Как работать с электронными замками HSU

Как работать с электронными замками HSU

Зачем это нужно? HSU — это система электронных замков, которые ставят на двери номеров вместо обычных механических. Гость открывает дверь не металлическим ключом, а пластиковой картой-ключом. Когда система замков подключена к вашей гостинице, администратору на ресепшене больше не нужно вести отдельный учёт ключей: карту для гостя вы выпускаете прямо из карточки бронирования, а срок её действия автоматически совпадает с датами заезда и выезда. Это удобно и безопасно — потерянную карту легко заблокировать, выпустив новую.

Ниже — как подключить HSU к вашей гостинице и выдавать гостям электронные ключи.

Что понадобится

Рядом с ресепшеном должен стоять энкодер — небольшое устройство, которое «записывает» карту-ключ. Он подключается к компьютеру администратора. Сами замки HSU и сервер, который ими управляет, настраивают специалисты при установке оборудования — у них вы получите адрес сервера и ключ доступа, они понадобятся на первом шаге.

Шаг 1. Откройте раздел «Электронные ключи»

В левом меню выберите пункт «Замки». Откроется раздел «Электронные ключи» — здесь собрано всё: подключение к системе замков, список номеров и выпуск карт гостям.

Слева отмечен пункт меню, через который вы всегда попадёте в этот раздел.

Шаг 2. Подключитесь к системе замков HSU

В блоке «Подключение к системе замков» заполните три поля:

• Система замков — выберите в списке HSU.
• Адрес сервера — впишите адрес сервера замков, который вам дали при установке

(обычно он выглядит примерно так: http://127.0.0.1:3015).

• Ключ доступа — вставьте ключ, который сгенерировали на сервере замков. Важно,

чтобы он в точности совпадал с тем, что указан на стороне сервера.

Поставьте галочку «Интеграция включена» и нажмите «Сохранить».

Здесь вы выбираете систему, указываете адрес сервера и сохраняете настройки. После этого гостиница «видит» замки HSU.

Шаг 3. Укажите номера замков для комнат

Чтобы система понимала, какой картой открывается какая дверь, каждому номеру нужно задать его номер замка. В блоке «Номера и замки» в колонке «№ замка» впишите короткий номер комнаты из системы HSU.

Обратите внимание: указывайте именно короткий номер комнаты (например, 101), а не длинный технический номер замка (например, 1.1.101). Когда заполните все комнаты — нажмите «Сохранить номера замков».

В поле напротив каждой комнаты вы вписываете её номер замка и сохраняете таблицу.

Шаг 4. Выпустите ключ гостю

Когда гость заехал, выдайте ему карту-ключ. В блоке «Выпуск ключей»:

1. Выберите бронирование заехавшего гостя.
2. Оставьте тип ключа «Основной гость».
3. Укажите, сколько карт нужно (например, 1 или 2).
4. Вставьте чистую карту в энкодер и нажмите «Выпустить ключ».

Срок действия карты система выставит сама — по датам заезда и выезда. Первая карта на номер называется «новый ключ»: она блокирует все ранее выданные на эту комнату карты. Каждая следующая карта работает как копия и открывает дверь наравне с первой.

Шаг 5. Выпустите дополнительный ключ второму гостю

Если в номере живут несколько гостей, каждому можно выдать свою карту. Снова откройте блок «Выпуск ключей», выберите то же бронирование, но в поле тип ключа поставьте «Дополнительный гость», вставьте карту и подтвердите.

Основная карта в системе обозначается как «Guest card», дополнительная — как «Joiner». Обе работают одновременно.

Шаг 6. Посмотрите историю выданных ключей

Все выпущенные карты видны внизу раздела, в блоке «Список выданных ключей». Там указано, какому гостю, в какой номер и когда была выдана карта, а также её текущий статус — «Действует» или «Отменён».

По этой таблице всегда можно проверить, кому и когда выдавали ключ от конкретного номера.

Подсказки

• Потеряли карту? Просто выпустите новую основную карту на этот номер — старая

сразу перестанет открывать дверь. Гостю не о чем беспокоиться.

• Несколько стоек ресепшена. Если энкодеров несколько, карту прошивайте на том

компьютере, к которому подключён нужный энкодер.

• Адрес сервера и ключ доступа достаточно ввести один раз. Менять их нужно только

если поменялось оборудование или настройки на стороне сервера замков.

• Держите под рукой запас чистых карт — тогда выдача ключей займёт считанные секунды.

Частые вопросы

Нужно ли выдавать ключ вручную каждый раз? Да, карту выпускает администратор при заселении. Зато срок её действия система проставляет автоматически — по датам брони.

Что будет со старой картой, если выпустить новую основную? Старая карта и все её копии перестанут открывать дверь. Это защищает гостя, если карта потерялась.

Сколько карт можно выдать на один номер? Столько, сколько нужно гостям. Первая — основная, остальные работают как её копии и открывают дверь наравне с ней.

Гость выехал — карту нужно как-то отключать? Нет. Карта перестаёт действовать сама, когда наступает дата выезда из брони.

Можно ли посмотреть, кому уже выдавали ключи? Да, весь список выданных карт с гостями, номерами и датами — в блоке «Список выданных ключей» внизу раздела.