Что видит и что не видит сотрудник с ролью «Ресепшион» в Hotel OS2. Как создать учётную запись администратора стойки регистрации и как изменить уровень доступа.

Уровень доступа «Ресепшион»

Зачем нужен уровень доступа «Ресепшион»? Администратор гостиницы — сотрудник стойки регистрации — должен видеть именно те разделы, которые нужны ему для работы: шахматку, бронирования, профили гостей, хаускипинг. При этом настройки отеля, тарифная сетка и финансовая аналитика должны оставаться в руках управляющего.

Уровень доступа «Ресепшион» создан именно для этого: он открывает всё необходимое для ежедневной работы на ресепшен и закрывает то, что трогать не нужно. Это защищает отель от случайных изменений и помогает сотруднику сосредоточиться на главном — качественном обслуживании гостей.

Шаг 1 — Какие разделы доступны сотруднику с ролью «Ресепшион»

Когда сотрудник заходит в Hotel OS2 под учётной записью с ролью «Ресепшион», он видит следующие разделы:

Работа с номерами и бронированиями:

Главная — стартовая страница с лентой уведомлений и ключевыми показателями дня.
Шахматка — сетка броней по дням. Администратор может вносить изменения в существующие бронирования, оформлять заезды и выезды.
Служба приёма — оперативный список прибывающих, проживающих и выезжающих гостей.
Бронирования — полный список броней с фильтрами по дате и статусу.
Доступность — карта занятости номерного фонда.
Номера — справочник номеров с их характеристиками.

Гости и коммуникации:

Гости — профили гостей: история проживания, предпочтения, контактные данные.
Компании — справочник корпоративных клиентов и агентств.
Заметки — внутренние указания и пометки для персонала.
Чаты с гостями — переписка с гостями в мессенджерах.

Сервисные разделы:

Хаускипинг — статус уборки номеров, задачи горничным.
Замки — управление электронными замками (если подключены).
SMS — отправка текстовых сообщений гостям.
Программа лояльности — просмотр баллов и статуса гостя.
Сертификаты — подарочные сертификаты.

Раздел «Сотрудники» — здесь создаётся и управляется персонал отеля

Здесь видны все сотрудники отеля. Нажмите «Добавить сотрудника», чтобы создать учётную запись для нового администратора ресепшен.

Шаг 2 — Как добавить сотрудника с доступом «Ресепшион»

Перейдите в раздел «Сотрудники» — он находится в боковом меню. Нажмите кнопку «Добавить сотрудника» в правом верхнем углу страницы.

В открывшемся окне заполните поля:

Имя и фамилия — как будет отображаться в системе.
Email — адрес электронной почты, он же логин для входа.
Пароль — придумайте или сгенерируйте надёжный пароль и передайте сотруднику.
Роль — выберите из списка «Ресепшион».
Телефон и должность — необязательно, но удобно для поиска.

Форма добавления нового сотрудника — выбор роли «Ресепшион»

В поле «Роль» выберите «Ресепшион» — именно этот уровень доступа предназначен для сотрудников стойки регистрации. Нажмите «Создать».

Шаг 3 — Какие разделы недоступны

Сотрудник с ролью «Ресепшион» не видит следующие разделы:

Настройки — изменение параметров отеля, тарифной сетки, интеграций.
Тарифы и скидки — все настройки ценообразования.
Аналитика — финансовая отчётность и статистические данные.
Маркетинг — рассылки, акции, репутация, онлайн-продажи.
Каналы и интеграции — подключение OTA и внешних сервисов.
Сотрудники — он не может создавать или удалять других пользователей.

Это позволяет защитить чувствительные данные и настройки от случайного изменения.

Шаг 4 — Как изменить уровень доступа

Если нужно повысить или изменить роль сотрудника, нажмите «Изменить» на карточке нужного сотрудника в разделе «Сотрудники». В открывшемся окне выберите новую роль из выпадающего списка и нажмите «Сохранить».

Редактирование сотрудника — смена уровня доступа

Изменение вступает в силу немедленно: при следующем входе сотрудник увидит новый набор разделов.

Подсказки

Совет: Если администратор ресепшен должен работать сразу с несколькими объектами размещения, откройте форму редактирования его учётной записи и в разделе «Объекты размещения» отметьте все нужные объекты. Уровень доступа будет одинаковым для всех.

На заметку: Если сотрудник временно не работает (отпуск, увольнение), не удаляйте его учётную запись — нажмите «Деактивировать». История действий сохранится, а при необходимости можно быстро восстановить доступ.

Частые вопросы

Может ли администратор ресепшен удалять бронирования? Нет. Сотрудник с ролью «Ресепшион» может редактировать и выселять гостей, но не может удалять бронирования — это сделано намеренно для защиты данных.

Администратор видит стоимость броней? Да, стоимость конкретной брони видна в карточке бронирования. Однако сводная финансовая аналитика (выручка, загрузка, сравнение периодов) недоступна.

Как разрешить администратору ресепшен доступ к тарифам? Для этого нужно изменить роль на «Менеджер» — эта роль даёт более широкий доступ, включая тарифы. Или обратитесь к управляющему для обсуждения подходящего уровня доступа.

Что произойдёт, если сотрудник попытается зайти в недоступный раздел? Он просто не увидит этот пункт в меню — система скрывает разделы, к которым нет доступа, а не показывает заблокированные страницы.

Можно ли создать несколько сотрудников с ролью «Ресепшион»? Да, без ограничений. Каждый администратор получает свою учётную запись, и их действия в системе фиксируются отдельно.

Уровень доступа «Ресепшион»