Какие типы автоматических писем можно настроить
Автоматические письма гостям уходят сами в нужный момент: сразу после бронирования, перед заездом, во время проживания и после выезда. В разделе «Авто-письма» 11 готовых сценариев — каждый включается переключателем «Отправлять» в карточке письма.
Какие типы автоматических писем можно настроить
Зачем это нужно? Автоматические письма гостям — это один из самых эффективных инструментов работы с клиентами. Они уходят сами, в нужный момент: сразу после бронирования, перед приездом, после выезда — без какого-либо участия персонала.
Вместо того чтобы каждый раз вручную писать подтверждение брони или напоминание о заезде, вы один раз настраиваете шаблон — и система сама заботится о госте на каждом этапе его путешествия. Это экономит время, снижает нагрузку на администраторов и делает общение с гостями более профессиональным.
Шаг 1. Перейдите в раздел «Авто-письма»
В боковом меню нажмите «Авто-письма» (значок конверта).
Вы увидите два блока:
- «Создание рассылок по пути гостя» — карточки, сгруппированные по этапам взаимодействия с гостем.
- Карточки всех типов писем — весь список сценариев на одном экране.
Шаг 2. Ознакомьтесь с типами писем
В системе предусмотрены готовые сценарии для каждого события в жизни гостя.
Письма, связанные с датой брони
| Сценарий | Когда уходит |
|---|---|
| Welcome-письмо | Сразу после создания брони |
| Работа с негарантированными бронированиями | За сутки до заезда |
| Напоминание о предоплате | За 48 часов до заезда |
| Оценка процесса заселения | Через 3 часа после заезда |
| Оценка первого дня проживания | Через 24 часа после заезда |
| Напоминание для корпоративных гостей | За сутки до выезда |
| Feedback-письмо | Через 24 часа после выезда |
| Приглашение вернуться | Через 14 дней после выезда |
Письма, связанные с изменениями брони
| Сценарий | Когда уходит |
|---|---|
| Работа с отменами | Сразу после отмены бронирования |
| Работа с незавершёнными бронированиями | Через 2 часа после начала, если гость не дооформил |
Письма, связанные с датами гостя
| Сценарий | Когда уходит |
|---|---|
| Поздравление с Днём Рождения | В день рождения гостя |
Шаг 3. Включите нужный тип письма
Нажмите на любую карточку — откроется форма настройки. В правом верхнем углу формы находится переключатель «Отправлять»: включите его, чтобы письмо начало работать.
Переключатель видно сразу — он синего цвета когда включён, серого когда выключен. Вы в любой момент можете активировать или деактивировать любой тип письма.
Блок «Путь гостя»
В верхней части раздела все письма распределены по пяти этапам взаимодействия с гостем:
- Бронирование — письмо при отмене или незавершённой брони
- Ожидание заезда — напоминание о предоплате, welcome-письмо
- Гость в отеле — оценка заселения и первого дня
- Выезд гостя — корпоративные документы, feedback-письмо
- Повторное приглашение — приглашение вернуться, поздравление с ДР
Это удобно: видно все письма, привязанные к каждому этапу, и можно понять, на каком этапе гость получает коммуникацию.
Подсказки
Начните с трёх писем — Welcome, Feedback и Поздравление с ДР. Это минимальный набор, который заметно улучшает впечатление гостя.
Каждое письмо можно протестировать — в форме настройки есть кнопка «Отправить тестовое письмо». Так вы увидите, как выглядит письмо в реальном почтовом ящике, прежде чем его получат гости.
Промокод в письмо — любое письмо поддерживает добавление скидочного промокода. Особенно хорошо работает в сценарии «Приглашение вернуться» — гость возвращается охотнее, если чувствует личное предложение.
Частые вопросы
Можно ли включить сразу все типы писем? Да, это технически возможно. Но начать лучше с 2–3 ключевых — чтобы не перегружать гостя и оценить эффект каждого отдельно.
Письма уходят всем гостям? Да, каждый активный сценарий срабатывает автоматически для всех гостей при наступлении соответствующего события (заезд, выезд, отмена и т.д.).
Можно изменить текст письма? Да, каждый тип письма содержит редактируемый шаблон с темой и телом письма. Вы можете полностью переписать его под стиль вашего отеля.
Что значит «Незавершённое бронирование»? Это когда гость начал бронировать через форму онлайн-бронирования, но не завершил процесс (закрыл страницу, отвлёкся). Письмо-напоминание возвращает его к незавершённой брони.
Можно ли отключить письмо, не удаляя его? Да — достаточно переключить тумблер «Отправлять» в положение «Выкл». Настройки шаблона сохраняются, письмо просто не будет уходить до следующего включения.
Приветственное письмо гостю отеля: пример текста
Welcome-письмо уходит сразу после создания брони. Его задача — подтвердить, что всё в порядке, и снять вопросы до звонка на стойку. Пример текста, который можно адаптировать:
Здравствуйте, Анна!
>
Спасибо, что выбрали гостиницу «Пример». Ваша бронь подтверждена: заезд 15 октября с 14:00, выезд 18 октября до 12:00, номер «Стандарт».
>
Как добраться: 10 минут пешком от вокзала, бесплатная парковка во дворе.
>
Если планы изменятся, отменить бронь без удержания можно до дня заезда — просто ответьте на это письмо.
>
Ждём вас! Администратор Мария, +7 000 000-00-00
Что важно в приветственном письме: имя гостя, даты и время заезда, номер, как добраться, условия отмены и живой контакт. Не перегружайте его акциями — для этого есть отдельные сценарии.
Какие письма включить первыми
Не обязательно запускать все сценарии сразу. Для старта хватит четырёх:
| Письмо | Когда уходит | Что даёт |
|---|---|---|
| Welcome-письмо | Сразу после брони | Меньше звонков «а бронь точно есть?» |
| Напоминание о предоплате | За 48 часов до заезда | Меньше неоплаченных броней и незаездов |
| Feedback-письмо | Через 24 часа после выезда | Отзывы и сигналы о проблемах |
| Приглашение вернуться | Через 14 дней после выезда | Повторные брони напрямую |
Когда базовые письма работают, добавьте оценку первого дня проживания, письмо по незавершённым бронированиям и поздравление с днём рождения.
Перед включением каждого письма отправьте его себе тестом и проверьте подстановку имени, дат и ссылок.
Сервисные и рекламные письма: что говорит закон
Письма делятся на два вида, и правила для них разные.
- Сервисные — подтверждение брони, напоминание о заезде и предоплате, информация о проживании. Они связаны с вашей услугой, гость их ждёт.
- Рекламные — приглашение вернуться со скидкой, поздравление с промокодом, акции. Это реклама.
Реклама по сетям электросвязи, в том числе по e-mail, допускается только с предварительного согласия адресата, и доказать, что согласие было, должен отправитель (ч. 1 ст. 18 закона «О рекламе»). Если человек попросил больше не присылать рекламу, рассылку ему нужно немедленно прекратить.
Практически это значит: собирайте согласие на рекламные рассылки отдельной галочкой при бронировании, храните его и ставьте ссылку отписки в каждое рекламное письмо. Сервисные письма уходят всем гостям с бронью.
Частые вопросы
Какие автоматические письма можно отправлять гостям отеля?
Приветственное, напоминания о заезде и предоплате, оценку заселения и первого дня, отзыв после выезда, приглашение вернуться, письма по отменам и незавершённым броням, поздравление с днём рождения.
Что написать в приветственном письме гостю отеля?
Имя гостя, даты и время заезда и выезда, номер, как добраться, условия отмены и контакт администратора.
Нужно ли согласие гостя на рассылку?
На рекламные письма — да, предварительное (ч. 1 ст. 18 закона «О рекламе»). Сервисные письма о брони отправляются без отдельного согласия на рекламу.
Читайте также
Эта статья была полезна?