Политика хранения персональных данных гостей

Политика хранения персональных данных гостей

Зачем это нужно. Когда гость бронирует номер, оставляет имя и телефон — вы получаете персональные данные и несёте ответственность за их хранение. По закону (152-ФЗ) и требованиям европейского регламента GDPR хранить данные дольше, чем нужно для цели их сбора, нельзя. Цель бронирования достигнута — гость выехал. Значит, дальнейшее хранение данных должно быть обосновано или ограничено.

Настройка срока хранения защищает вашу гостиницу от претензий: данные удаляются автоматически через выбранный период после выезда гостя. Вы не держите годами то, что уже не нужно, и не рискуете штрафом за избыточный сбор данных.

Шаг 1. Перейдите в раздел «Настройки»

Войдите в систему управления отелем и в боковом меню откройте раздел «Настройки». По умолчанию откроется вкладка «Общие настройки».

Шаг 2. Найдите блок «Согласие с условиями бронирования»

Прокрутите страницу вниз — вы увидите блок с заголовком «Согласие с условиями бронирования». Здесь хранятся ссылки на ваши документы и настройка срока хранения данных гостей.

В нижней части блока находится поле «Срок хранения персональных данных с даты выезда гостя» — именно его нам нужно настроить.

Шаг 3. Выберите срок хранения данных

Нажмите на выпадающий список рядом с надписью «Срок хранения персональных данных с даты выезда гостя».

Доступные варианты:

• бесконечно — данные не удаляются автоматически (вариант по умолчанию)
• 3 года — подходит для гостиниц с программой лояльности
• 1 год — оптимальный вариант для большинства средств размещения
• 6 месяцев — подходит, если вы не ведёте рассылки и не планируете приглашать гостей повторно
• 1 месяц — максимально строгий режим, данные удаляются через 30 дней после выезда

Выберите нужный срок. Например, «1 год»:

⚠ Обратите внимание на предупреждение под списком: «Удалённые персональные данные не восстанавливаются». После того как данные удалятся по истечении срока, восстановить их будет невозможно.

Шаг 4. Нажмите «Сохранить»

Нажмите кнопку «Сохранить» в нижней части блока. Через секунду появится надпись «Сохранено» — настройки применены.

Срок хранения вступит в силу немедленно: система начнёт отсчитывать период с даты выезда каждого гостя.

Подсказки

• Если сомневаетесь — выбирайте «1 год». Это стандарт для большинства гостиниц: достаточно долго, чтобы пригласить гостя снова, и достаточно коротко, чтобы соответствовать требованиям закона.
• Режим «бесконечно» — не значит «безопасно». Хранение данных без срока — это ответственность. Если у вас нет программы лояльности или активных рассылок, лучше установить конкретный срок.
• Срок применяется ко всем бронированиям. Нельзя установить разный срок для разных категорий гостей — настройка единая для всей гостиницы.
• Изменение срока не затрагивает активные брони. Система пересчитывает период только для уже выехавших гостей — с даты их фактического выезда.
• Пропишите срок хранения в документах. Если вы изменили настройку — обновите «Политику конфиденциальности» на вашем сайте, указав новый срок. Это требование закона.

Частые вопросы

Что происходит с данными после истечения срока? Персональные данные гостя (имя, телефон, email, паспортные данные) удаляются автоматически. История бронирования при этом сохраняется в обезличенном виде — вы по-прежнему видите даты заезда и суммы, но без привязки к конкретному человеку.

Можно ли вернуть данные после удаления? Нет. Удалённые персональные данные не восстанавливаются. Поэтому перед изменением срока на более короткий убедитесь, что вам действительно не нужны эти данные для маркетинга или повторных приглашений.

Почему «бесконечно» стоит по умолчанию? Это означает, что данные не удаляются автоматически — вы управляете ими вручную. Такой режим подходит, если у вас есть программа лояльности и вы регулярно работаете с базой гостей. Если нет — рекомендуем установить конкретный срок.

Влияет ли настройка на гостей, которые уже выезжали? Да. Система применит выбранный срок ко всем ранее выехавшим гостям. Если вы установите «1 месяц», данные гостей, выехавших более месяца назад, будут удалены при следующем автоматическом цикле очистки.

Как узнать, удалены ли уже данные конкретного гостя? Если поиск по имени или телефону не даёт результата в разделе «Гости», а в истории брони имя гостя заменено на обезличенную запись — данные уже удалены. Это нормальная работа системы при выбранном сроке хранения.