Как редактировать шаблон письма для email-рассылки

Как редактировать шаблон письма для email-рассылки

Зачем редактировать шаблоны писем? Каждое автоматическое письмо — подтверждение бронирования, напоминание о заезде, письмо после выезда — строится по шаблону. В разделе «Шаблоны писем» вы готовите свою версию такого письма: имя отправителя, цвет шапки, тему и текст с автоподстановкой данных брони. Всё это сохраняется в карточке вашего отеля и видно в превью и в тестовом письме.

Так вы можете заранее подобрать фирменные формулировки и цвет для писем вашего отеля — без помощи программиста, прямо в системе.

Важно. Сейчас автоматические письма гостям уходят по стандартным шаблонам системы. Ваша версия шаблона сохраняется и показывается в превью и тестовом письме, но подстановка её в реальные отправки ещё готовится. Не рассчитывайте, что гость получит именно тот текст, цвет и имя отправителя, которые вы здесь сохранили.

---

Шаг 1. Откройте раздел «Шаблоны писем»

В боковом меню разверните группу Управление и выберите пункт Шаблоны писем.

В группе Управление находится пункт «Шаблоны писем». Кликните на него, чтобы открыть редактор.

---

Шаг 2. Выберите тип письма

Слева вы увидите список из пяти типов писем: «Подтверждение бронирования», «Письмо после выезда», «Напоминание о заезде», «Счёт на оплату», «Поздравление с днём рождения». Кликните на нужный тип.

Если у шаблона уже есть ваши изменения — рядом с названием будет значок «Кастом». Если значка нет — используется стандартный вариант системы.

---

Шаг 3. Настройте отправителя, цвет и тему

После выбора типа письма справа откроется редактор. Здесь можно настроить:

• От кого — имя отправителя для вашей версии шаблона. Укажите название вашего отеля. В реальных письмах гость пока видит стандартное имя отправителя системы.
• Цвет шаблона — палитра из 15 цветов. Выберите тот, что соответствует стилю вашего отеля.
• Тема письма — строка, которую гость читает первой, ещё не открыв письмо.

Поле «От кого» — пишите название отеля так, как хотите его видеть гости. Палитра цветов расположена ниже: кликните на нужный кружок. Выбранный цвет отобразится в шапке письма в превью.

---

Шаг 4. Настройте содержание письма с автоподстановкой

Во вставленном HTML можно использовать переменные — специальные метки, которые система автоматически заменит реальными данными при отправке. Для этого:

1. Щёлкните на нужную переменную в жёлтом блоке «Автоподстановка».
2. Метка вставится в конец HTML-текста. Перенесите её в нужное место вручную.

В блоке «Автоподстановка» доступно восемь переменных:

• {{guestName}} — имя гостя;
• {{hotelName}} — название отеля;
• {{bookingNumber}} — номер брони;
• {{checkIn}} — дата заезда;
• {{checkOut}} — дата выезда;
• {{roomName}} — название номера или категории;
• {{totalPrice}} — сумма брони;
• {{hotelPhone}} — телефон отеля.

Перед переменной и после неё можно ставить любой текст.

---

Шаг 5. Проверьте и сохраните шаблон

Прежде чем сохранить, воспользуйтесь одной из двух проверок:

• Превью — открывает письмо прямо в браузере: вы увидите, как оно будет выглядеть у гостя, с реальными подставленными примерами.
• Тестовое письмо — отправляет письмо на указанный вами email, чтобы проверить, как оно отобразится в почтовом клиенте. Для этого у отеля должна быть настроена почта отправки. Если почта не настроена, система не отправит письмо, а покажет его готовый вид прямо в окне — с подписью «Email-сервис не настроен».

В поле «Электронная почта» укажите свой адрес и нажмите Отправить. Прочитайте сообщение под кнопкой: там написано, ушло письмо на указанный адрес или система показала только его вид. Когда всё устраивает — нажмите кнопку Сохранить в верхней части редактора.

---

Подсказки

• Цвет шаблона задаёт только шапку письма (полоска сверху), а не весь фон, и виден в превью и тестовом письме.
• Если хотите вернуть исходный вариант системы — нажмите кнопку Сбросить (появляется после первого сохранения изменений).
• Поле «От кого» — это имя, а не адрес email. Адрес отправки настраивается в разделе «Настройки». В письмах, которые сейчас уходят гостям, используется стандартное имя отправителя системы.
• Переменную надёжнее вставлять кликом в блоке «Автоподстановка», а не набирать руками: если написать её с ошибкой или без двойных фигурных скобок, гость увидит в письме сам текст метки, а не свои данные.

---

Частые вопросы

Можно ли настроить разные шаблоны для разных языков? Система хранит один шаблон на тип письма. Если ваши гости бронируют на нескольких языках — вы можете вставить в один шаблон текст на нескольких языках, разделив их горизонтальной линией.

Изменения применятся ко всем письмам сразу или только к новым? Ваша версия шаблона сохраняется в карточке отеля и сразу видна в превью и в тестовом письме. Автоматические письма гостям пока продолжают уходить по стандартным шаблонам системы — ни имя отправителя, ни цвет, ни ваш текст в них не подставляются. Готовьте шаблоны заранее: они пригодятся, как только подстановка будет подключена.

Я сохранил шаблон, а гость получил обычное письмо — я что-то сделал не так? Нет, вы всё сделали правильно. Так работает система сегодня: редактор хранит вашу версию письма, а отправка гостям — и автоматическая, и повторная из карточки брони — идёт по стандартным шаблонам. Ваш текст пока можно показать только через «Превью» и «Тестовое письмо».

Что будет, если я нажму «Сбросить»? Ваши изменения удалятся, и в редакторе снова будет стандартный шаблон системы. Это действие нельзя отменить — сохраните свой текст в отдельном документе, если хотите вернуться к нему позже.

Почему кнопки редактора не реагируют на клик? Скорее всего, поверх редактора открылось окно превью или тестового письма. Закройте его, нажав «Закрыть» или кликнув крестик в углу окна.

Переменная вставилась не туда — как переместить её в нужное место? Найдите её в тексте HTML (она выглядит как {{имяПеременной}}) и перетащите вырезать-вставить в нужное место с помощью Ctrl+X / Ctrl+V.