Приветственное письмо гостю отеля: образец и настройка

Зачем нужно welcome-письмо

Welcome (приветственное) письмо уходит гостю сразу после оформления брони. Это первое касание после оплаты — и от него зависит, насколько спокойно гость будет ждать заезда.

Хорошее welcome решает 4 задачи:

1. Подтверждает, что бронь принята (гость не нервничает).
2. Напоминает даты, номер и итоговую сумму (не нужно искать письмо от платёжки).
3. Даёт инструкции по заезду (адрес, время, контакты).
4. Ведёт на онлайн-чек-ин — гость заполняет данные заранее, и на ресепшен тратит 30 секунд вместо 5 минут.

---

Как настроить

Откройте Маркетинг → Авто-письма и выберите карточку 👋 Welcome-письмо.

В форме:

1. Тумблер «Отправлять» — включите, чтобы письма начали уходить.
2. Тема — например, Спасибо за бронирование в {{hotel_name}}!. Можно использовать переменные.
3. Задержка (часы) — 0 для отправки сразу после брони. Поставьте 1, если хотите дать минут на размышление.
4. Текст письма — поддерживает переменные {{guest_name}}, {{hotel_name}}, {{check_in_date}}, {{check_in_time}}, {{room_name}}, {{total_price}}, {{hotel_address}}, {{hotel_phone}}, {{checkin_link}}.

Готовый шаблон уже заполнен — можно использовать как есть или адаптировать под свой стиль.

Нажмите Сохранить — настройка применится сразу. Все новые брони начнут получать письмо.

---

Тестовая отправка

Перед тем как включать письмо на реальных гостей, проверьте его на себе. В правом нижнем углу формы есть кнопка «Отправить тест».

В модальном окне:

• укажите email получателя (по умолчанию пришлёт на ваш собственный),
• увидите превью темы и текста с данными вашего отеля и примером брони (гость Иван Петров, заезд через две недели),
• по кнопке «Отправить тест» письмо уходит в вашу почту реально (если в системе настроены SMTP-ключи).

Если SMTP не настроен — увидите превью без отправки. Это всё равно полезно: проверите, как читается письмо, нет ли опечаток в переменных, выглядит ли подпись.

---

Что важно

• Переменные подставляются автоматически. Если в шаблоне написано {{guest_name}}, в письме появится имя конкретного гостя. Опечатка в имени переменной = текст останется как есть.
• Letter {{checkin_link}} ведёт на онлайн-чек-ин. Гость заполнит паспортные данные за 1 минуту с телефона.
• Welcome — транзакционное письмо. Оно отправляется даже если гость отписан от маркетинговых рассылок (это подтверждение заказа, не реклама).
• Картинки и форматирование. Сейчас письма уходят простым текстом с эмодзи. HTML-форматирование появится в следующем обновлении.

---

Частые вопросы

Гость указал почту с опечаткой — что делать? Письмо не дойдёт (вернётся bounce). Уточните email через звонок и отправьте письмо вручную через раздел Email-маркетинг.

Можно ли отключить welcome для определённого канала (например, Booking)? Сейчас правило одно для всех источников. В ближайшем апдейте появится фильтр «не отправлять для броней с Booking, потому что у них своё письмо».

Когда именно уходит письмо? Сразу после создания брони (sendOffsetHours = 0) или с задержкой, если поставите больше. Очередь обрабатывается каждые 5 минут.

Где смотреть журнал отправок? В карточке брони (раздел «Активность») будет видно, отправлено ли welcome-письмо и когда. Этот раздел добавится в следующем обновлении.