Как настроить email-рассылку «Работа с отменами»

Как настроить email-рассылку «Работа с отменами»

Зачем это нужно: когда гость отменяет бронирование, это не всегда окончательное решение — часто он просто передумал или столкнулся с трудностями. Правильно настроенное письмо, которое уходит сразу после отмены, помогает вернуть гостя: предложить другие даты, напомнить о преимуществах отеля или дать промокод на следующий визит. Автоматическая рассылка «Работа с отменами» делает это за вас — без ручного труда сотрудников.

Шаг 1. Перейдите в раздел «Авто-письма»

Откройте раздел «Авто-письма» в боковом меню системы.

Вы увидите карточки всех автоматических писем. Найдите карточку «Работа с отменами» и нажмите на неё — она откроет форму настройки.

Шаг 2. Настройте условия и параметры отправителя

После выбора карточки откроется форма с условиями рассылки. Вверху — переключатель «Отправлять»: включите его, чтобы письма уходили автоматически.

В блоке «Условия рассылки» указано время отправки: сразу после отмены бронирования. Это значит, что гость получает письмо в тот же момент, когда нажимает кнопку отмены — максимально своевременно.

В блоке «Отправитель и тема» заполните:

• Имя отправителя — как ваш отель будет подписывать письма (например: «Служба бронирования» или «Отель Лазурный»). Если оставить пустым — будет использоваться название отеля.
• Скрытая копия (BCC) — если хотите, чтобы сотрудники получали копию каждого такого письма, укажите их адрес. Гость не увидит этот адрес.
• Email для ответа — адрес, на который гость сможет ответить, если захочет задать вопрос или перенести бронирование.

На заметку: если поле «Имя отправителя» оставить пустым, гость увидит в поле «От» название вашего отеля из общих настроек.

Шаг 3. Укажите тему и текст письма

Ниже в форме находятся поля «Тема письма» и «Текст письма».

Тема — это первое, что видит гость в почтовом ящике. Напишите что-то, что привлечёт внимание: например, «Ваше бронирование отменено — мы поможем найти альтернативу».

В тексте вы можете использовать специальные метки — они автоматически заменяются на данные конкретного гостя и брони:

• имя гостя
• название вашего отеля
• дата заезда из отменённого бронирования
• дата выезда
• тип номера
• ссылка на повторное бронирование

Все доступные метки перечислены прямо под полем для текста в виде подсказки.

Если хотите предложить гостю специальную скидку — прикрепите промокод.

Выберите нужный промокод из выпадающего списка. В тексте письма система автоматически подставит код промокода в нужное место.

Совет: создайте промокод специально для отменивших гостей — например, скидку 10% на следующее бронирование. Это часто помогает вернуть гостя.

Шаг 4. Сохраните и активируйте рассылку

Когда настройки готовы — нажмите кнопку «Сохранить» внизу формы.

Не забудьте перевести переключатель «Отправлять» в активное положение — только тогда письма будут уходить гостям. Если переключатель выключен, письма не отправляются даже при сохранённых настройках.

После сохранения система начинает отправлять письма автоматически при каждой отмене бронирования в вашем отеле.

---

Подсказки

• Проверьте письмо перед запуском: используйте кнопку «Отправить тест» рядом с кнопкой «Сохранить» — вам придёт пример письма с тестовыми данными.
• Пишите тепло, а не формально: «Жаль, что планы изменились — будем рады видеть вас снова!» работает лучше, чем «Ваше бронирование аннулировано».
• Если прикрепляете промокод — укажите срок его действия в тексте письма, чтобы создать ощущение срочности.
• Скрытую копию удобно настроить на адрес отдела продаж — так менеджеры смогут оперативно позвонить гостю и предложить альтернативу.

---

Частые вопросы

Когда именно гость получает письмо? Сразу в момент отмены бронирования — задержки нет. Это важно, пока у гостя ещё свежо желание куда-то поехать.

Письмо уходит при любой отмене или только при самостоятельной? При любой отмене брони в системе — как самостоятельной через сайт, так и при отмене администратором вручную.

Можно ли добавить несколько промокодов? Нет, к одному письму можно прикрепить только один промокод. Если нужно разное предложение для разных гостей — создайте отдельные промокоды под разные сегменты.

Что делать, если я хочу изменить текст письма? Просто зайдите в «Авто-письма» → «Работа с отменами», отредактируйте нужные поля и нажмите «Сохранить». Изменения вступят в силу немедленно.

Как проверить, что письмо дошло до гостя? Воспользуйтесь кнопкой «Отправить тест» — введите свой email и получите копию письма так, как его увидит гость.