Поздравление гостя с днём рождения от отеля: тексты и автоматическая рассылка
Поздравление гостя с днём рождения от отеля — короткое личное письмо в день рождения: имя гостя, тёплые слова от команды и, если отель хочет, подарок — промокод на следующий приезд. В Hotel OS2 такое письмо уходит автоматически раз в год, если в карточке гостя есть дата рождения и email.
Как настроить email-рассылку «Поздравление с днем рождения»
Зачем это нужно: день рождения гостя — один из лучших поводов дать о себе знать. Тёплое поздравление с именем гостя и небольшим подарком (например, скидочным промокодом) создаёт ощущение личного внимания со стороны отеля. Гость видит, что его помнят, и с большей вероятностью выберет ваш отель при следующем бронировании.
Система отправляет поздравление автоматически — один раз в год, прямо в день рождения гостя. Вам не нужно ничего отслеживать вручную: достаточно один раз настроить рассылку и она будет работать сама.
Шаг 1. Откройте раздел «Авто-письма»
В левом меню нажмите на группу «Маркетинг», затем выберите «Авто-письма». Откроется страница со всеми автоматическими рассылками отеля.
Найдите карточку «Поздравление с Днём Рождения» (значок 🎂). Карточка расположена в последней колонке — «Повторное приглашение».
Нажмите на карточку, чтобы открыть настройки этой рассылки.
Шаг 2. Настройте условия рассылки и отправителя
После нажатия на карточку появится блок «Условия рассылки».
Время отправки задано автоматически — «В день рождения гостя» — и не требует дополнительных настроек.
В блоке «Отправитель и тема» заполните:
- Имя отправителя — как будет называться отправитель в почтовом ящике гостя. Например: «Служба гостеприимства» или «Команда отеля Лазурный». Если оставить пустым — будет использоваться название отеля.
- Скрытая копия (BCC) — если хотите, чтобы копия каждого поздравления приходила на внутренний ящик отеля (например, администратора). Не обязательно.
- Email для ответа гостей (reply-to) — на какой адрес придут ответы, если гость нажмёт «Ответить». Укажите ящик службы бронирования или ресепшена.
Шаг 3. Оформите письмо
Ниже расположены поля «Тема письма» и «Текст письма».
Тема письма — это строка, которую гость увидит в папке «Входящие». По умолчанию стоит «С Днём Рождения, имя гостя! 🎂». Вы можете изменить её под стиль вашего отеля.
Текст письма — основное содержание поздравления. Внутри текста используются переменные в фигурных скобках — они автоматически заменяются реальными данными при отправке: имя гостя, название отеля, промокод.
Если хотите подарить имениннику скидку — выберите нужный промокод в поле «Прикрепить промокод» и убедитесь, что в тексте письма стоит переменная «промокод» (она уже есть в шаблоне по умолчанию).
Шаг 4. Сохраните и активируйте рассылку
Убедитесь, что переключатель «Отправлять» включён (он должен быть синим). Если переключатель серый — рассылка отключена и письма не будут уходить.
Нажмите кнопку «Сохранить».
После сохранения система будет автоматически проверять день рождения каждого гостя и отправлять поздравление в нужный день.
На заметку. Чтобы поздравление ушло, у гостя в карточке должна быть указана дата рождения и email. Если какого-то из полей нет — письмо не отправится. Проверить и добавить данные гостя можно в разделе «Гости».
Подсказки
- Персонализация работает лучше, чем массовая реклама: гость, получивший поздравление со своим именем, запомнит отель надолго.
- Если хотите проверить, как выглядит письмо — нажмите кнопку «Отправить тест» перед сохранением. Система пришлёт пример с заменёнными данными.
- Промокод для именинников лучше сделать с ограниченным сроком действия (например, 30 дней), чтобы мотивировать быстро забронировать.
- Текст письма можно редактировать в любое время — изменения применятся к следующим отправкам.
Частые вопросы
Откуда система знает день рождения гостя? Из карточки гостя в разделе «Гости». Если при бронировании гость заполнял анкету с датой рождения — она попадает туда автоматически. Дату также можно добавить вручную.
Можно ли не прикреплять промокод? Да, промокод необязателен. Можно просто отправить тёплое поздравление без скидки.
Как проверить, что рассылка настроена правильно? Нажмите «Отправить тест» — система пришлёт пример письма на указанный email с заменёнными данными. Вы сразу увидите, что получит реальный гость.
Гость не получил поздравление — что случилось? Проверьте три условия: 1) указан ли email в карточке гостя, 2) включён ли переключатель «Отправлять», 3) указана ли дата рождения в карточке. Все три должны быть выполнены.
Можно ли остановить рассылку? Да — достаточно перевести переключатель «Отправлять» в положение «выключено» и нажать «Сохранить». Больше никаких поздравлений уходить не будет.
3 готовых текста поздравления
Скопируйте и подставьте своё. Переменные в фигурных скобках система заменит сама.
1. Короткий
Тема: С днём рождения, {{guest_name}}!
{{guest_name}}, команда {{hotel_name}} поздравляет вас с днём рождения! Желаем тёплых встреч, новых путешествий и мест, куда хочется возвращаться. Будем рады снова видеть вас в гостях.
2. С промокодом
Тема: {{guest_name}}, подарок ко дню рождения от {{hotel_name}}
{{guest_name}}, с днём рождения! В честь праздника дарим вам промокод {{promo_code}} на бронирование на нашем сайте. Он действует 30 дней — выберите даты, когда захочется отдохнуть. С любовью, команда {{hotel_name}}.
3. Для постоянного гостя
Тема: С днём рождения от тех, кто вас помнит
{{guest_name}}, вы уже не раз были у нас, и мы искренне рады, что вы выбираете {{hotel_name}}. Поздравляем с днём рождения! Пусть этот год будет щедрым на хорошие поездки. Ваш любимый номер ждёт — напишите нам, и мы постараемся сделать следующий приезд особенным.
Обещайте только то, что отель действительно даст: если промокода нет, используйте первый или третий текст.
Что нужно, чтобы поздравление ушло
- Дата рождения в карточке гостя. Без неё система не знает, когда писать. Дату удобно собирать при онлайн-регистрации или на стойке.
- Email гостя. Письмо уходит только на почту.
- Согласие на рассылку. Поздравление с подарком или промокодом — это реклама. По ч. 1 ст. 18 закона «О рекламе» рекламу по сетям электросвязи можно отправлять только с предварительного согласия адресата, поэтому промокод шлите тем, кто такое согласие дал. Простое поздравление без предложений — мягкий случай, но и его стоит отправлять только гостям, не отписавшимся от писем.
- Включённый переключатель «Отправлять». Серый — письма не уходят.
Проверить данные гостя можно в разделе «Гости», а отписку от рассылок — в статье как гостю отписаться от рассылок отеля.
Частые вопросы
Как поздравить гостя отеля с днём рождения?
Отправьте короткое личное письмо в сам день рождения: имя гостя, пожелание и приглашение снова приехать. В Hotel OS2 это делает автоматическая рассылка «Поздравление с Днём Рождения».
Когда уходит поздравление?
В день рождения гостя, один раз в год. Время отправки задано автоматически.
Почему гостю не пришло поздравление?
В карточке гостя нет даты рождения или email, либо рассылка выключена переключателем «Отправлять».
Можно ли подарить имениннику скидку?
Да: прикрепите промокод в поле «Прикрепить промокод» и оставьте в тексте переменную промокода. Лучше ограничить срок действия, например 30 днями.
Читайте также
Эта статья была полезна?