Ежедневный реестр ближайших заездов
Как настроить автоматическую ежедневную рассылку на email со списком предстоящих заездов
Ежедневный реестр ближайших заездов
Зачем это нужно? Каждое утро управляющий или администратор должен знать: кто приедет сегодня или завтра, в какой номер, с какой предоплатой и откуда гость. Искать это вручную по списку броней — долго и ненадёжно. Ежедневный реестр ближайших заездов решает задачу автоматически: в нужное время на почту приходит готовое письмо с таблицей всех предстоящих заездов.
Это особенно удобно, если несколько человек встречают гостей посменно — каждый получает письмо и уже знает, кого ждать, не заходя лишний раз в систему.
Шаг 1. Укажите email для получения реестра
Откройте раздел Настройки (значок шестерёнки в левом меню). Прокрутите страницу до блока с полями названия и контактов отеля. Найдите поле Email для уведомлений о бронировании и введите адрес, на который будет приходить реестр. Это может быть личная почта администратора или общий ящик вашей службы приёма.
Ниже поля нажмите ссылку ∨ Настроить отправку реестров на email — откроются дополнительные параметры.
Шаг 2. Включите отправку и настройте параметры
Поставьте галочку Отправлять на email — появятся поля настройки.
Время отправки реестра — во сколько письмо должно прийти. По умолчанию 07:00 — как раз к началу рабочего дня.
Брони с датой заезда — диапазон, за который собираются брони. По умолчанию: с начала завтрашнего дня по начало послезавтрашнего дня. Это значит, что реестр содержит всех гостей, заезжающих завтра. Вы можете расширить диапазон — например, с завтрашнего по послезавтрашний день, чтобы видеть сразу два дня вперёд.
При отсутствии броней в отчёте — Уведомлять — если галочка стоит, письмо придёт даже когда заездов нет (с сообщением «За отчётный период броней нет»). Удобно, чтобы убедиться, что система работает.
Шаг 3. Сохраните изменения
Нажмите кнопку Сохранить изменения. Готово — система запомнит настройки и будет автоматически отправлять реестр каждый день в указанное время.
Как выглядит письмо
Письмо приходит с темой «Реестр ближайших заездов» и содержит таблицу с активными бронями в указанном диапазоне. В таблице видно:
- статус и номер брони
- ФИО гостя
- категория и номер комнаты
- даты заезда и выезда, количество ночей
- итоговая цена и предоплата
- источник бронирования (прямое, с сайта, через посредника)
- примечание к брони
Подсказки
Совет. Если вы хотите получать реестр не только на один адрес, зарегистрируйте общий ящик смены (например, reception@hotel.ru) и добавьте его адрес в настройку.
На заметку. Реестр содержит только активные брони — подтверждённые, ожидающие и уже заселённые. Отменённые брони в список не попадают.
Подсказка. Если вы работаете в нескольких сменах, попробуйте настроить время отправки под ваш рабочий день — например, в 06:30, чтобы реестр уже ждал вас к открытию.
Частые вопросы
Можно ли получать реестр два раза в день? Пока настройка поддерживает одно время отправки в сутки. Для дополнительных уведомлений используйте раздел «Уведомления».
Письмо не приходит — что делать? Проверьте, что в поле «Email для уведомлений о бронировании» указан правильный адрес и стоит галочка «Отправлять на email». Убедитесь, что письма не попали в папку «Спам».
Можно ли указать разный диапазон для разных дней недели? Нет, диапазон задаётся единый для всех дней. Если нужно видеть больше броней — расширьте диапазон до двух дней.
Что значит «с завтрашнего по послезавтрашний день»? Это диапазон для дат заезда. Например, если сегодня понедельник, письмо будет содержать всех гостей, заезжающих во вторник.
Реестр содержит старые брони — почему? Реестр собирает брони по дате заезда, которая попадает в указанный диапазон. Если бронь была создана давно, но заезд — завтра, она всё равно появится в письме.
Эта статья была полезна?