Личный кабинет собственника апартаментов

Зачем это нужно

Часто квартиры и апартаменты сдаёт не сам владелец, а управляющая компания. Собственник не хочет вникать в настройки категорий и тарифов — ему важно только одно: насколько хорошо загружены его апартаменты и сколько они принесли денег. Показывать такому человеку всю систему целиком незачем и неудобно.

Для этого в справочнике сотрудников есть должность «Собственник». Вы заводите владельца отдельной карточкой и отмечаете, какие именно апартаменты (категории номеров) ему принадлежат. Это справочная пометка о принадлежности: она хранится в карточке и подсказывает, по каким категориям готовить отчёт. Своего входа в систему у собственника нет — цифры по его апартаментам смотрит и передаёт сотрудник управляющей компании.

Шаг 1. Добавьте собственника в справочник «Сотрудники»

Откройте раздел «Настройки», перейдите на вкладку «Справочники», в списке справочников найдите строку «Сотрудники» и нажмите «Редактировать». Откроется справочник сотрудников — нажмите в нём «Добавить новый элемент». Заполните фамилию и имя, а в поле «Должность» выберите значение «Собственник».

Здесь в списке должностей выбираете «Собственник» — после этого в форме появятся дополнительные поля, которых нет у обычных сотрудников.

Шаг 2. Укажите логин и апартаменты собственника

Как только выбрана должность «Собственник», ниже открывается блок «Личный кабинет собственника». В поле «Логин» впишите короткое обозначение собственника — по нему карточку удобно искать в справочнике. А в списке «Доступ к категориям (апартаментам)» отметьте галочками те апартаменты, которые ему принадлежат. Обе записи справочные: они не открывают собственнику вход в систему и ничего в ней не закрывают.

Если у собственника несколько квартир — просто отметьте несколько категорий сразу. После этого нажмите «Применить», чтобы сохранить сотрудника.

Шаг 3. Смотрите отчёты «Загрузка» и «Доходность»

Отчётные показатели собственника собраны в разделе «Отчёты» на вкладке «Доходность и загрузка». Здесь видно, какой процент загрузки был у апартаментов и сколько они принесли дохода за выбранный период.

Чтобы посмотреть цифры по конкретным апартаментам, выберите нужную категорию в фильтре «Категория» и нажмите «Применить фильтр» — отчёт пересчитается только по этим апартаментам. Кнопки выгрузки файла в этом отчёте нет: цифры смотрите на экране в сводной таблице, а если нужна разбивка по датам — поставьте галочку «Детализация по дням».

Подсказки

• Одному собственнику можно отметить сразу несколько категорий — удобно, когда у него не одна, а несколько квартир.
• Если собственник продал апартаменты или сменил управляющего, снимите галочку с ненужной категории и сохраните — карточка перестанет числить эти апартаменты за ним.
• Отчёты «Загрузка» и «Доходность» всегда считаются по одному и тому же периоду — выбирайте одинаковые даты, чтобы цифры сходились.
• Для ежемесячной отчётности держите один и тот же набор фильтров: период с первого по последнее число месяца и категорию собственника — тогда цифры от месяца к месяцу сравнимы.

Частые вопросы

Собственник сам зайдёт в систему и посмотрит свои цифры? Нет. Отдельного входа для собственника нет, а отметки в карточке никому ничего не открывают и не закрывают. Отчёт по его апартаментам формирует и передаёт сотрудник управляющей компании.

Что делать, если у собственника несколько квартир разных категорий? Отметьте в его карточке все нужные категории. В отчёте вы посмотрите как общую картину, так и каждую категорию по отдельности — через фильтр «Категория».

Можно ли поменять список апартаментов собственника позже? Да. Откройте карточку сотрудника на редактирование, измените набор отмеченных категорий и сохраните — новый список сразу виден в справочнике.

Чем «Загрузка» отличается от «Доходности»? «Загрузка» показывает, насколько заполнены апартаменты (процент занятых номеров). «Доходность» показывает деньги — сколько принесли проживание и дополнительные услуги. Оба отчёта лежат на одной вкладке.

Как передать собственнику отчёт? Сформируйте отчёт за нужный период с его категорией в фильтре и перенесите показатели из сводной таблицы в письмо или сообщение. Готового файла этот отчёт не создаёт.