Шаг 2. Доверенный сотрудник: ключи доступа для уведомлений МВД
Доверенный сотрудник — работник гостиницы, которому руководитель на Госуслугах выдал доверенность на подачу сведений о гостях в МВД. Он сверяет подключённую систему в кабинете организации, заводит в Hotel OS2 всех коллег, которые будут работать с уведомлениями, и выдаёт каждому персональный ключ доступа.
Зачем это нужно. Данные гостей для миграционного учёта в МВД отправляются напрямую через Госуслуги — из раздела «Миграционный учёт». Настройка проходит в несколько шагов: сначала руководитель оформляет доверенность (Шаг 1), затем доверенный сотрудник заводит список тех, кто будет передавать сведения о гостях в МВД.
Каждому такому сотруднику система выдаёт ключ доступа — уникальный код, по которому МВД понимает, кто именно отправил уведомление. Пока ключ не выдан и не применён, сведения о гостях уходить не будут. Если настройка со стороны руководителя уже выполнена, можно переходить к настройке со стороны доверенного сотрудника.
Шаг 1. Откройте раздел с настройками миграционного учёта
Зайдите в систему, откройте «Настройки» и перейдите на вкладку «Миграционный учёт».
Здесь собрано всё, что нужно для передачи сведений в МВД: данные ответственного лица, доверенность руководителя, сотрудники с ключами доступа и подключение Госуслуг.
Шаг 2. Проверьте, что нужная система подключена
Прокрутите страницу до блока «Сотрудники с ключами доступа». В нём указаны название подключённой системы — «Hotel OS2 — миграционный учёт» — и её мнемоника HOTELOS2_MIGRATION.
Это те самые данные, которые нужно сверить с личным кабинетом на портале Госуслуг: в блоке «Сторонние системы» должно быть указано то же название и та же мнемоника. Если названия там нет, значит сведения о вашем объекте ещё не занесены — напишите в поддержку и приложите скан соглашения с МВД, как указано в пункте 5 чек-листа.
Обратите внимание. Если в личном кабинете Госуслуг вкладка «Мои системы» вообще не отображается — вернитесь к инструкции «Шаг 1. Настройка Госуслуг со стороны руководителя» и проверьте настройку ещё раз.
Шаг 3. Добавьте всех сотрудников
Нажмите на кнопку «Добавить сотрудника» и укажите фамилию, имя и отчество. Затем нажмите «Добавить». Заведите таким образом всех, кто будет передавать данные гостей в МВД.
Это поле для полного ФИО сотрудника — так же, как оно написано в доверенности. Кнопка «Добавить» сохраняет сотрудника и сразу выдаёт ему ключ.
Шаг 4. Скопируйте ключ доступа и примените его в настройках
Для каждого сотрудника система создаст ключ доступа — уникальный код. Под ключом указан срок его действия. Список всех сотрудников и их ключей всегда виден на этой же странице.
Кнопка «Скопировать» кладёт ключ в буфер обмена, а «Применить в настройках» подставляет его в поле «Идентификатор сотрудника в Госуслугах» в блоке ниже — останется нажать «Сохранить».
Если срок действия ключа истёк, нажмите «Выдать заново»: сотруднику будет выдан новый ключ на новый срок. Скопируйте новый ключ и снова примените его в настройках — старый работать уже не будет.
Подсказки
- Заводите сотрудников по одному и сразу подписывайте, кто есть кто: список потом
проще сверять с доверенностью.
- Ключ действует полгода. Поставьте себе напоминание за пару недель до окончания
срока — тогда передача сведений не остановится в самый неподходящий момент.
- Если сотрудник уволился или ушёл в долгий отпуск — нажмите «Заблокировать».
Ключ перестанет действовать, но сама запись останется, и её можно вернуть кнопкой «Разблокировать».
- В настройках подключения должен быть указан ключ того сотрудника, от чьего имени
сейчас идёт отправка. Если отправляют по очереди двое — применяйте ключ того, кто работает в смене.
- Кнопка «Удалить» убирает сотрудника вместе с ключом безвозвратно. Если нужно
просто приостановить работу — лучше блокировка.
Частые вопросы
Сколько сотрудников можно добавить? Сколько нужно. Ограничения нет: добавьте всех, кто по доверенности имеет право передавать сведения о гостях в МВД.
Почему я не вижу названия системы в личном кабинете Госуслуг? Значит, данные вашего объекта туда ещё не занесены. Направьте запрос в поддержку и приложите скан соглашения с МВД — после этого система появится в блоке «Сторонние системы».
Что делать, если срок действия ключа истёк? Нажмите «Выдать заново» рядом с сотрудником. Ключ обновится, срок начнётся заново. После этого обязательно примените новый ключ в настройках подключения и сохраните.
Можно ли использовать один ключ на нескольких сотрудников? Нет. Ключ выдаётся персонально, по нему видно, кто именно отправил уведомление. Каждому сотруднику — свой ключ.
Я всё заполнил, но данные в МВД не уходят. Почему? Проверьте три вещи: доверенность руководителя оформлена, ключ сотрудника применён и сохранён в блоке «Подключение Госуслуг», а сам переключатель передачи данных включён. Дальше переходите к инструкции «Шаг 3. Настройка подключения к Госуслугам для миграционного учёта».
Кто такой доверенный сотрудник и зачем ему ключ доступа
Руководитель организации не обязан сам подавать каждое уведомление: на шаге 1 он оформляет на Госуслугах доверенность на сотрудника. С этого момента доверенный сотрудник действует от имени гостиницы.
Ключ доступа нужен, чтобы было видно, кто именно работал с данными гостя. Поэтому:
- ключ выдаётся каждому сотруднику персонально — один ключ на нескольких людей не используют;
- ключ можно перевыпустить кнопкой «Выдать заново», если срок истёк или ключ скомпрометирован;
- уволившемуся сотруднику ключ лучше заблокировать, а не удалять — история его действий сохранится.
Ключ системы и идентификатор сотрудника на Госуслугах: в чём разница
| Что | Где появляется | Для чего |
|---|---|---|
| Название и мнемоника системы (HOTELOS2_MIGRATION) | Hotel OS2 → «Миграционный учёт» → «Сотрудники с ключами доступа» | Сверить с блоком «Сторонние системы» в кабинете организации на Госуслугах |
| Ключ доступа сотрудника (UID) | Выдаёт Hotel OS2 в строке сотрудника | Вести список тех, кто работает с данными гостей |
| Идентификатор сотрудника на Госуслугах | Формирует доверенное лицо на портале Госуслуг | Указывается в блоке «Подключение Госуслуг»; если он оформлен — вписывайте его |
Если в кабинете Госуслуг нет вкладки «Мои системы», значит, доверенность на шаге 1 не оформлена до конца — вернитесь к шагу 1: доверенность руководителя.
Частые ошибки
- Название системы не видно в «Сторонних системах». Данные объекта ещё не занесены — напишите в поддержку и приложите скан соглашения с МВД.
- Срок ключа истёк. Нажмите «Выдать заново», затем снова «Применить в настройках» и сохраните.
- Применён ключ не того сотрудника. В поле подключения должен стоять ключ того, кто работает в смене.
- Сотрудника удалили вместо блокировки. Удаление стирает его вместе с ключом; для паузы используйте «Заблокировать».
- Не поставлена галочка передачи данных. Без неё настройки сохранены, но не используются — это делается на шаге 3.
Частые вопросы
Как сделать сотрудника доверенным лицом на Госуслугах для гостиницы?
Руководитель организации оформляет на него доверенность в кабинете юрлица на Госуслугах (шаг 1). После этого сотрудник получает ключ доступа в Hotel OS2 и добавляет коллег.
Можно ли использовать один ключ доступа на всех сотрудников?
Нет. Ключ персональный: по нему видно, кто именно работал с данными гостя.
Что делать, если срок ключа доступа истёк?
Нажать «Выдать заново» в строке сотрудника, затем применить новый ключ в блоке «Подключение Госуслуг» и сохранить.
Читайте также
Эта статья была полезна?