Как настроить рассылку «Работа с негарантированными бронированиями»

Как настроить рассылку «Работа с негарантированными бронированиями»

Зачем это нужно

Зачем уговаривать гостя оплатить заранее, если он и так забронировал? Когда гость выбрал «оплату при заселении», номер за ним по сути не закреплён деньгами. Если он не приедет — отель теряет ночь, которую можно было продать кому-то ещё. А если приедет — на стойке всё равно сюрприз: предоплаты нет, гарантий нет, заселение растягивается.

Эта рассылка вежливо напоминает гостю за сутки до заезда: «внесите предоплату — и номер точно будет вас ждать». Гость получает письмо со ссылкой на оплату и одной кнопкой превращает «возможно приеду» в гарантированную бронь. Отелю — спокойствие и плановая выручка, гостю — уверенность, что номер не отдадут другому.

Шаг 1. Откройте раздел «Автоматические письма»

В левом меню разверните группу «Маркетинг» и выберите пункт «Авто-письма» — откроется раздел «Автоматические письма». Появится экран с цветными карточками — это все типы автоматических писем, которые отель может настроить под себя.

Найдите карточку «Работа с негарантированными бронированиями» — она крайняя справа в ряду. Нажмите на неё, чтобы открыть настройки.

Шаг 2. Включите рассылку

В правом верхнем углу формы есть переключатель «Отправлять». По умолчанию он выключен — пока вы его не включите, гостям ничего не уйдёт. Это сделано специально: можно спокойно подобрать текст, посмотреть пример и только потом запускать.

Передвиньте переключатель в положение «вкл».

Шаг 3. Настройте тему и время отправки

Под названием рассылки вы увидите два поля:

• Тема письма — это то, что гость увидит в списке входящих. По умолчанию подставится «Гарантируйте бронь в [название отеля] — внесите предоплату». Можно переписать на свой вкус.
• Задержка (часы) — за сколько часов до заезда уйдёт письмо. По умолчанию 24 (за сутки). Если хотите напомнить за двое суток — поставьте 48.

В тему и в текст можно вставлять подстановки в двойных фигурных скобках — например, имя гостя или дата заезда — они автоматически заменятся данными конкретного гостя.

Шаг 4. Подготовьте текст

В большом поле «Текст письма» уже подставлен готовый шаблон: приветствие, объяснение зачем нужна предоплата, кнопка оплаты, ссылка на менеджера. Прочитайте его и подправьте под голос вашего отеля — например, замените «Будем рады видеть вас» на что-то более тёплое или официальное.

Доступные подстановки перечислены прямо под полем — имя гостя, название отеля, дата заезда, ссылка на оплату и другие. Главное — не удаляйте подстановку со ссылкой на оплату: именно там гость нажмёт кнопку и оплатит.

При желании прикрепите промокод из списка — он подставится в тексте автоматически. Хороший повод дать небольшую скидку «за то, что согласились заплатить заранее».

Шаг 5. Проверьте и сохраните

Нажмите кнопку «Отправить тест» внизу формы. Укажите свой email — придёт письмо в точности таким, каким его увидит гость. Это лучший способ убедиться, что текст звучит как надо и все подстановки сработали.

Когда всё нравится — жмите «Сохранить». Если переключатель «Отправлять» включён, рассылка начинает работать сразу: первое подходящее письмо уйдёт ближайшему гостю с негарантированной бронью.

Подсказки

• Не давите. Цель — не «выбить деньги», а помочь гостю принять удобное решение. Тон письма должен быть дружелюбным, а не угрожающим.
• Используйте промокод как пряник. Маленькая скидка 5–10% за раннюю оплату работает гораздо лучше, чем просто просьба.
• Не дублируйте напоминание о предоплате. Если у вас уже включена рассылка «Напоминание о предоплате» — она для тех, у кого предоплата по тарифу обязательна. А эта — только для гостей, выбравших «оплата при заселении». Они не пересекаются.
• Проверяйте отчёты раз в неделю. В разделе «Email-маркетинг» видно, сколько писем ушло и кто перешёл по ссылке. По этому быстро понятно, работает текст или его пора освежить.

Частые вопросы

Кому именно уйдёт письмо? Только гостям, которые забронировали онлайн и выбрали способ оплаты «при заселении». Гости с предоплатой или оплаченной бронью эту рассылку не получают.

Что будет, если бронь создана за час до заезда — письмо уйдёт? Да. Если по настройкам письмо должно было уйти за сутки, а гость забронировал позже — оно отправится сразу после создания брони, чтобы не пропустить момент.

Можно ли отключить рассылку, не теряя текст? Да. Передвиньте переключатель «Отправлять» в положение «выкл» — текст и настройки сохранятся, отправка просто остановится. Включить обратно можно в один клик.

Что произойдёт, если гость оплатит сразу после получения письма? Бронь автоматически перейдёт в статус «гарантирована», ссылка на оплату станет неактивной. Повторных писем по этой брони не будет.

Можно ли поменять кнопку «Оплатить» на что-то другое? Сама кнопка появляется на месте подстановки со ссылкой на оплату. Слово над кнопкой и фразу-приглашение можно переписать как угодно — например «Закрепить номер за мной» вместо «Оплатить сейчас».