоянием связи.

Что означает статус «Тестируется»? Это промежуточный этап: система управления выбрана, но проверку вы ещё не запускали. После нажатия «Проверить состояние» статус сменится на «Работает корректно».

Почему появляются недоставленные брони? Обычно это временный сбой связи или несоответствие настроек. Проверьте состояние связи и при необходимости повторно отправьте брони в систему управления.

Можно ли поменять систему управления позже? Да. Выберите другую систему в списке и сохраните. После этого снова запустите проверку состояния.

Как часто обновляются цены и свободные номера? Это зависит от того, как настроена выгрузка на стороне вашей системы управления — периодичность уточняйте у её поддержки. Строки «Время последнего запроса» на панели показывают момент вашей последней проверки, а не расписание обмена.