Как заполнять ФИО администратора в шаблонах документов

Как заполнять ФИО администратора в шаблонах документов

Зачем это нужно. Когда вы распечатываете гостю документы по бронированию — регистрационную карточку, правила проживания — внизу стоит строка «Администратор». Чтобы каждый раз не вписывать туда фамилию сотрудника от руки, система подставляет её сама. Достаточно один раз завести администратора в справочнике сотрудников, и его ФИО будет автоматически появляться во всех документах отеля.

Это удобно и выглядит аккуратно: гость сразу видит, кто из сотрудников оформил его заселение, а вам не приходится ничего дописывать вручную.

Шаг 1. Добавьте администратора в справочник «Сотрудники»

Откройте раздел «Настройки» и перейдите на вкладку «Справочники». В блоке «Сотрудники» нажмите «Добавить новый элемент», укажите фамилию, имя и отчество сотрудника, а в поле «Должность» выберите «Администратор». Сохраните.

Здесь виден уже добавленный администратор — Смирнова Елена Александровна. Именно это ФИО система будет подставлять в документы. Сотрудников можно завести несколько, а неактуальных — отключить галочкой «Активен».

Шаг 2. Откройте нужное бронирование и выберите документ

Перейдите в раздел «Бронирования», откройте карточку нужной брони и найдите блок «Документы». Здесь собраны все бумаги, которые можно распечатать гостю: регистрационная карточка, правила заезда и другие.

Нажмите «Регистрационная карточка» или «Правила заезда» — документ откроется в новой вкладке, готовый к печати.

Шаг 3. Проверьте, что ФИО администратора уже на месте

В готовом документе, в строке подписи «Администратор», ФИО сотрудника уже стоит — вписывать вручную ничего не нужно.

На регистрационной карточке гостя Анны Петровой над строкой «Администратор» автоматически появилась фамилия Смирнова Елена Александровна. Остаётся только распечатать и поставить подпись.

Подсказки

• Если бронь оформлял конкретный сотрудник, в документе подставится именно его

ФИО. Если создатель брони не определён — система возьмёт активного администратора из справочника «Сотрудники».

• Держите справочник в актуальном виде: когда администратор увольняется,

снимите у него галочку «Активен», чтобы его фамилия больше не попадала в новые документы.

• Отчество указывать не обязательно, но с ним документ выглядит официальнее —

в подпись попадёт полное ФИО.

Частые вопросы

Почему в документе пустая строка вместо ФИО администратора? Скорее всего, в справочнике «Сотрудники» нет ни одного активного администратора. Добавьте сотрудника с должностью «Администратор» и откройте документ заново.

Можно ли завести несколько администраторов? Да. В справочник можно добавить сколько угодно сотрудников. Если у брони не указан создатель, в документ подставится первый активный администратор из списка.

В каких документах появляется ФИО администратора? В регистрационной карточке и в правилах проживания — там, где есть строка подписи «Администратор».

Нужно ли что-то настраивать в самих документах? Нет. Достаточно завести администратора в справочнике — подстановка работает сразу для всех бронирований, ничего дополнительно включать не нужно.

Изменил фамилию сотрудника в справочнике — обновится ли документ? Да. Документ формируется заново каждый раз при открытии, поэтому в нём всегда актуальные данные из справочника.