Как выдавать карты лояльности гостям

Зачем это нужно

Карта лояльности — это то, что превращает случайного гостя в постоянного. Пока у гостя есть карта, за каждое проживание ему копятся баллы, а вы видите всю историю его визитов в одном месте. В этой статье разберём по шагам, как завести карты и как выдать их гостю прямо во время работы с бронированиями — чтобы ни один постоялец не остался без накоплений.

Шаг 1. Проверьте, нет ли у гостя двойников

Один и тот же человек может попасть в систему по-разному: забронировал сам на сайте, позвонил на стойку, приехал через турагентство. Иногда из-за этого появляется два профиля одного гостя — и баллы копятся то на один, то на другой.

Перед тем как раздавать карты, загляните в раздел «Гости» и убедитесь, что у постоянных гостей нет дублей. Если нашли двойника — объедините профили, чтобы все накопления собрались в одном месте.

Шаг 2. Включите автоматическую выдачу карт

Самый удобный способ — чтобы карта заводилась гостю сама, как только он бронирует номер на сайте. Тогда вам вообще не нужно ничего делать вручную.

Откройте раздел «Программа лояльности», перейдите на вкладку «Настройки» и включите переключатель автоматической выдачи карты. Сохраните изменения — и теперь каждый новый гость с сайта получит свою карту автоматически.

Шаг 3. Заведите карты вручную, когда это нужно

Иногда карты нужно подготовить заранее — например, если вы печатаете красивые пластиковые карты и раздаёте их гостям на стойке. Для этого на вкладке «Список карт» есть три помощника:

• Создать новую карту — добавить одну карту с конкретным номером (удобно для пластиковых карт, номера которых вы уже напечатали).
• Сгенерировать карты — создать сразу пачку карт, номера система придумает сама.
• Импорт из файла — загрузить готовый список номеров карт одним файлом.

Здесь же виден весь список карт: какой у карты номер, к кому она привязана и активна ли она.

Шаг 4. Выдайте карту гостю в его профиле или брони

Теперь самое главное — привязать карту к конкретному гостю. Откройте профиль гостя (его можно открыть прямо из карточки бронирования, нажав на имя заказчика). В блоке «Карта лояльности» есть два способа:

• Выдать новую карту — система сама создаст свежую карту и сразу привяжет её к гостю.
• Привязать по номеру — если у гостя на руках уже есть пластиковая карта или вы завели карту заранее, введите её номер, и она закрепится за этим гостем.

Обратите внимание: чтобы привязать карту, у гостя должен быть указан номер телефона. По этому номеру гость потом найдёт свою карту в личном кабинете.

Шаг 5. Что можно делать с картой дальше

Как только карта у гостя появилась, она открывает доступ к остальным возможностям: начислять и списывать баллы, менять уровень гостя, при необходимости заблокировать карту или отредактировать данные. Всё это доступно в том же разделе «Список карт» и в профиле гостя.

Подсказки

• Если включили автоматическую выдачу — вручную заводить карты почти не придётся. Но заранее подготовленные свободные карты система тоже использует: сначала раздаст их, а когда закончатся — начнёт создавать новые сама.
• Способ «Привязать по номеру» подходит только для свободных карт. Если карта уже закреплена за другим гостем, система об этом предупредит.
• Гостю необязательно иметь профиль у вас в системе, чтобы пользоваться картой. При входе в личный кабинет он укажет свой номер телефона — и карта найдётся сама.

Частые вопросы

Гость забронировал через турагентство — карта ему заведётся? Автоматически карта создаётся при бронировании на сайте. Для брони с других каналов выдайте карту вручную в профиле гостя — это займёт пару секунд.

Можно ли одну карту привязать сразу к двум гостям? Нет. Карта закрепляется только за одним гостем. Если попробуете привязать уже занятую карту, система предупредит, что она принадлежит другому человеку.

Почему не получается привязать карту? Скорее всего, у гостя не указан номер телефона. Добавьте телефон в профиль — и привязка пройдёт.

Чем отличается «Выдать новую карту» от «Привязать по номеру»? «Выдать новую» — система сама придумает номер и создаст карту. «Привязать по номеру» — вы закрепляете за гостем уже существующую карту (например, пластиковую с напечатанным номером).

Как гостю воспользоваться картой? В личном кабинете гость нажимает «Добавить карту лояльности» и указывает номер телефона, на который выдана карта. Карта найдётся, и все будущие брони будут учитываться в программе.