Что такое ЭДО и зачем он нужен гостинице
ЭДО (электронный документооборот) — обмен счетами, актами и договорами в электронном виде через оператора, с электронной подписью вместо бумажной. Гостинице ЭДО нужен прежде всего для работы с компаниями и турагентствами, которые отказываются от бумажных закрывающих документов.
Что такое ЭДО и зачем он нужен
Зачем это нужно: каждый месяц отель обменивается десятками документов — актами, счетами, договорами. Если всё делать на бумаге, это конверты, курьеры, стопки папок в архиве и постоянный риск потерять нужный документ. Электронный документооборот (ЭДО) позволяет отправлять и подписывать такие документы за минуты — без бумаги, без почты и с полной юридической силой.
В Hotel OS2 в разделе Настройки → Интеграции можно указать, что отель работает по ЭДО: выбрать оператора и сохранить идентификатор вашей организации в карточке отеля. Сам обмен документами и их подписание происходят в личном кабинете оператора ЭДО — реквизиты в Hotel OS2 нужны, чтобы они всегда были под рукой у бухгалтера и администратора.
Что такое ЭДО
ЭДО — это электронный документооборот. Это способ обмениваться документами через интернет по защищённому каналу. Такие документы приравниваются к бумажным оригиналам и имеют полную юридическую силу — распечатывать их не нужно.
Работает это так: вы создаёте документ, подписываете его электронной подписью и отправляете. Получатель принимает документ, подписывает своей подписью — и вы получаете уведомление, что всё готово. Весь процесс занимает несколько минут.
Что такое электронная подпись
Электронная подпись (ЭП) — это цифровой аналог привычной подписи от руки. Она подтверждает, кто именно подписал документ, и гарантирует, что после подписания он не был изменён.
Электронную подпись покупают в специальном удостоверяющем центре, аккредитованном Министерством цифрового развития РФ. Каждому сотруднику, который подписывает документы от лица компании, нужна своя подпись — передавать её другим нельзя.
Какими документами можно обмениваться
При ЭДО можно обмениваться любыми первичными бухгалтерскими документами:
- договорами на оказание услуг
- счетами и счетами-фактурами
- актами выполненных работ
- другими деловыми документами
Электронный документооборот доступен для любых организаций на территории РФ — от индивидуальных предпринимателей до крупных сетей.
Преимущества ЭДО
1. Экономия денег. Вы перестаёте тратить деньги на конверты, бумагу, почтовые отправления и содержание бумажного архива. По оценкам, только на конвертах отель экономит до 20 000 рублей в год.
2. Экономия времени. Отправить электронный документ так же быстро, как написать письмо. Никаких поездок на почту и ожидания доставки.
3. Доступ в любое время. Документы можно подписать и отправить в любой момент — хоть в 23:00, хоть в выходной — с любого устройства, на котором есть доступ к электронной подписи.
4. Надёжность и конфиденциальность. Документы хранятся в защищённом личном кабинете оператора ЭДО. Они не теряются и не попадают к посторонним.
5. Удобное хранение. Не нужно оборудовать комнату для хранения бумаг. Весь архив находится в системе и доступен по поиску.
Как подключить ЭДО в Hotel OS2
Шаг 1. Сообщите контрагентам и получите электронную подпись
Для начала уведомите своих деловых партнёров (поставщиков, арендодателей, контрагентов) о том, что переходите на электронный документооборот. Одновременно приобретите сертификат электронной подписи в аккредитованном удостоверяющем центре — найти ближайший можно на сайте Министерства цифрового развития РФ.
Каждому сотруднику, который подписывает документы от лица отеля, потребуется своя личная подпись.
Шаг 2. Выберите оператора ЭДО
Оператор ЭДО — это компания-посредник, через сервис которой вы будете обмениваться документами. В России работают несколько крупных операторов:
- СБИС (Тензор) — широко распространён, удобен для малого и среднего бизнеса
- Диадок (СКБ Контур) — один из самых популярных операторов в России
Выберите оператора, зарегистрируйтесь в его личном кабинете и получите идентификатор вашей организации.
Шаг 3. Включите ЭДО в настройках Hotel OS2
Перейдите в раздел Настройки и откройте вкладку Интеграции.
Здесь находится карточка «Электронный документооборот (ЭДО)». Нажмите переключатель «ЭДО подключено», чтобы включить раздел.
После включения появятся два поля. В первом выберите своего оператора (СБИС, Диадок или другой). Во втором введите идентификатор вашей организации — он указан в личном кабинете вашего оператора ЭДО.
Нажмите «Сохранить» — оператор и идентификатор сохранятся в карточке отеля и останутся на месте при следующем входе.
Подсказки
На заметку. Идентификатор организации у каждого оператора называется по-разному. В СБИС это «Идентификатор организации», в Диадоке — «ИД организации». Найдите его в разделе «Реквизиты» или «Настройки» вашего личного кабинета у оператора.
Совет. Если вы только начинаете переходить на ЭДО и не знаете, какого оператора выбрать — уточните у ваших основных контрагентов, через кого они работают. Лучше использовать одного оператора с большинством партнёров: это упрощает обмен и снижает стоимость.
На заметку. Электронная подпись действует как личная печать — она закреплена за конкретным сотрудником и её нельзя передавать коллегам. Если сотрудник увольняется, его подпись нужно аннулировать.
Частые вопросы
Документы с ЭДО имеют юридическую силу? Да. Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, приравнены к бумажным оригиналам и принимаются налоговой и судами.
Нужно ли распечатывать документы, которые пришли по ЭДО? Нет. Именно в этом главное преимущество: электронный документ — это и есть оригинал. Распечатка нужна только если вы сами хотите иметь бумажную копию.
Что делать, если контрагент не работает с ЭДО? Вы можете предложить ему подключиться к тому же оператору. Большинство операторов предлагают бесплатный тариф для получения документов. Если контрагент категорически отказывается — обмениваться с ним придётся по-прежнему на бумаге.
Могу ли я работать с несколькими операторами ЭДО? Технически — да. В настройках Hotel OS2 можно указать одного основного оператора. Если у вас много контрагентов с разными операторами, уточните у них — многие операторы поддерживают роуминг (межоператорный обмен).
Безопасно ли хранить документы у оператора ЭДО? Да. Операторы ЭДО работают по лицензиям и обязаны обеспечивать защиту данных. Документы хранятся в зашифрованном виде, доступ к ним есть только у авторизованных пользователей вашей организации.
Как подключить оператора ЭДО в Hotel OS2
Переход занимает три шага:
- Договор с оператором ЭДО. Самые распространённые — СБИС и Диадок. После договора в личном кабинете оператора появится идентификатор вашей организации.
- Электронная подпись. Её выпускает аккредитованный удостоверяющий центр — на каждого сотрудника, который подписывает документы. Передавать свою подпись коллегам нельзя.
- Настройка в Hotel OS2. «Управление» → «Настройки» → «Интеграции» → карточка «Электронный документооборот (ЭДО)». Включите переключатель «ЭДО подключено», выберите оператора и вставьте идентификатор организации, затем сохраните.
После этого партнёры находят вашу организацию в ЭДО и отправляют документы. Заранее назначьте, кто создаёт и подписывает документы, а кто следит за архивом.
ЭДО с турагентствами и корпоративными клиентами
У гостиницы основной поток документов идёт по трём направлениям:
| С кем | Какие документы |
|---|---|
| Компании, оплачивающие проживание сотрудников | договор, счёт, акт, счёт-фактура для плательщиков НДС |
| Турагентства и туроператоры | договор, отчёт агента, акт сверки |
| Поставщики (прачечная, продукты) | входящие счета и акты |
Удобнее всего начать с крупных корпоративных клиентов: они чаще всех уже работают в ЭДО и сами присылают приглашение. Если ваш оператор и оператор клиента разные, настройте роуминг между ними — это делается в кабинете оператора. Как проверить подпись на счёте, выставленном из Hotel OS2, описано в статье электронная подпись в документообороте.
Частые вопросы
Что такое ЭДО простыми словами?
Это обмен документами через интернет вместо бумаги и почты: документ подписывают электронной подписью, и он имеет ту же силу, что и бумажный с подписью.
Какого оператора ЭДО выбрать гостинице?
Того, с которым уже работают ваши основные клиенты: обычно это СБИС или Диадок. Между разными операторами настраивается роуминг.
Нужен ли ЭДО индивидуальному предпринимателю?
ЭДО доступен и ИП. Он нужен, если клиенты-компании просят электронные закрывающие документы.
Читайте также
Эта статья была полезна?