Общие настройки

Общие настройки

Зачем это нужно

Зачем нужны общие настройки? Это набор дополнительных правил, по которым система работает каждый день, пока вы её не трогаете. Разрешать ли заселение в неубранный номер, склеивать ли карточки одного и того же гостя, как выглядит счёт и чек, о каких событиях предупреждать сотрудников, платите ли вы туристический налог — всё это задаётся один раз и дальше действует автоматически.

Настройки собраны на одном экране: «Настройки» → вкладка «Основные». Пройдите по блокам сверху вниз, отметьте нужное — и система перестанет требовать ручного контроля там, где может решать сама.

Шаг 1. Откройте общие настройки

Зайдите в раздел «Настройки» и выберите вкладку «Основные». Все блоки, о которых пойдёт речь дальше, находятся на этой странице — просто прокручивайте её вниз.

Здесь нажмите на вкладку «Основные» — откроется длинная страница с блоками настроек.

Шаг 2. Блок «Обслуживание номеров»

Включите переключатель «Запрет заселения в грязный номер». После этого шахматка не даст заселить гостя в номер, который горничная ещё не сдала: заселение станет возможным только когда у номера статус уборки «Чисто».

Здесь нажмите на переключатель справа. Если администратор попробует заселить гостя в неубранный номер, система покажет сообщение с номером комнаты и её текущим статусом уборки, а заселение не состоится.

Шаг 3. Блок «Профили гостей»

Включите «Автообъединение профилей гостей» — и система сама будет склеивать карточки одного человека для броней с сайта и из каналов продаж.

Объединение происходит, если совпадает одна или обе пары параметров: ФИО и электронная почта либо ФИО и телефон. Если совпадений не нашлось, будет создан новый профиль гостя. Когда переключатель выключен, каждая бронь с сайта заводит отдельную карточку.

Шаг 4. Блок «Счета и платежи»

Здесь две группы настроек — формирование счёта и формирование чека.

Настройки формирования счёта:

• «Объединять несколько номеров в один счёт» — при бронировании нескольких номеров

система сразу сформирует единый счёт на всю группу с общей суммой. Отдельные счета по каждому номеру всегда можно создать вручную.

• «При формировании счёта не выделять услуги отдельной строкой» — платные услуги,

включённые в стоимость тарифа, не будут отдельными строками, они войдут в стоимость проживания.

• «Включать всех гостей в счёт» — в счёте появится строка «Проживающие» со списком

всех, кто живёт в номере, а не только основного гостя.

Настройки формирования чека находятся в верхней части этой же вкладки:

Здесь отмечайте нужные пункты:

• «Включить детализацию услуг при печати чеков» — по каждой платной услуге в чеке

будет видна своя сумма. Без этой галочки чек печатается одной общей строкой.

• «Считать авансовыми все платежи, сделанные до наступления 00:00 даты выезда» —

такие платежи получают признак способа расчёта «Аванс», остальные — «Полный расчёт». Признак виден в составе чека в карточке бронирования.

• «Отображать проживание в "шт" вместо "сут."» — по умолчанию единица измерения

проживания «сут.». Отметьте, если нужно печатать «шт.».

Не забудьте нажать кнопку сохранения под каждой группой — они сохраняются отдельно.

Шаг 5. Блок «Атрибуты счёта»

Загрузите печать организации и факсимиле подписи — они будут подставляться в нижнюю часть каждого счёта, который формирует система. Здесь же указываются ФИО и должность подписывающего, а при необходимости добавляется подпись бухгалтера.

Шаг 6. Блок «Настройка уведомлений»

В пункте «Получать уведомления в случае» отметьте, о чём система должна предупреждать сотрудников: нового бронирования, изменения бронирования, отмены бронирования.

Так выглядит блок после сохранения: отмеченные события будут приходить администраторам и управляющим в колокольчик уведомлений. Снимете галочку — уведомления по этому событию приходить перестанут.

Шаг 7. Блок «Настройки отчёта по питанию»

Отсюда можно сразу перейти к отчёту по питанию и настроить его вид — детальный или сводный. Отчёт показывает, сколько завтраков, обедов и ужинов нужно приготовить на каждый день.

Шаг 8. Блок «Туристический налог»

Если ваше средство размещения является плательщиком туристического налога, отметьте чекбокс «Объект размещения является плательщиком туристического налога» и укажите ставку.

Это поле для ставки налога — после сохранения налог будет рассчитываться в бронированиях автоматически.

Подсказки

• Проходите блоки сверху вниз и сохраняйте каждый отдельно — общей кнопки «сохранить

всё» на странице нет.

• Запрет заселения в грязный номер стоит включать вместе с дисциплиной горничных: если

статусы уборки не проставляются вовремя, администратор не сможет заселить гостя.

• Автообъединение профилей особенно выручает отели с постоянными гостями: без него на

одного человека со временем накапливается несколько карточек, и история проживаний разваливается.

• Уведомления об отмене брони полезно оставить включёнными всегда — так отдел продаж

быстрее увидит освободившиеся даты.

• Общий счёт на несколько номеров удобен корпоративным заездам: одна бумага на всю

группу вместо стопки счетов по каждой комнате.

Частые вопросы

Изменится ли что-то в уже созданных бронированиях, если я поменяю настройки? Нет. Настройки действуют на будущие действия: новые счета, новые чеки, новые уведомления. Ранее сформированные документы остаются как были.

Почему администратор не может заселить гостя, хотя номер свободен? Скорее всего, включён запрет заселения в грязный номер. Попросите горничную завершить уборку — как только у номера появится статус «Чисто», заселение станет доступно.

Гость забронировал повторно, но в системе появилась вторая карточка. Почему? Автообъединение сработает, только если совпали ФИО и почта либо ФИО и телефон. Если гость указал другой телефон и другую почту, система считает его новым и создаёт новый профиль.

Кто получает уведомления о новых и отменённых бронях? Администраторы и управляющие отеля — уведомление приходит в колокольчик в верхней части экрана.

Обязательно ли отмечать туристический налог? Только если ваш объект действительно является плательщиком. Если нет — оставьте чекбокс снятым, иначе налог начнёт добавляться к стоимости проживания.