Как настроить интеграцию с «МАКС» для отправки сервисных сообщений

Как настроить интеграцию с «МАКС» для отправки сервисных сообщений

Зачем это нужно. Письма гости читают не всегда, а мессенджер открывают каждый день. Интеграция с мессенджером «МАКС» позволяет отправлять гостям сервисные сообщения через чат-бота вашего отеля. Например, можно отправить приветственное сообщение перед заездом, напомнить об оплате или попросить оценить проживание после выезда.

Чтобы настроить отправку сообщений:

1. Подключите бота «МАКС» в разделе «Контакт-центр».
2. Добавьте ссылку на бота в сервисные письма, которые отправляются по электронной почте.
3. Создайте и включите рассылки через мессенджер «МАКС».

Обратите внимание. Гость сможет получать сообщения в «МАКС», только если хотя бы один раз перейдёт в чат с ботом по ссылке из сервисного письма. Поэтому ссылка в письмах — обязательное условие для работы рассылок через «МАКС».

Как настроить интеграцию с «МАКС»

Перед настройкой создайте бота в «МАКС» и получите его токен доступа — ключ, по которому система будет отправлять сообщения от имени бота.

Шаг 1. Откройте «Контакт-центр»

В меню слева выберите «Гости и CRM» → «Контакт-центр». В списке инструментов найдите карточку «МАКС» — пока интеграция не настроена, у неё метка «Не настроено».

Шаг 2. Нажмите «Подключить»

В карточке «МАКС» нажмите «Подключить». Откроется страница «Подключение MAX» с блоком «Настройка подключения».

Шаг 3. Скопируйте токен доступа в «МАКС»

Откройте личный кабинет «МАКС», перейдите в настройки вашего чат-бота и скопируйте токен доступа.

Шаг 4. Вставьте токен в поле «Токен доступа»

Вернитесь на страницу «Подключение MAX» и вставьте скопированный токен в поле «Токен доступа».

Шаг 5. Нажмите «Проверить токен»

Система обратится в «МАКС» и сообщит результат. Если всё верно, рядом с кнопкой появится надпись «Токен доступа принят» с именем вашего бота, и станет доступен переключатель интеграции.

Если токен указан неверно, появится сообщение «Ошибка: неверный токен доступа». Проверьте токен — чаще всего при копировании теряется символ или попадает лишний пробел, — вставьте его ещё раз и повторите проверку.

Шаг 6. Нажмите «Сохранить»

Кнопка «Сохранить» — в правом верхнем углу страницы. После сохранения под полем будет написано, какой бот подключён, а сам токен скроется точками.

Шаг 7. Включите интеграцию переключателем

Переведите переключатель вверху страницы в активное положение. Надпись рядом с ним сменится на «Интеграция активирована», а в «Контакт-центре» у карточки «МАКС» появится метка «Активирована».

Ниже на этой же странице видно, сколько гостей уже открыли чат с ботом. Сообщения рассылок получат только они.

Как добавить ссылку на бота «МАКС» в email-рассылку

С помощью ссылки из письма гость впервые переходит в чат с ботом. После перехода система запоминает этот чат и может отправлять в него сервисные сообщения по текущему и следующим бронированиям гостя.

Ссылка на чат-бот «МАКС» размещается в отдельном блоке письма — «Вид письма» — в настройках email-рассылки. Откройте «Маркетинг» → «Авто-письма», выберите рассылку и найдите блок «Вид письма» под текстом письма. В письме гость увидит кнопку «Чат-бот в МАКС».

Примечание. Кнопка со ссылкой на чат-бот «МАКС» появляется в письме только при включённой интеграции с «МАКС» и ведёт к боту, который подключён в разделе «Контакт-центр». Чтобы посмотреть, как выглядит письмо с кнопкой, нажмите «Отправить тест», а затем «Показать, как увидит гость».

Проверьте настройки писем в email-рассылках:

• в новых рассылках блок со ссылкой на бота «МАКС» включён по умолчанию;
• в рассылках, созданных до подключения интеграции, блок нужно включить вручную в блоке «Вид письма» и нажать «Сохранить».

Обратите внимание. Само письмо со ссылкой чат не открывает. Чтобы получать сервисные сообщения в «МАКС», гость должен перейти по ссылке хотя бы один раз.

Что произойдёт при смене бота

Если подключить к интеграции другого бота (вставить на странице «Подключение MAX» токен другого бота), отправлять сообщения в чаты прежнего бота система больше не сможет.

Чтобы получать сообщения от нового бота, гостям нужно снова перейти в чат по ссылке из сервисного письма. Чаты для рассылок будут постепенно формироваться заново по мере переходов гостей. После смены бота включите интеграцию переключателем ещё раз.

Как создать рассылку через мессенджер «МАКС»

Обратите внимание. Сообщения будут отправляться только тем гостям, которые раньше перешли в чат с подключённым ботом по ссылке из письма. Если гость ещё не переходил по ссылке или переходил в чат с другим ботом, отправить ему сообщение через текущего бота не получится.

Шаг 1. Откройте раздел рассылок

В меню слева выберите «Маркетинг» → «Рассылки в мессенджерах».

Шаг 2. Выберите рассылку для мессенджера

Нажмите на карточку нужной рассылки — например, «Работа с негарантированными бронированиями». Ниже откроются её настройки.

Шаг 3. В настройке «Способ отправки сообщений» выберите «МАКС»

Если подключено несколько способов отправки сообщений через мессенджеры, выберите нужный из списка. Если доступен только один способ, он уже выбран автоматически.

Шаг 4. Настройте параметры рассылки

Укажите, за сколько часов до заезда (или через сколько часов после события) отправлять сообщение, в какое время суток, и при необходимости — каким гостям: по типу бронирования, длительности проживания, наличию детей и категориям номеров.

Шаг 5. Добавьте текст сообщения

Впишите текст в поле «Содержание сообщения». Кнопки над полем вставляют подстановки — имя гостя, даты, номер, сумму, ссылку на оплату.

Шаг 6. При необходимости добавьте ссылку

В сообщениях «МАКС» ссылка показывается кнопкой. В блоке «Кнопка со ссылкой» заполните «Текст кнопки в рассылке» — его гость увидит на кнопке — и саму ссылку. Вместо адреса можно указать подстановку ссылки на оплату — тогда каждый гость получит свою.

Примечание. «Текст кнопки в рассылке» обязателен во всех рассылках с опросом — «Feedback-письмо», «Оценка первого дня проживания», «Оценка процесса заселения»: кнопка ведёт гостя на анкету, отключить её нельзя. В рассылках «Работа с отменами», «Работа с негарантированными бронированиями» и «Welcome-письмо» кнопку со ссылкой можно добавить по желанию.

Шаг 7. Сохраните и включите рассылку

Нажмите «Сохранить настройки», затем переведите переключатель вверху формы в положение «Включена». С этого момента подходящие гости будут получать сообщение от вашего бота в «МАКС» — один раз по каждому бронированию.

Подсказки

• Сначала подключите бота и включите кнопку в письмах, и только потом — рассылки. Пока гости не перешли в чат по ссылке, сообщения в «МАКС» отправлять некому.
• Лучше всего кнопка работает в письмах, которые гость точно откроет: подтверждение бронирования, Welcome-письмо, напоминание об оплате.
• Не меняйте бота без необходимости: после смены все гости должны заново перейти в чат по ссылке из письма.
• Совет: проверьте рассылку на себе — забронируйте номер на свою почту, перейдите по кнопке «Чат-бот в МАКС» из письма и дождитесь сообщения.
• Время отправки «с» и «до» защищает гостей от ночных сообщений: если событие наступило ночью, сообщение уйдёт утром.

Частые вопросы

Где взять токен доступа бота? В личном кабинете «МАКС» в настройках вашего чат-бота. Если бота ещё нет — сначала создайте его там же.

Почему гость не получил сообщение в «МАКС»? Чаще всего гость ещё ни разу не переходил в чат с ботом по ссылке из письма. Проверьте, что в блоке «Вид письма» кнопка включена, а интеграция в «Контакт-центре» активирована. Также сообщение не придёт, если бронь не подходит под условия рассылки.

Что будет, если выключить интеграцию? Кнопка «Чат-бот в МАКС» исчезнет из писем, а рассылки через «МАКС» перестанут отправляться. Чаты гостей сохранятся: когда вы снова включите интеграцию с тем же ботом, сообщения пойдут в них без повторного перехода по ссылке.

Придёт ли гостю одно и то же сообщение дважды? Нет. По каждому бронированию каждая рассылка отправляется один раз.

Можно ли подключить WhatsApp так же, как «МАКС»? Пока нет: отправка сообщений через WhatsApp в системе не подключена. Сейчас мессенджер для рассылок — «МАКС».