Автоматические письма гостям

Зачем это нужно

Каждая бронь проходит несколько ключевых моментов: гость только что подтвердил заказ, готовится к заезду, или уже выписался. На каждом этапе можно отправить полезное письмо без вмешательства менеджера.

В Hotel OS2 есть 4 встроенных триггерных письма:

| Тип | Когда отправляется | Цель | |---|---|---| | 👋 Welcome | Сразу после создания брони | Подтвердить заказ и снять тревогу гостя | | ⭐ Feedback | Через 24 часа после выезда | Получить отзыв и оценку | | 🛒 Незавершённое | Через 2 часа после старта брони | Вернуть гостя, который не довёл бронь до конца | | 💳 Предоплата | За 48 часов до заезда | Напомнить внести оплату |

---

Где настраивается

В боковом меню откройте Маркетинг → Авто-письма.

Сверху — 4 карточки-таба с триггерами. На каждой видно:

• иконка и название письма,
• когда оно отправляется,
• статус: Вкл (зелёный) или Выкл (серый).

Кликните по нужной карточке — внизу откроется форма редактирования.

---

Как настроить письмо

В форме каждого письма:

1. Тумблер «Отправлять» — главный выключатель. Когда выключено, письма этого типа не уходят.
2. Тема письма — что увидит гость в почте. Можно использовать переменные (например, {{hotel_name}}).
3. Задержка (часы) — через сколько часов после события письмо уходит. Значение по умолчанию подобрано оптимально, но можно поменять.
4. Текст письма — то, что прочтёт гость. Поддерживаются переменные:

- {{guest_name}} — имя гостя - {{hotel_name}} — название отеля - {{check_in_date}} / {{check_out_date}} — даты заезда/выезда - {{room_name}} — название номера - {{total_price}} — итоговая стоимость - {{review_link}} — ссылка на форму отзыва - {{payment_link}} — ссылка на оплату - {{resume_link}} — ссылка завершить незаконченную бронь

Нажмите «Сохранить» — настройка применится сразу.

---

Подсказки

• Стартуйте с одного письма. Сначала включите Welcome — оно самое простое и сразу повышает доверие гостей.
• Меняйте задержку с умом. Если поставите Feedback через 1 час после выезда — гость ещё в дороге и не оценит. 24 часа — золотая середина.
• Не злоупотребляйте. Если включить все 4 типа, гость получит до 4 писем за бронь. Это много — подумайте, нужны ли вам все одновременно.
• Тестируйте на себе. Перед включением сделайте тестовую бронь на свой email и проверьте, как выглядит письмо.

---

Частые вопросы

Как именно отправляются письма? По расписанию: раз в час сервер проходит по всем активным авто-письмам, находит брони, попадающие под условие (по дате и задержке), и отправляет. Если у гостя нет email — письмо пропускается.

Гость отписался от рассылок — получит ли он Welcome? Welcome относится к транзакционным письмам (подтверждение брони) и отправляется всегда. Feedback и Маркетинговые рассылки — только если гость не отписан.

Можно ли увидеть, какие письма уже отправлены? Журнал отправок появится в карточке брони (раздел «Активность») в следующем обновлении.

Письмо ушло не туда / неправильно подставились переменные? Проверьте, что в шаблоне используются переменные ровно в фигурных скобках, например {{guest_name}}. Опечатка в имени переменной приведёт к тому, что текст останется как есть.