Шахматка для гостиницы в Excel: бесплатный образец и когда её мало

Шахматка — это таблица, где строки — номера, столбцы — даты, а занятые клетки показывают брони. Для мини-отеля или гостевого дома её можно вести в Excel: скачайте бесплатный образец шахматки (Excel, 17 КБ). Брони вносятся списком на отдельном листе, а шахматка закрашивается сама.

Что внутри образца

Формулы простые (СЧЁТЕСЛИМН и МАКСЕСЛИ), файл открывается в Excel, Google Таблицах и LibreOffice. В Excel до версии 2019 года вместо имени гостя в клетке будет точка «●» — занятость всё равно видна.

Как пользоваться

Что учесть по закону

Обязательной формы «журнала гостей» Правила № 1912 и правила регистрации граждан не устанавливают, поэтому вести шахматку в Excel можно. Обязательно другое: заселять по документу, удостоверяющему личность, и вовремя передавать сведения в МВД — о гражданах России в течение суток, об иностранцах в течение одного рабочего дня. С 21 июня 2026 года штрафы за просрочку для гостиниц выросли: по иностранцам — от 80 тысяч рублей за каждого гостя.

Паспортные данные в таблицу лучше не вносить. Это персональные данные: их нужно защищать по закону № 152-ФЗ, а файл на общем компьютере или в облаке легко потерять или переслать не тому.

Когда Excel становится мало

Главный риск таблицы — не формулы, а то, что она сама ничего не делает: не получает брони с площадок и не напоминает о сроках.

Как это устроено в Hotel OS2

В шахматке Hotel OS2 бронь переносится мышкой на другой номер или даты, а потянув за край, проживание продлевается. Брони с сайта приходят сами, Авито подключается по официальному API, Суточно и другие площадки — через обмен календарями. Брони из вашей таблицы переносятся файлом Excel с предпросмотром перед загрузкой. Прямую передачу уведомлений в МВД мы пока подключаем: сейчас данные гостей заполняются в журнале анкет, а уведомление подаётся через Госуслуги гостиницы. Тариф «Мини» для объектов до 10 номеров — 1 900 ₽ в месяц, первые 14 дней бесплатно.