Журнал регистрации гостей в гостинице: образец 2026

Отдельной обязательной формы «журнала регистрации гостей» сейчас нет. Мы проверили действующие тексты: в Правилах предоставления гостиничных услуг (ПП № 1912), правилах регистрационного учёта (ПП № 713) и правилах миграционного учёта (ПП № 9) такой формы нет.

Зато есть обязанность по сути, а не по форме:

• Фиксировать сведения о гостях. Для иностранцев закон прямо требует: администрация гостиницы фиксирует сведения по прибытии и убытии, чтобы потом уведомить МВД (ч. 9 ст. 22 закона № 109-ФЗ). До отправки уведомления сведения вносятся «в свои учётные документы» (п. 43 ПП № 9).
• Регистрировать граждан РФ по месту пребывания. Администрация гостиницы регистрирует гостя по прибытии на основании документа и в течение суток передаёт информацию в МВД (п. 14 ПП № 713). Снимает с учёта — по выбытии, тоже с передачей за сутки (п. 30 ПП № 713).
• Заселять только по документу. Перечень документов для граждан РФ, детей и иностранцев — п. 18–23 ПП № 1912. Порядок регистрации — по ПП № 713 и ПП № 9 (п. 25 ПП № 1912).

Поэтому журнал — бумажный или электронный — это самый простой способ доказать при проверке, кто, когда и по какому документу жил и когда сведения ушли в МВД. Форму журнала гостиница утверждает сама — приказом руководителя или ИП.

Состав граф в нашем образце собран из перечня сведений, которые гостиница обязана получить и передать в МВД. Ничего лишнего: принцип «не больше, чем нужно для цели» требует ч. 5 ст. 5 закона № 152-ФЗ.

В файле графы для иностранцев выделены жёлтым, графы передачи в МВД — зелёным. На втором листе «Пояснения» к каждой графе написано, что вписывать и на каком пункте это основано.

Журнал нужен прежде всего для контроля сроков. Их легко перепутать: для граждан РФ считаются сутки, для иностранцев — рабочие дни.

Если иностранец заехал в выходной, уведомление подают в течение первых суток, которые являются рабочим днём после выходных (ч. 3.1 ст. 20 закона № 109-ФЗ).

Когда гражданина РФ можно не регистрировать. Гостиница вправе не регистрировать гостя, если он зарегистрирован по месту жительства или пребывания в том же субъекте РФ и живёт не больше 90 дней. Москва и Московская область, Санкт-Петербург и Ленинградская область здесь считаются вместе (п. 14 ПП № 713). В журнал такого гостя всё равно вносят — в графе передачи пишут «не требуется» и причину.

Ответственность. Для юрлиц и ИП с классифицированными средствами размещения закон от 10.06.2026 № 169-ФЗ ввёл в КоАП отдельные статьи:

ИП по ст. 19.15.3 отвечают как юридические лица (примечание к статье). Подробнее о каналах передачи — в статье регистрация гостей в гостинице и МВД.

1. Заполните шапку один раз. Название гостиницы, ООО или ИП, ИНН, адрес, номер в реестре классифицированных средств размещения, дата начала журнала и ответственный сотрудник.
2. При заселении проверьте документ. Подходят документы из п. 18–23 ПП № 1912. Если у гражданина РФ нет паспорта, допускается российское водительское удостоверение (п. 19 ПП № 1912, п. 14 ПП № 713).
3. Внесите строку. Сквозной номер, номер комнаты, ФИО, дата и время заезда, данные документа. Для гражданина РФ — адрес регистрации, для иностранца — миграционная карта, виза или ВНЖ, дата и цель въезда.
4. Если гость — ребёнок, впишите родителя или сопровождающего и его документ. Сопровождающий предъявляет согласие родителей (п. 20, 21, 23 ПП № 1912).
5. Передайте сведения в МВД и отметьте это. В графе 22 — дата, время и способ. Если не отметили, при проверке доказывать срок будет нечем.
6. При выезде заполните фактические дату и время выезда, передайте сведения об убытии и сделайте отметку в графе 23.
7. Закройте журнал. Когда журнал окончен, поставьте дату окончания и передайте его на хранение по приказу о сроках хранения.

В Excel-образце есть выпадающие списки для пола, вида документа и способа передачи, закреплённая шапка и фильтр по любой графе. При печати шапка повторяется на каждом листе формата A3.

Закон не требует бумажного журнала: в ПП № 9 говорится об «учётных документах» без указания формы. Гостиница может вести журнал на бумаге, в Excel или в программе для гостиницы. Главное — соблюсти закон о персональных данных:

• Основание обработки. Согласие гостя на данные для регистрации не нужно: обработка нужна для исполнения закона и договора (п. 2 и 5 ч. 1 ст. 6 закона № 152-ФЗ).
• Уведомление Роскомнадзора. До начала обработки персональных данных оператор уведомляет РКН (ч. 1 ст. 22 закона № 152-ФЗ).
• Хранение в России. Запись и хранение персональных данных граждан РФ в базах за пределами России не допускаются, кроме узких исключений (ч. 5 ст. 18 закона № 152-ФЗ). Таблица в зарубежном облаке — риск.
• Доступ. Журнал — у ответственных сотрудников, не на стойке и не в общей папке. Excel-файл защитите паролем, бумажный журнал храните в запираемом шкафу.

Если вы ведёте шахматку и учёт гостей в таблицах, пригодится статья шахматка для гостиницы в Excel.

Общего федерального срока хранения журнала гостей нет. В типовом перечне архивных документов Росархива (приказ от 20.12.2019 № 236) отдельной статьи для журнала проживающих в гостинице мы не нашли.

Что установлено точно:

• Уведомления о прибытии иностранцев. Экземпляр бланка уведомления гостиница хранит 1 год (п. 27 ПП № 9).
• Персональные данные. Храните не дольше, чем этого требуют цели обработки, затем уничтожьте или обезличьте (ч. 7 ст. 5 закона № 152-ФЗ).

Практичный вариант: в приказе о ведении журнала установите срок хранения законченного журнала (например, 1 год после окончания — по аналогии с уведомлениями иностранцев) и порядок уничтожения с актом. Если журнал нужен вам для разбора претензий гостей, обоснуйте более долгий срок этой целью в том же приказе.

Частые ошибки:

• Нет графы о передаче в МВД — журнал есть, а доказать соблюдение срока нечем.
• Считают срок для иностранца в сутках, а для гражданина РФ — в рабочих днях. Наоборот: граждане РФ — сутки, иностранцы — рабочий день.
• Не вносят в журнал гостей, которых можно не регистрировать по п. 14 ПП № 713. Вносить нужно — с отметкой «не требуется».
• Собирают лишнее: копии всех страниц паспорта, ИНН, СНИЛС. Это противоречит ч. 5 ст. 5 закона № 152-ФЗ.
• Журнал ведётся в личной почте или зарубежном облаке администратора.

Что изменилось с 01.03.2026. Вступили в силу новые Правила предоставления гостиничных услуг (ПП № 1912). Для журнала важно:

• перечни документов для заселения граждан РФ, детей и иностранцев собраны в п. 18–23;
• гражданина РФ без паспорта можно заселить по российскому водительскому удостоверению (п. 19);
• можно заселять через единую биометрическую систему и брать из неё сведения для регистрации (п. 24), а с 01.04.2026 — по сведениям из мобильного приложения Госуслуг (п. 19, п. 3 постановления);
• регистрация прямо отсылает к ПП № 713 и ПП № 9 (п. 25).

Подробный разбор новых правил — в статье Правила предоставления гостиничных услуг № 1912.