Настройка смены белья

Настройка смены белья

Зачем это нужно. В гостинице бельё меняют не каждый день и не всем одинаково: в люксе — ежедневно, в стандартном номере — раз в три дня. Держать это в голове горничной или в бумажке на стойке неудобно: кто-то забудет, кто-то поменяет лишний раз, и расход прачечной вырастет.

Чтобы этого не было, периодичность смены белья задаётся один раз — для каждой категории номеров. Дальше считать дни вручную не нужно: когда в номере заводят текущую уборку, система сама смотрит, какой это день проживания, и в нужный день ставит уборке отметку «Смена белья». Горничная сразу видит, в какие номера нести комплект. Отметка появляется только у занятых номеров — если гостя нет, бельё не заказывается.

Обратите внимание: сами текущие уборки на жилые номера система не создаёт — их заводит администратор кнопкой «Задача уборки» в разделе «Хаускипинг». Автоматически считается именно смена белья в момент создания уборки.

Как настроить смену белья

Периодичность задаётся в виде обслуживания «Текущая уборка». Это один из трёх предустановленных видов обслуживания — тот, который используется для жилых номеров.

Шаг 1. Откройте справочник «Виды обслуживания»

Перейдите в раздел «Настройки» → вкладка «Справочники» и в строке «Виды обслуживания» нажмите «Редактировать».

Здесь собраны все справочники отеля. Нам нужен последний — «Виды обслуживания».

В открывшемся списке выберите «Текущую уборку» — просто нажмите на её название.

Обратите внимание: «Текущая уборка» — это уборка жилого номера, в котором гость продолжает жить. Именно к ней и привязана смена белья. В подписи к строке сказано «автоматически назначается на жилые номера» — имеется в виду, что по этим настройкам автоматически считается периодичность уборки и смены белья. Саму задачу уборки по номеру заводит администратор.

Шаг 2. Выберите категорию номера

На странице настроек вы увидите таблицу со всеми категориями номеров. В колонке «Смена белья» показано, как часто её меняют сейчас. Справа от нужной категории нажмите «Редактировать».

Так выглядит таблица: для каждой категории отдельно видно, как часто делается жилая уборка и как часто меняется бельё.

Шаг 3. Настройте периодичность и нажмите «Применить»

В открывшемся окне укажите, каждый какой день проживания менять бельё, и при необходимости поставьте галочку «Начиная со второго дня проживания». Затем нажмите «Применить».

Это поле для периодичности: цифра 3 означает «каждый третий день проживания». Галочка ниже сдвигает отсчёт так, чтобы в день заезда бельё не меняли.

Примеры настроек

Пример 1. В номерах категории «Люкс» жилая уборка и смена белья производятся ежедневно, начиная со второго дня проживания. В настройках проставим: жилая уборка — каждый 1-й день, смена белья — каждый 1-й день, галочка «Начиная со второго дня проживания» включена.

Пример 2. В номерах категории «Стандарт» жилая уборка производится ежедневно, а смена белья — на каждый третий день проживания. В настройках проставим: жилая уборка — каждый 1-й день, смена белья — каждый 3-й день, галочка выключена.

Теперь при создании текущей уборки система сама подставит смену белья по этим настройкам, а уборки со сменой и без смены белья будут по-разному отображаться в разделе «Хаускипинг», в «Плане обслуживания» и в отчёте по обслуживанию номеров.

Как отображается смена белья

В разделе «Хаускипинг», в режиме «Уборки». У уборки, которой положена смена белья, появляется синяя отметка «Смена белья».

Так выглядит уборка со сменой белья: горничная видит отметку прямо в карточке номера.

В «Плане обслуживания». В плане, который можно распечатать или скачать, есть колонка «Смена белья»: «Да» — комплект нужен, «—» — нет.

Такой лист удобно распечатать и отдать горничной на смену. В примере список отфильтрован по виду обслуживания «Текущая уборка» — так в плане остаются только уборки, к которым и привязана смена белья.

В отчёте по обслуживанию номеров. Выберите период, группировку «По виду обслуживания» и раскройте строку «Текущая уборка» — в таблице будет видно, в каких номерах меняли бельё.

По этому отчёту удобно считать расход комплектов за месяц.

Как скорректировать начисление смены белья

Иногда бельё нужно поменять вне графика — например, гость попросил. Начисление можно поправить вручную в конкретном номере.

Шаг 4. Откройте уборку на редактирование

В разделе «Хаускипинг» переключитесь в режим «Уборки» и справа от нужной текущей уборки нажмите «Редактировать».

Шаг 5. Поставьте или снимите галочку «Смена белья»

В окне «Редактирование уборки» добавьте или уберите галочку «Смена белья» и нажмите «Сохранить».

Так выглядит после сохранения: отметка в карточке номера появится или исчезнет сразу, и горничная увидит актуальное задание.

Подсказки

• Смена белья начисляется только для занятых номеров. Если гостя в номере нет, система отметку не поставит — бельё не заказывается.
• Текущие уборки заводит администратор: в разделе «Хаускипинг» нажмите «Задача уборки», выберите номер — галочка «Смена белья» проставится сама, если по настройкам сегодня её день.
• Галочка «Начиная со второго дня проживания» нужна, чтобы не менять бельё в день заезда — оно и так свежее.
• Периодичность можно задать разную для каждой категории: люксам — чаще, стандартам — реже. Это самый простой способ сократить расходы прачечной без потери качества.
• Если поменяли периодичность, уже созданные на сегодня уборки не пересчитываются. Новые настройки применятся к следующим.
• Перед сменой горничных распечатайте «План обслуживания» — там сразу видно, сколько комплектов брать с собой.

Частые вопросы

Как считается «каждый третий день»? День заезда — это первый день проживания, следующий — второй и так далее. При периодичности «каждый 3-й день» бельё поменяют на третий, шестой, девятый день. Если включена галочка «Начиная со второго дня проживания», отсчёт сдвигается на день вперёд.

Что будет, если оставить поле периодичности пустым? Тогда для этой категории бельё автоматически начисляться не будет. Отметку «Смена белья» можно будет ставить вручную в каждой уборке.

Смена белья начислится в пустой номер? Нет. Смена белья считается только для номеров, где в этот день живёт гость: если номер свободен, галочка при создании уборки останется пустой.

Можно ли отменить смену белья в одном конкретном номере? Да. Откройте уборку на редактирование и снимите галочку «Смена белья» — настройки категории при этом не изменятся.

Где посмотреть, сколько комплектов ушло за месяц? В разделе «Хаускипинг» откройте вкладку «Отчёт», задайте период, выберите группировку «По виду обслуживания» и раскройте «Текущую уборку». Данные можно выгрузить файлом.