Как гостинице отменить бронирование с сайта

Как гостинице отменить бронирование с сайта

Зачем это нужно. Гость позвонил и попросил отменить бронь, оформленную на вашем сайте, или сам не приехал. Отменить такую бронь может сотрудник отеля — система сама посчитает, сколько можно удержать и сколько вернуть по закону, а гостю уйдёт письмо об отмене.

В этой статье — как отменить бронирование, созданное в модуле бронирования на сайте отеля, и что происходит с оплатой.

Как отменить бронирование с сайта

Шаг 1. Найдите бронирование

Откройте раздел «Бронирования». Чтобы увидеть только брони с сайта, в фильтре источников выберите «Сайт». Найти конкретную бронь можно по номеру, имени гостя или телефону в строке поиска.

Шаг 2. Откройте карту бронирования

Нажмите на строку брони — справа откроется карта бронирования.

Шаг 3. Нажмите «Отменить»

Шаг 4. Укажите причину и подтвердите отмену

В окне «Отмена бронирования» выберите причину из списка:

• отмена гостем;
• изменение планов;
• нашёл другой вариант;
• слишком дорого;
• форс-мажор;
• ошибка бронирования;
• отмена отелем.

Или введите свою причину в поле ниже. Если по брони уже есть оплата, окно напомнит о ней. Нажмите «Отменить бронь».

Если отмена прошла успешно:

• бронь получает статус «Отменено» и освобождает номер;
• в карте брони сохраняются причина отмены и расчёт по оплате;
• гостю на электронную почту уходит письмо об отмене бронирования.

Что происходит с оплатой

При отмене система сама считает, сколько отель может удержать и сколько должен вернуть гостю. Расчёт выводится в карте брони сразу под номером бронирования.

Расчёт учитывает правило отмены отеля и закон:

• Отмена раньше дня заезда — плата возвращается в полном размере. Так требует пункт 16 Правил предоставления гостиничных услуг (постановление Правительства РФ № 1912).
• Отмена в бесплатный период по правилу отеля — удержание не начисляется, оплата возвращается полностью.
• Отмена в день заезда или незаезд — удерживается сумма по правилу отеля, но не больше стоимости суток проживания. Даже если в правиле указано 100 %, система удержит не больше суток, а остальное отметит к возврату. Стоимость услуг (трансфер, экскурсии) в расчёт суток не входит.

Возврат денег сотрудник проводит сам: в блоке «Счета по бронированию» карты брони нажмите «Оформить возврат» напротив оплаченного счёта. В поле «Сумма возврата» уже подставлена оплаченная сумма — оставьте её или укажите сумму из расчёта. Если гость оплачивал часть брони баллами лояльности, расчёт подскажет, сколько баллов вернуть гостю корректировкой баллов.

Подсказки

• Всегда указывайте причину отмены. По ней строится отчёт «Отмены бронирований» — видно, почему гости отказываются от броней.
• Сверяйте сумму возврата с расчётом в карте брони. Расчёт уже учитывает законный предел удержания.
• Ошиблись с отменой? Бронь можно восстановить — подробнее в статье «Как восстановить отменённое бронирование».

Частые вопросы

Можно ли удержать с гостя всю стоимость брони при поздней отмене? Нет. Закон разрешает удержать плату за фактический простой номера, но не больше чем за сутки. Система применяет этот предел автоматически.

Гость отменил бронь раньше дня заезда — сколько ему вернуть? Всю внесённую сумму. При отмене раньше дня заезда плата возвращается в полном размере.

Деньги вернутся гостю автоматически? Нет. Система считает сумму к возврату, а сам возврат оформляет сотрудник кнопкой «Оформить возврат» в блоке «Счета по бронированию».

Узнает ли гость об отмене? Да. Если в брони указан email гостя, ему автоматически уходит письмо об отмене бронирования.