Интеграция с r_keeper: оплата депозитом
Как ресторанный заказ, оплаченный с депозита гостя, попадает в бронирование, как настроить печать чека и оформить возврат.
Интеграция с r_keeper: оплата депозитом
Зачем это нужно: гость при заезде оставляет деньги на депозите — своего рода кошелёк внутри отеля. Пока он живёт у вас, из этого кошелька удобно оплачивать ужины и напитки в ресторане: гостю не нужно каждый раз доставать карту, а вам — принимать оплату по каждому заказу отдельно. Заказ, оплаченный с депозита в ресторане, сам появляется в карте бронирования уже со статусом «Оплачено». А неизрасходованный остаток депозита вы вернёте гостю при выезде. Так все траты гостя собраны в одном месте, и на стойке всегда видно, сколько денег ещё осталось на его депозите.
Шаг 1. Как работает депозит
Депозит — это сумма, которую гость вносит при заезде и получает квитанцию. Пока он проживает, с депозита списываются услуги — например, ужины в ресторане или штраф за что-то испорченное. Остаток вы возвращаете гостю при выезде.
В карте бронирования всегда виден текущий баланс депозита гостя — по нему сразу понятно, сколько ещё можно списать.
Шаг 2. Создайте заказ в ресторане
Этот шаг делает кассир или официант прямо в ресторанной системе r_keeper:
- Оформляет заказ гостя и нажимает «Расчёт заказа».
- Заходит в группу «Платёжные карты» и выбирает тип оплаты «Закрытие на номер».
- Вводит номер комнаты — на экране появляется список гостей, которые в ней проживают.
- Выбирает нужного гостя. Здесь же видно, сколько денег у него на депозите и сколько доступно к списанию.
- Выбирает оплату депозитом и закрывает заказ.
После этого данные о заказе автоматически уходят в карту бронирования — вручную переносить ничего не надо.
Шаг 3. Найдите заказ в карте бронирования
Откройте бронирование гостя и найдите блок «Детализация по услугам». Заказ из ресторана появится там отдельной строкой с иконкой 🍽 и оранжевой пометкой r_keeper. Так как он оплачен с депозита, рядом сразу стоит зелёный статус «Оплачено» — деньги уже приняты, ничего дополнительно делать не нужно.
Здесь видно строку «Ужин в ресторане (r_keeper)» на 1 500 ₽ со статусом «Оплачено» — это заказ, закрытый на номер гостя и оплаченный с его депозита.
Чуть выше, в блоке «Оплата», нажмите «Показать платежи» — там появится сам платёж с пометкой «💰 Депозит». Это и есть списание с депозита гостя. Отдельный счёт по этому заказу отмечен как оплаченный, а плательщиком указан тот же гость, что и в ресторане.
Так вы в любой момент видите, что именно и на какую сумму гость оплатил со своего депозита.
Шаг 4. Настройте печать чека
Чтобы при оплате с депозита можно было печатать чек, один раз включите эту возможность в справочнике.
Перейдите в раздел «Управление» → «Настройки» → вкладка «Справочники» → блок «Способ оплаты». Нажмите на строку «Депозит» и поставьте галочку «Разрешить печатать чек», затем сохраните.
После этого при оплате депозитом в карте бронирования у вас появится возможность распечатать чек — если, конечно, к отелю подключена касса.
Шаг 5. Отмените заказ и сделайте возврат
Обратите внимание: отменить сам заказ можно только в ресторанной системе r_keeper. А вот вернуть деньги по уже проведённой оплате — в карте бронирования.
В карте бронирования есть кнопка «Оформить возврат в депозит гостя» — так вы вернёте сумму обратно на депозит, откуда её потом можно потратить снова или отдать гостю при выезде.
Если же деньги нужно отдать гостю на руки, оформите обычный возврат по счёту. При подключённой кассе вместе с возвратом можно напечатать чек возврата. После этого не забудьте отменить заказ и в ресторанной системе — чтобы суммы у вас и в ресторане совпадали.
Подсказки
Совет. Оплата с депозита удобна, когда гость много пользуется рестораном: не нужно каждый раз принимать оплату — всё списывается с его кошелька, а вы видите итог одной строкой.
На заметку. Заказы с пометкой r_keeper нельзя редактировать вручную в карте бронирования — их состав и сумму меняют только в самой ресторанной системе.
Удобно. Баланс депозита всегда виден в карте брони. Перед тем как списать крупную сумму, взгляните на остаток — так вы не спишете больше, чем гость внёс.
Частые вопросы
Чем оплата депозитом отличается от оплаты в кредит? При оплате в кредит заказ висит со статусом «Не оплачено», и деньги вы принимаете позже — обычно при выезде. При оплате депозитом деньги списываются сразу с кошелька гостя, и заказ приходит уже оплаченным.
Что будет, если на депозите не хватит денег на заказ? Списать больше, чем есть на депозите, нельзя. Если суммы не хватает, гость либо пополняет депозит, либо оплачивает заказ другим способом.
Почему заказ из ресторана ещё не появился в бронировании? Заказ приходит сразу после того, как его закрыли на номер и оплатили депозитом. Если прошло несколько минут, а заказа нет — уточните у сотрудника ресторана, был ли заказ действительно закрыт на номер гостя.
Можно ли вернуть деньги не на депозит, а гостю? Да. Возврат можно оформить как обратно на депозит, так и напрямую гостю — вы сами выбираете направление возврата в карте бронирования.
Нужно ли что-то настраивать, чтобы печатать чек за оплату с депозита? Один раз включите галочку «Разрешить печатать чек» у способа оплаты «Депозит» в справочнике. После этого чек можно печатать при каждой оплате, если к отелю подключена касса.
Эта статья была полезна?