Особенности интеграции с системой управления 1С: Отель

Особенности интеграции с системой управления 1С: Отель

Зачем это нужно. Если у вас установлена система управления «1С: Отель», в Hotel OS2 есть отдельный раздел, где собрано всё, что относится к работе с ней: какая система управления выбрана, логин, пароль и код отеля для связи, коды категорий, тарифов и услуг, журнал доступности и журнал доставки броней. Это рабочее место администратора: здесь вы ведёте настройки связи, сверяете коды и разбираете брони, которые нужно завести в «1С: Отель».

Сразу о главном, чтобы не было неожиданностей: автоматического обмена данными между Hotel OS2 и «1С: Отель» сейчас нет. Цены и свободные номера из системы управления в онлайн-продажи не приходят, брони из онлайн-продаж в неё не уходят. Всё, что описано ниже, — это настройки и журналы на стороне Hotel OS2. Брони из виджета и каналов нужно заводить в «1С: Отель» самостоятельно, а цены и ограничения вести в разделах «Тарифы» и «Доступность».

Ещё одна деталь: связь настраивается только с серверной версией «1С: Отель», с файловой версией её не делают.

Что вы ведёте в этом разделе

• Выбор системы управления и состояние связи. Какая АСУ указана у отеля и какой у неё статус.
• Реквизиты подключения. Логин, пароль и код отеля — те же значения нужно вписать в настройки «1С: Отель».
• Коды справочников. Свой код есть у каждой категории номера, тарифа, дополнительной услуги, блока доступности и трансфера. Все коды собраны на одной вкладке, их можно выгрузить файлом.
• Журнал доступности. История проверок связи: когда проверяли, что получилось.
• Журнал доставки броней и недоставленные брони. Список броней, по которым Hotel OS2 отметил, что их нужно передать в систему управления, с причинами и статусами.

Важно помнить: цены и брони в обе стороны переносит сотрудник. Ни отмена в «1С: Отель» не гасит бронь в онлайн-продажах, ни отмена в онлайн-продажах не доходит до «1С: Отель».

Шаг 1. Проверьте состояние связи

Откройте «Настройки» → вкладку «Состояние интеграции». Здесь видно, с какой системой управления связан отель. Кнопка «Проверить состояние» ставит статус и время последней проверки: если всё заполнено, статус будет «Работает корректно».

Здесь: 1 — ваша система управления, у нас выбрана «1С:Отель»; 2 — статус связи; 3 — строка «Тип обмена данными», в ней стоит «Получение данных из системы управления (pull)». Английское слово pull значит «забирать»: раздел рассчитан на то, чтобы данные шли из «1С: Отель» в Hotel OS2, а не наоборот. Ниже видно время последней проверки и сколько броней ждут ручного разбора.

Если статус не «Работает корректно», проверьте:

1. Выбрана ли система управления и заполнены ли логин, пароль и код отеля в «Основных настройках».
2. Те же ли значения указаны на стороне «1С: Отель».
3. Нажмите «Проверить состояние» ещё раз — статус обновится.

Шаг 2. Посмотрите историю связи

История всех проверок связи собрана на вкладке «Журнал доступности» — каждое нажатие «Проверить состояние» оставляет здесь строку.

Здесь: 1 — кнопка «Обновить», она перечитывает список; 2 — запись журнала: дата и время, статус и короткое описание того, что произошло. По журналу удобно вспомнить, когда настройки связи меняли в последний раз.

Журнал хранит всю историю, в том числе смену системы управления. Поэтому в старых строках может стоять другая АСУ — на нашем кадре это «Opera / Опера», которая была выбрана у отеля раньше. Ориентируйтесь на верхние, самые свежие записи.

Шаг 3. Заполните основные настройки

Логин, пароль и код отеля выдаёт служба поддержки при подключении. Эти же значения нужно вписать в настройки «1С: Отель», чтобы обе стороны говорили об одном и том же объекте.

Здесь: 1 — код отеля; 2 — кнопка сохранения. Логин и пароль заполняются в соседних полях того же блока. Пароль скрыт точками, но его можно показать значком глаза, чтобы сверить символы.

Шаг 4. Разберитесь с кодами

Чтобы система управления и онлайн-продажи понимали друг друга, у каждой категории номера, тарифа, дополнительной услуги и трансфера есть свой код. Его прописывают в настройках «1С: Отель». Свой код можно увидеть в настройках тарифа, в категории номера, в блоке доступности, в дополнительной услуге и в трансфере, а все коды сразу собраны на вкладке «Справочники АСУ».

Здесь: 1 — кнопка «Экспорт в XLSX»: она выгружает все коды одним файлом, его удобно открыть в таблице и перенести значения в систему управления; 2 — название справочника, по нему можно провалиться внутрь и посмотреть коды по одному. Рядом видно, сколько кодов уже выгружено и когда справочник обновлялся в последний раз.

Учтите: дополнительные услуги в «1С: Отель» кодируются начиная с версии 8.3.1.4 — в более старых сборках им просто некуда вписать код.

Шаг 5. Настройте комментарии и параметры доставки

Вкладка «Доставка броней» отвечает за то, как Hotel OS2 помечает брони для переноса в систему управления.

Комментарии. Это текст, который автоматически добавляется к брони из разных источников продаж — его же вы переносите в «1С: Отель». В комментариях есть переменные — они сами подставляют значения из брони. Шаблоны собраны на вкладке «Шаблоны комментариев».

Здесь: 1 — кнопка «Добавить комментарий», ею вы заводите новый шаблон; 2 — список шаблонов. Готовых шаблонов у нового отеля нет — пока список пуст, здесь стоит подсказка. Созданный шаблон можно отредактировать или выключить переключателем, чтобы он не добавлялся к броням. В форме шаблона есть ссылка «Таблица переменных» — она покажет, что можно подставить в текст, — и «Предпросмотр комментария»: она покажет, как текст будет выглядеть после подстановки.

Параметры доставки. Иногда гости меняют бронь: даты, категорию номера и так далее — это называется модификацией брони. На вкладке «Параметры доставки» отметьте, какие изменения вы считаете отработанными, а какие хотите видеть в списке «Не доставленные в АСУ» — это ваш рабочий список того, что нужно поправить в «1С: Отель».

Здесь: 1 — список изменений брони: галочка стоит — такое изменение в журнале получит статус «Успешно»; галочки нет — бронь попадёт в журнал со статусом «Ошибка» и в список недоставленных, чтобы вы внесли правку в систему управления руками; 2 — кнопка сохранения.

Подписи на самом экране обещают, что отмеченные изменения «обновятся сами — без участия сотрудника», а неотмеченные «не обновятся автоматически». На эту формулировку пока не ориентируйтесь: автообмена с «1С: Отель» нет, ни одно изменение туда само не уедет. Галочки управляют только тем, какие изменения попадут в ваш рабочий список «Не доставленные в АСУ», — правки в систему управления в любом случае вносит сотрудник.

Шаг 6. Посмотрите журнал доставки брони

«Журнал доставки броней» — это собственный список Hotel OS2: по каждой броне он отмечает, что с ней происходило и нужно ли её заводить в систему управления. Записи создаёт сама Hotel OS2, ответов от «1С: Отель» в журнале нет — колонка «Ответ, мс» показывает, сколько времени заняла запись у нас.

Откройте вкладку «Журнал доставки броней», введите номер брони и нажмите «Найти».

Здесь: 1 — строка поиска: поле для номера брони, кнопка «Найти», галочка «Только недоставленные в АСУ» и кнопка «Скачать общий лог» — она сохранит на компьютер весь список одним файлом; 2 — записи по брони: тип (создание, изменение), статус «Успешно» или «Ошибка», время. Нажмите «Смотреть логи» напротив нужной строки, чтобы открыть подробности.

Записи заводятся при создании брони и при её изменении. Отмена в журнал не попадает: если гость отменил бронь, отмените её в «1С: Отель» руками.

Статус «Ошибка» — это отметка, что бронь требует внимания: найдите её в «1С: Отель» и сверьте вручную.

Шаг 7. Создайте новый тариф

Новый тариф заводят с двух сторон:

1. Создайте тариф в «1С: Отель» и проставьте в нём цены.
2. Создайте такой же тариф в Hotel OS2 и проставьте цены на вкладке «Цены и ограничения» — они не перенесутся из системы управления сами.
3. Пропишите код тарифа в «1С: Отель». Код виден на вкладке «Основные настройки» тарифа и на вкладке «Справочники АСУ».
4. Сверьте цены в обеих системах — расхождение здесь и означает разные цены на сайте и на стойке.

Шаг 8. Сверьте свободные номера

Откройте раздел «Доступность» и вкладку «По типам».

Здесь: 1 — строка «Доступно в АСУ». Она появляется, когда у отеля выбран режим получения данных из системы управления, и показывает свободные номера по данным Hotel OS2. Это не числа из «1С: Отель» — сверяйте их с системой управления глазами: если расходятся, значит какую-то бронь не завели с одной из сторон. Подпись над таблицей обещает автоматическую выгрузку — пока не ориентируйтесь на неё, считайте эту строку своим напоминанием сверить остатки.

Шаг 9. Сверьте цены

Откройте раздел «Тарифы», нужный тариф и вкладку «Цены и ограничения». Цены здесь ведёте вы; сверьте их с ценами того же тарифа в «1С: Отель». Если вместо цен стоят прочерки — цены на эти даты просто не заполнены.

Шаг 10. Разберите недоставленные брони

Брони и изменения, которые Hotel OS2 пометил как требующие внимания, собираются в «Настройках» на вкладке «Не доставленные в АСУ». Для каждой видно, что именно изменилось и почему бронь попала в список. Проведите эти брони в «1С: Отель» руками, а затем отметьте их обработанными — причина показывается и на вкладке «Журнал доставки броней», там же можно скачать общий лог.

Подсказки

• Держите логин, пароль и код отеля одинаковыми с двух сторон — потом не придётся вспоминать, где какое значение.
• После того как завели новую категорию номера, тариф или услугу, выгрузите коды и пропишите их в системе управления. Без кода записи в двух системах не сопоставить.
• Выгружайте коды кнопкой «Экспорт в XLSX» перед крупными изменениями — файл останется у вас как снимок текущих настроек.
• Заведите привычку раз в день открывать «Не доставленные в АСУ брони»: это единственный список, который подскажет, что нужно перенести в «1С: Отель».
• Отмену брони дублируйте в обеих системах — ни в ту, ни в другую сторону она сама не переходит.

Частые вопросы

У меня файловая версия «1С: Отель». Можно подключиться? Нет. Связь настраивается только с серверной версией.

Статус «Работает корректно», а цен в тарифе нет. Почему? Статус говорит только о том, что настройки связи заполнены. Цены в Hotel OS2 вы заполняете сами — откройте тариф, вкладку «Цены и ограничения» и проставьте их на нужные даты.

Гость отменил бронь у нас — отмена уйдёт в «1С: Отель»? Нет. Отмена не попадает даже в журнал доставки: там заводятся записи только на создание и изменение брони. Отмените бронь в системе управления сами. Обратно — из «1С: Отель» в онлайн-продажи — отмена тоже не приходит.

Где взять логин, пароль и код отеля? Их выдаёт служба поддержки при подключении интеграции. Вписать их нужно и в «Основные настройки», и в настройки «1С: Отель».

Почему в журнале доставки у брони несколько строк? На каждое действие с бронью — создание, а потом каждое изменение — заводится своя строка со своим статусом. Отмена строки не добавляет.