Как настроить рассылку «Работа с негарантированными бронированиями» через мессенджер

Как настроить рассылку «Работа с негарантированными бронированиями» через мессенджер

Зачем это нужно

Зачем дублировать письмо ещё и в WhatsApp? Гость, который выбрал «оплату при заселении», часто открывает почту реже, чем мессенджер. Письмо может уйти в «Промоакции», теряется среди других уведомлений — и за сутки до заезда никто не вспомнит о возможности заранее закрепить номер.

Сообщение в WhatsApp читают почти всегда: оно приходит мгновенно, видно прямо на экране, гость может одним нажатием перейти по ссылке и оплатить. Для отеля это значит меньше «непрогаров» по непришедшим гостям и больше предоплат вперёд. Гость получает удобную ссылку и спокойствие — номер точно будет его ждать.

Шаг 1. Настройте условия рассылки

Откройте раздел «Маркетинг» в левом меню и выберите пункт «Рассылки в WhatsApp». На странице появится карточка «Работа с негарантированными бронированиями» — нажмите на неё.

В блоке «Условия рассылки» укажите название для сотрудников — например, «Негарантированные брони — WhatsApp». Это название будут видеть только сотрудники, гостям оно не показывается. Тип рассылки подставляется автоматически и не редактируется.

Затем напишите текст сообщения. Внутри текста можно вставлять переменные в двойных фигурных скобках — имя гостя, название отеля, дата заезда, ссылка на оплату. Они автоматически подставятся данными конкретной брони, когда сообщение отправится.

Ниже укажите параметры отправки: за сколько часов до заезда уходит сообщение и в какие часы суток отель готов писать гостям. Затем перечислите регионы получателей и при необходимости настройте параметры бронирования: первое или повторное бронирование, источник, длительность, наличие детей, способ оплаты, категории номеров. И параметры гостя — есть ли у него личный кабинет и карта лояльности.

Шаг 2. Получите тестовое сообщение

Прежде чем включать рассылку, отправьте тестовое сообщение себе или коллегам — посмотрите, как оно выглядит «глазами гостя».

Нажмите кнопку «Получить тестовое сообщение». В открывшемся окне введите номер телефона. Если хотите проверить на нескольких номерах сразу — нажмите «Добавить телефон» и впишите ещё один. Когда все номера собраны, нажмите «Получить».

На указанных номерах обязательно должен быть зарегистрирован аккаунт WhatsApp — иначе сообщение не дойдёт. После отправки на экране появится подтверждение и предпросмотр того, что увидит гость.

Шаг 3. Активируйте рассылку

Когда текст вас устраивает и тест прошёл хорошо, нажмите «Сохранить настройки» внизу формы — все изменения сохранятся. Затем включите переключатель в правом верхнем углу формы. С этого момента рассылка работает: ближайшим подходящим гостям сообщение уйдёт автоматически.

Включить или выключить рассылку можно в любой момент — текст и все условия сохраняются. Это удобно, если вы хотите временно остановить отправку, например на время ремонта или сезонного закрытия.

Подсказки

• Не давите. Цель сообщения — помочь гостю принять удобное решение, а не «выбить» с него деньги. Дружелюбный тон даёт лучший результат.
• Не отправляйте по ночам. В настройках есть время с/до — поставьте удобное окно (например с 9 до 21 по местному времени гостя), чтобы сообщение не пришло посреди ночи.
• Сочетайте с письмом. В отдельной карточке «Работа с негарантированными бронированиями» в разделе «Авто-письма» настраивается такое же сообщение по электронной почте. Письмо и WhatsApp дополняют друг друга — гость точно увидит хотя бы одно.
• Проверяйте отчёты. Если переходов по ссылке мало — освежите текст: добавьте имя отеля, чёткую кнопку «Внести предоплату» или короткий пояснительный абзац.

Частые вопросы

Кому уйдёт сообщение? Только гостям, которые забронировали и выбрали способ оплаты «при заселении» — то есть тем, у кого бронь негарантирована. Гости с предоплатой эту рассылку не получают.

А если у гостя нет WhatsApp? Тогда сообщение просто не доставится. Поэтому стоит параллельно держать включённой такую же рассылку по электронной почте — гость получит её на email.

Что показывают тестовые сообщения? Точно тот же текст, который увидит реальный гость, но с тестовыми данными (имя «Иван», демо-отель, демо-ссылка). По нему удобно проверить, как сработали переменные и хорошо ли смотрится сообщение в мессенджере.

Можно ли отправить рассылку прямо сейчас всем сразу? Нет, такая рассылка работает по событию — за указанное число часов до заезда конкретного гостя. Это намеренно: гость должен получить напоминание в нужный момент, а не разово в случайный день.

Сообщение уйдёт несколько раз, если бронь долго не оплачивают? Нет, по одной брони сообщение уходит один раз — в момент, когда наступает заданная задержка до заезда. Повторных отправок не будет.