Что такое ЭДО и зачем он нужен

Что такое ЭДО и зачем он нужен

Зачем это нужно: каждый месяц отель обменивается десятками документов — актами, счетами, договорами. Если всё делать на бумаге, это конверты, курьеры, стопки папок в архиве и постоянный риск потерять нужный документ. Электронный документооборот (ЭДО) позволяет отправлять и подписывать такие документы за минуты — без бумаги, без почты и с полной юридической силой.

Hotel OS2 поддерживает подключение к операторам ЭДО прямо из настроек — один раз настраиваете, и все документы ходят по защищённым каналам автоматически.

---

Что такое ЭДО

ЭДО — это электронный документооборот. Это способ обмениваться документами через интернет по защищённому каналу. Такие документы приравниваются к бумажным оригиналам и имеют полную юридическую силу — распечатывать их не нужно.

Работает это так: вы создаёте документ, подписываете его электронной подписью и отправляете. Получатель принимает документ, подписывает своей подписью — и вы получаете уведомление, что всё готово. Весь процесс занимает несколько минут.

Что такое электронная подпись

Электронная подпись (ЭП) — это цифровой аналог привычной подписи от руки. Она подтверждает, кто именно подписал документ, и гарантирует, что после подписания он не был изменён.

Электронную подпись покупают в специальном удостоверяющем центре, аккредитованном Министерством цифрового развития РФ. Каждому сотруднику, который подписывает документы от лица компании, нужна своя подпись — передавать её другим нельзя.

Какими документами можно обмениваться

При ЭДО можно обмениваться любыми первичными бухгалтерскими документами:

• договорами на оказание услуг
• счетами и счетами-фактурами
• актами выполненных работ
• другими деловыми документами

Электронный документооборот доступен для любых организаций на территории РФ — от индивидуальных предпринимателей до крупных сетей.

Преимущества ЭДО

1. Экономия денег. Вы перестаёте тратить деньги на конверты, бумагу, почтовые отправления и содержание бумажного архива. По оценкам, только на конвертах отель экономит до 20 000 рублей в год.

2. Экономия времени. Отправить электронный документ так же быстро, как написать письмо. Никаких поездок на почту и ожидания доставки.

3. Доступ в любое время. Документы можно подписать и отправить в любой момент — хоть в 23:00, хоть в выходной — с любого устройства, на котором есть доступ к электронной подписи.

4. Надёжность и конфиденциальность. Документы хранятся в защищённом личном кабинете оператора ЭДО. Они не теряются и не попадают к посторонним.

5. Удобное хранение. Не нужно оборудовать комнату для хранения бумаг. Весь архив находится в системе и доступен по поиску.

---

Как подключить ЭДО в Hotel OS2

Шаг 1. Сообщите контрагентам и получите электронную подпись

Для начала уведомите своих деловых партнёров (поставщиков, арендодателей, контрагентов) о том, что переходите на электронный документооборот. Одновременно приобретите сертификат электронной подписи в аккредитованном удостоверяющем центре — найти ближайший можно на сайте Министерства цифрового развития РФ.

Каждому сотруднику, который подписывает документы от лица отеля, потребуется своя личная подпись.

Шаг 2. Выберите оператора ЭДО

Оператор ЭДО — это компания-посредник, через сервис которой вы будете обмениваться документами. В России работают несколько крупных операторов:

• СБИС (Тензор) — широко распространён, удобен для малого и среднего бизнеса
• Диадок (СКБ Контур) — один из самых популярных операторов в России

Выберите оператора, зарегистрируйтесь в его личном кабинете и получите идентификатор вашей организации.

Шаг 3. Включите ЭДО в настройках Hotel OS2

Перейдите в раздел Настройки и откройте вкладку Интеграции.

Здесь находится карточка «Электронный документооборот (ЭДО)». Нажмите переключатель «ЭДО подключено», чтобы включить раздел.

После включения появятся два поля. В первом выберите своего оператора (СБИС, Диадок или другой). Во втором введите идентификатор вашей организации — он указан в личном кабинете вашего оператора ЭДО.

Нажмите «Сохранить» — настройки будут применены.

---

Подсказки

На заметку. Идентификатор организации у каждого оператора называется по-разному. В СБИС это «Идентификатор организации», в Диадоке — «ИД организации». Найдите его в разделе «Реквизиты» или «Настройки» вашего личного кабинета у оператора.

Совет. Если вы только начинаете переходить на ЭДО и не знаете, какого оператора выбрать — уточните у ваших основных контрагентов, через кого они работают. Лучше использовать одного оператора с большинством партнёров: это упрощает обмен и снижает стоимость.

На заметку. Электронная подпись действует как личная печать — она закреплена за конкретным сотрудником и её нельзя передавать коллегам. Если сотрудник увольняется, его подпись нужно аннулировать.

---

Частые вопросы

Документы с ЭДО имеют юридическую силу? Да. Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, приравнены к бумажным оригиналам и принимаются налоговой и судами.

Нужно ли распечатывать документы, которые пришли по ЭДО? Нет. Именно в этом главное преимущество: электронный документ — это и есть оригинал. Распечатка нужна только если вы сами хотите иметь бумажную копию.

Что делать, если контрагент не работает с ЭДО? Вы можете предложить ему подключиться к тому же оператору. Большинство операторов предлагают бесплатный тариф для получения документов. Если контрагент категорически отказывается — обмениваться с ним придётся по-прежнему на бумаге.

Могу ли я работать с несколькими операторами ЭДО? Технически — да. В настройках Hotel OS2 можно указать одного основного оператора. Если у вас много контрагентов с разными операторами, уточните у них — многие операторы поддерживают роуминг (межоператорный обмен).

Безопасно ли хранить документы у оператора ЭДО? Да. Операторы ЭДО работают по лицензиям и обязаны обеспечивать защиту данных. Документы хранятся в зашифрованном виде, доступ к ним есть только у авторизованных пользователей вашей организации.