Раздел «Интеграции» — обмен данными с бухгалтерской системой
Как выгружать бронирования, гостей и платежи в учётную систему и импортировать данные обратно
Раздел «Интеграции» — обмен данными с бухгалтерской системой
Зачем это нужно: чтобы не вносить одни и те же данные вручную в два места — в систему управления отелем и в бухгалтерскую программу. Раздел «Интеграции» позволяет автоматически передавать бронирования, список гостей и сведения об оплате в вашу учётную систему, а также получать обновлённые данные обратно. Всё происходит в одном личном кабинете — без лишних шагов.
Обмен данными охватывает ключевые категории: параметры гостей (контрагентов), параметры договоров, параметры заказов, параметры счетов, параметры отчётных документов и параметры налогов. Перечень может быть расширен при подключении дополнительных компонентов.
Раздел также ведёт единый журнал всех операций обмена — так вы всегда можете проверить, что именно и когда было передано или получено.
Шаг 1. Откройте раздел «Интеграции»
В левом меню найдите раздел Управление и нажмите на пункт 1C.
Здесь видна общая статистика: сколько бронирований, гостей и платежей готово к обмену.
Шаг 2. Укажите период выгрузки
Перед тем как скачать данные, задайте даты — «С» и «По». Система автоматически подберёт все записи за этот промежуток времени.
По умолчанию выбран последний месяц. Вы можете изменить даты под любую нужную вам отчётную дату.
Шаг 3. Выгрузите данные в бухгалтерскую систему
Нажмите на нужную кнопку:
- Бронирования — все заезды и выезды за указанный период
- Гости — данные по каждому гостю (имя, паспорт, контакты, история посещений)
- Платежи — все поступившие оплаты с деталями транзакций
Файл автоматически сохранится на ваш компьютер. Этот файл передайте в вашу бухгалтерию или загрузите напрямую в учётную программу.
Шаг 4. Загрузите данные из бухгалтерской системы (при необходимости)
Если ваша бухгалтерская программа поддерживает двусторонний обмен, нажмите «Импорт из 1C» и выберите подготовленный файл. Система обработает его и обновит данные в Hotel OS2.
Также в разделе доступны готовые шаблоны документов: счёт на оплату, акт оказанных услуг, заказ-наряд. Их можно скачать и передать в бухгалтерию в стандартном формате.
Подсказки
- Если обмен идёт только в одну сторону — это нормально. Часть учётных систем принимает данные только на загрузку. В таком случае просто используйте кнопки выгрузки.
- Частота обмена — выгружайте данные по расписанию, удобному вашей бухгалтерии: раз в день, раз в неделю или по итогам месяца.
- Контроль выгрузки — каждая операция записывается в журнал. Если возникнут вопросы «что и когда передавалось», откройте Управление → Журнал действий.
- Документы — шаблоны документов (счёт, акт, заказ-наряд) уже адаптированы под стандартный формат. Их не нужно создавать вручную.
Частые вопросы
Что делать, если нужны данные не за месяц, а за квартал или год? Просто измените даты в полях «С» и «По» — система позволяет выбрать любой период.
Можно ли загружать данные из 1C в Hotel OS2? Да. Нажмите кнопку «Импорт из 1C», выберите файл, подготовленный в вашей учётной системе, — и данные обновятся автоматически.
Какие данные о госте попадают в выгрузку? Имя и фамилия, контактные данные, паспортные данные, история бронирований и общая сумма оплат. Это стандартный набор для бухгалтерского учёта.
Как проверить, что выгрузка прошла успешно? После скачивания файла система покажет подтверждение с количеством записей. Дополнительно все операции сохраняются в журнале действий.
Что значит «перечень данных может быть расширен при подключении компонента»? Базовая интеграция включает бронирования, гостей и платежи. При необходимости можно подключить дополнительные категории данных — договора, счета, налоговые параметры. Обратитесь в поддержку для настройки.
Эта статья была полезна?