Как настроить рабочие места для электронных ключей

Как настроить рабочие места для электронных ключей

Зачем это нужно. Если в отеле несколько стоек регистрации и у каждой свой энкодер (устройство, которое записывает карты-ключи), системе важно понимать, на каком именно энкодере прошивать карту. Для этого каждой стойке заводят своё рабочее место — и каждое место получает свой ключ доступа. Так администратор на любой стойке выпускает карты на своём энкодере, а все стойки при этом работают из одного личного кабинета.

Если стойка одна — достаточно одного рабочего места. Если стоек две, три и больше — заведите отдельное рабочее место для каждой.

Шаг 1. Подготовьте компьютер стойки

На компьютере каждой стойки регистрации должна стоять программа для программирования карт-ключей, подключённая к энкодеру этой стойки. Эта программа связывает энкодер с системой управления: когда вы выпускаете ключ гостю, команда уходит на нужный энкодер, и карта записывается.

Чтобы программа знала, к какой стойке она относится, ей нужен ключ доступа. Этот ключ мы создадим на следующих шагах.

Шаг 2. Откройте раздел «Замки»

В левом меню выберите раздел «Замки» — откроется страница «Электронные ключи». Пролистайте до блока «Рабочие места».

Здесь вы увидите список уже добавленных рабочих мест и форму для добавления новых. У каждого места указаны название и его собственный ключ доступа.

Шаг 3. Добавьте рабочее место

В поле введите понятное название — так, чтобы вы легко узнали стойку. Например, «Ресепшн — главный вход» или «Стойка регистрации — 2 этаж». Затем нажмите «Добавить рабочее место».

Новое место сразу появится в списке, и система выдаст ему ключ доступа. Название всегда можно поменять позже.

Шаг 4. Скопируйте ключ доступа

В строке нужного рабочего места найдите столбец «Ключ доступа» и нажмите значок копирования рядом с ключом.

Этот ключ вставьте в программу на компьютере той стойки, к которой относится место. Вместе с ключом в программе указывают идентификатор вашего отеля — его подскажет служба поддержки. После этого стойка привязана к своему энкодеру, и с неё можно выпускать карты-ключи.

Если рабочих мест несколько, для каждой стойки берите ключ из её строки — не перепутайте, иначе карта запишется не на том энкодере.

Шаг 5. Переименуйте или удалите при необходимости

В столбце «Действие» есть кнопки для переименования и удаления рабочего места. Удаляйте место, только если стойка больше не используется: после удаления её ключ доступа перестанет работать, и программу на том компьютере придётся настраивать заново с новым ключом.

Подсказки

• Называйте места по расположению стойки, а не по имени сотрудника. Сотрудники меняются, а стойка и её энкодер остаются — так будет понятнее и через год.
• Один энкодер — одно рабочее место. Не нужно заводить отдельное место каждому администратору: место привязано к оборудованию, а не к человеку.
• Ключ доступа — как пароль. Не пересылайте его в открытых чатах и не публикуйте: тот, у кого есть ключ, сможет прошивать карты вашего отеля.
• Проверьте выпуск ключа сразу. После настройки заведите пробную карту на любую заехавшую бронь и убедитесь, что дверь открывается.

Частые вопросы

У нас одна стойка регистрации. Обязательно заводить рабочее место? Да, одно рабочее место нужно в любом случае — именно его ключ связывает программу на компьютере с системой. Просто добавьте одно место и используйте его ключ.

Можно ли использовать один ключ на всех стойках? Не стоит. Если у стоек разные энкодеры, каждой нужен свой ключ, иначе система не поймёт, на каком устройстве прошивать карту. Одно рабочее место — одна стойка.

Я случайно удалил рабочее место. Что делать? Добавьте его заново — оно получит новый ключ доступа. Затем вставьте этот новый ключ в программу на компьютере стойки вместо старого.

Где взять идентификатор отеля для настройки программы? Его выдаёт служба поддержки. Ключ доступа вы копируете сами из строки рабочего места, а идентификатор отеля запросите у поддержки один раз при первичной настройке.

Нужно ли что-то менять в этом разделе каждый день? Нет. Рабочие места настраивают один раз при подключении энкодеров. В обычной работе вы просто выпускаете ключи гостям, а к этому блоку возвращаетесь, только если добавилась новая стойка или поменялось оборудование.