Как обрабатывать недоставленные платежи из 1С:Бухгалтерия

Зачем это нужно. Hotel OS2 работает в связке с 1С:Бухгалтерия — платежи наличными и картой уходят из шахматки в 1С, а безналичные платежи отправляются из 1С в шахматку. Обычно это происходит само собой, и деньги гостя сразу оказываются в нужной броне.

Но иногда во время доставки платежей из 1С могут возникать сложности. Например, если отсутствует или неверно заполнена информация о номере брони или плательщике, то платёж не попадёт в бронь в шахматку автоматически. Такой платёж не потеряется — он попадёт в отдельный список, где вы сможете разобрать его вручную за пару минут.

Шаг 1. Откройте страницу «Недоставленные платежи»

Страница находится в разделе «Управление отелем» — в левом меню, в группе «Управление», пункт «Недоставленные платежи».

Обратите внимание: в столбце «№ брони» номера нет, а статус платежа — «Не доставлен». Рядом видно всё, что пришло вместе с платежом: сумму, ФИО плательщика, дату совершения платежа и комментарий из платёжного документа. Крайний столбец «Действие» — это кнопка, через которую вы разбираете платёж.

Шаг 2. Если вы знаете номер брони — выберите «Указать номер брони»

Нажмите на кнопку в столбце «Действие» и выберите «Указать номер брони».

Здесь же находятся два других варианта — «Найти бронь» и «Конфликт решен». О них ниже.

Шаг 3. Введите номер и нажмите на кнопку «Сохранить»

Это поле для номера брони, к которой относится платёж. Впишите его и нажмите «Сохранить» — платёж сразу попадёт в бронь, а его статус изменится на «Обработан».

Шаг 4. Если вы точно не знаете, к какой брони относится платёж, выберите «Найти бронь»

Нажмите на кнопку в столбце «Действие» и выберите «Найти бронь». Откроется список подходящих броней.

Подсказка поможет вам узнать бронь по параметрам, комментарию или сумме — рядом с каждой броней написано, почему она похожа на нужную: совпала сумма, совпал плательщик или номер брони нашёлся в комментарии к платежу. Когда вы определитесь с выбором, нажмите на кнопку «Привязать к брони».

Шаг 5. Проверьте результат

Выбранный платёж будет добавлен в бронь, а статус изменится на «Обработан».

Так выглядит строка после привязки: в столбце «№ брони» появился номер, а статус стал зелёным.

Шаг 6. Если платёж пришёл повторно — выберите «Конфликт решен»

Если недоставленный платёж ранее был добавлен в Hotel OS2 вручную и затем был повторно получен из 1С по ошибке, то его не нужно привязывать к брони — иначе оплата задвоится. Просто выберите «Конфликт решен» в столбце «Действие», и платёж уйдёт из разбора со статусом «Конфликт решен».

Подсказки

• Разбирайте список раз в день, вместе со сверкой оплат. Пока платёж висит со статусом «Не доставлен», в брони гостя денег не видно, и администратор на стойке может ошибочно попросить оплату повторно.
• Комментарий к платежу — главный помощник. Чаще всего в назначении платежа бухгалтерия указывает номер брони, и его достаточно скопировать в поле «№ брони».
• Если сомневаетесь между двумя похожими бронями — сверьтесь с суммой и датой заезда в подсказке. Сумма, совпавшая с остатком к оплате, почти всегда указывает на верную бронь.
• «Конфликт решен» используйте только тогда, когда деньги уже стоят в броне. Если сомневаетесь — лучше сначала откройте бронь и проверьте оплаты.
• Поиск сверху ищет по плательщику, комментарию и номеру брони — удобно, когда список длинный.

Частые вопросы

Почему платёж вообще не попал в бронь? Чаще всего в платёжном поручении не указан номер брони или ФИО плательщика отличается от имени гостя. В этом случае система не может однозначно понять, к какой брони относятся деньги, и не угадывает — а откладывает платёж для ручного разбора.

Что будет с бронью после привязки платежа? Платёж попадёт в бронь как обычная оплата безналичным переводом, оплаченная сумма по броне увеличится, а баланс пересчитается. Ничего дополнительно проводить не нужно.

Я указал не тот номер брони. Что делать? Откройте бронь, в которую случайно попал платёж, и отмените лишнюю оплату — так же, как отменяете любую другую ошибочную оплату. После этого внесите платёж в правильную бронь.

Чем «Конфликт решен» отличается от привязки к брони? Привязка добавляет деньги в бронь. «Конфликт решен» ничего в бронь не добавляет — платёж просто убирается из списка на разбор. Это нужно, когда оплата уже была внесена руками, а из 1С она пришла второй раз.

Список пустой — это нормально? Да, это лучший вариант. Пустой список означает, что все платежи из 1С попали в свои брони автоматически и разбирать нечего.