Как заменить гостя в групповом бронировании

Как заменить гостя в групповом бронировании

Зачем это нужно

Зачем менять гостя в уже созданной брони? В групповых бронях часто бывает, что один из гостей в последний момент не приезжает — вместо него едет коллега, родственник или друг. Чтобы документы, регистрация и счёт оформились на правильного человека, в брони нужно заменить гостя. Так администратор не путается в фамилиях, бухгалтерия не возвращает чек, а гость сразу получает корректное подтверждение.

Замена одного гостя в брони не ломает остальные комнаты группы — счета, оплаты, тариф и даты остаются как были. Меняется только профиль человека, который проживает в конкретной комнате.

Шаг 1. Откройте бронь, в которой нужно поменять гостя

В разделе «Бронирования» (или прямо в шахматке) кликните по нужной строке группы. Откроется боковая карточка брони. Найдите блок «Заказчик» и нажмите на кнопку «Заменить заказчика» справа от заголовка.

Шаг 2. Найдите гостя в базе

Появится поле поиска. Начните вводить фамилию — система покажет всех гостей, которые уже жили у вас раньше. Если нужный человек в списке — кликните по нему, бронь сразу перепривяжется к этому профилю.

Шаг 3. Если гостя ещё нет в базе — добавьте нового

Под списком есть кнопка «+ Добавить нового гостя». Она нужна, когда человек у вас впервые: нет смысла идти в раздел «Гости» отдельно, заполнять анкету и возвращаться.

Шаг 4. Заполните фамилию, имя и телефон

Откроется короткая форма прямо в карточке брони. Достаточно фамилии и имени, телефон — по желанию (но лучше указать, чтобы потом легко найти профиль).

Шаг 5. Нажмите «Готово»

Профиль гостя создастся, и бронь сразу же перепривяжется к новому человеку. Карточка брони закроет форму и покажет обновлённые данные — это и есть подтверждение, что замена применилась. Отдельно нажимать «Сохранить» не нужно: в Hotel OS2 изменения в брони сохраняются автоматически.

Подсказки

• Замена работает в любой брони — и в обычной, и в любой комнате группы. Группа от этого не разваливается, остальные комнаты остаются на своих гостях.
• Если ошиблись с выбором — нажмите «Заменить заказчика» ещё раз и поставьте правильный профиль. Прошлый при этом не удаляется из базы, он остаётся в разделе «Гости».
• Перед заменой проверьте, нет ли в базе двух похожих профилей одного человека (например, «Иванов И.И.» и «Иванов Иван»). Если нашли — лучше сначала объединить их в разделе «Гости», а потом уже привязывать к брони.
• Телефон в форме нового гостя можно вводить в любом удобном формате с плюсом и пробелами — система примет и +7 (999) 123-45-67, и 89991234567.

Частые вопросы

Что будет со старым гостем после замены? Ничего страшного. Его профиль остаётся в базе — со всей историей прошлых заездов, тегами и заметками. Просто эта бронь больше не привязана к нему.

Заменится ли гость во всех комнатах группы? Нет. Каждая комната — отдельная бронь, замена касается только одной выбранной. Если надо поменять гостей в нескольких комнатах — повторите процедуру в каждой.

Нужно ли потом переоформлять документы? Да. После замены гостя сформируйте заново анкету, согласие на обработку данных и регистрационную карту — кнопки документов на месте, в той же карточке брони.

Можно ли заменить гостя в брони, которая уже заселена? Можно, пока бронь не закрыта (не выехала и не отменена). В уже закрытой брони кнопка «Заменить заказчика» не показывается — историю изменять нельзя.

А если гость уехал, не отдав документы — и заменить его не получается? Откройте бронь и проверьте её статус. Если статус «Выехал» — кнопки замены не будет. В этом случае оставьте бронь как есть, а нового гостя оформляйте новой бронью.