Как отменить путёвку с модуля онлайн-бронирования для лагеря

Как отменить путёвку с модуля онлайн-бронирования для лагеря

Зачем это нужно

Зачем правильно оформлять отмену путёвки лагеря? Бывает, что родители оплатили смену через ваш сайт, а потом обстоятельства изменились: ребёнок заболел, семейные дела, отказ от поездки. Иногда наоборот — ребёнок приехал в лагерь, но вынужден уехать раньше окончания смены. Во всех этих случаях нужно правильно оформить отмену или досрочный выезд, чтобы вернуть родителю часть денег и закрыть путёвку в системе.

В Hotel OS2 для этого есть раздел «Сверка путёвок». В нём собраны все путёвки выбранной смены лагеря, и по каждой можно либо полностью отменить бронирование с возвратом, либо отметить досрочный выезд и пересчитать сумму. После окончания смены у вас есть 4 дня, чтобы внести все правки — потом сверка закрывается.

Шаг 1. Откройте раздел «Сверка путёвок»

Перейдите в «Настройки» и в верхней панели вкладок выберите «Сверка путёвок». Над списком есть выбор смены — выберите ту, по которой нужно работать. Справа отображается дата, до которой ещё можно вносить правки.

Если на смену пока нет путёвок — раздел будет пустым. А если смены ещё не созданы — сначала зайдите во вкладку «Смены лагеря» и добавьте смену с датами начала и окончания.

Шаг 2. Отмените путёвку, если смена ещё не началась

Найдите нужную путёвку в списке и нажмите красную кнопку «Отменить путёвку». Откроется окно «Запрос на отмену», в котором нужно заполнить три поля:

• ФИО и должность сотрудника, который запрашивает отмену.
• Причина отмены (например, «семейные обстоятельства» или «отказ родителя»).
• Сумма возврата гостю в рублях. Если по тарифу есть штраф — впишите сумму, которую возвращаете родителю (предоплата минус штраф). Если возвращаете всё — укажите всю предоплаченную сумму.

Нажмите «Отправить запрос». Путёвка получит статус «Отменена», а данные о запросе сохранятся в карточке (кто отменил, по какой причине, какая сумма к возврату).

Шаг 3. Оформите досрочный выезд, если ребёнок покидает лагерь

Если смена уже идёт и ребёнок уезжает раньше срока:

1. В строке путёвки нажмите «Освободил заранее» — система отметит фактическую дату выезда сегодняшним днём.
2. В колонке «Дата выезда (факт)» при необходимости поправьте дату, если ребёнок уехал не сегодня.
3. В колонке «Финальная сумма» укажите, какая сумма остаётся у отеля за фактически прожитые дни. Разница между этой суммой и оплаченной автоматически отправится в возврат родителю.

Шаг 4. Сверьте путёвки после окончания смены

После завершения смены откройте «Сверку путёвок» и пройдитесь по всему списку:

• Проверьте каждую путёвку — соответствует ли реальная дата выезда той, что в системе.
• Где нужно — поставьте фактическую дату выезда и финальную сумму размещения.
• Если путёвка была отменена ещё до смены — она уже помечена красным «Отменена».

У вас есть 4 дня после даты окончания смены, чтобы внести изменения. После этого редактирование закрывается, и наверху появляется предупреждение «Срок сверки истёк».

Подсказки

• Прежде чем отменять путёвку, уточните у родителя реквизиты — возврат должен идти тем же способом, которым была оплата. Если родитель платил картой через виджет — возврат тоже на карту, а не наличными.
• Указывайте причину отмены подробно — это поможет вашему руководителю быстро понять, что происходило с путёвкой, без звонка администратору.
• Если по тарифу штрафа нет — просто перепишите в поле «Сумма возврата» всю предоплаченную сумму, и родитель получит её обратно полностью.
• Не оставляйте сверку «на потом». Через 4 дня после окончания смены поправить путёвку уже нельзя — и если ребёнок уехал на 3 дня раньше, а вы не успели поставить новую дату выезда, родителю не вернут лишние деньги автоматически.

Частые вопросы

Что будет, если я отменю путёвку, по которой родитель уже оплатил всё? Путёвка получит статус «Отменена», в карточке сохранятся ФИО ответственного, причина и сумма возврата. Деньги вы возвращаете родителю выбранным при оплате способом — обычно тем же, которым он оплачивал.

А если ребёнок уехал, а я забыл отметить досрочный выезд? Пока с момента окончания смены не прошло 4 дня — можно зайти в «Сверку путёвок», найти эту путёвку и проставить дату выезда и финальную сумму вручную. Через 4 дня поля заблокированы.

Можно ли отменить уже оплаченную путёвку без возврата денег родителю? Можно: в окне «Запрос на отмену» поставьте «Сумму возврата гостю» равной нулю. Тогда путёвка будет отменена, но деньги останутся у отеля как штраф. Этот вариант используйте только если такое условие прописано в правилах тарифа.

Почему я не вижу свою путёвку в списке? Скорее всего эта путёвка не привязана к смене лагеря. Откройте карточку путёвки и проверьте, выбрана ли в ней смена. Если смена ещё не создана — сначала добавьте её во вкладке «Смены лагеря».

Что произойдёт после того, как я нажму «Отправить запрос»? Бронирование сразу переходит в статус «Отменена». В строке списка появляется отметка «Отменена» с датой. Дальше вы возвращаете деньги родителю выбранным способом и подтверждаете в бухгалтерии.