Как создать бронирование из личного кабинета

Как создать бронирование из личного кабинета

Зачем это нужно. Гости часто звонят, чтобы забронировать номер по телефону — особенно постоянные клиенты и корпоративные брони. Чтобы не отправлять их на сайт, администратор может оформить бронь сам, прямо из личного кабинета. Гость сразу получит письмо с подтверждением, а отметка об источнике поможет понять, сколько броней приходит «вручную» по телефону.

В Hotel OS2 для этого есть два способа: быстрая форма (минимум полей — удобно во время звонка) и полный мастер из шести шагов (когда нужно сразу заполнить всё — оплату, тариф, тег, заметку).

Шаг 1. Откройте раздел «Бронирования»

В левом меню нажмите «Бронирования». Справа сверху появятся четыре кнопки: «Экспорт», «Группа», «Быстро» и «Создать бронь».

• «Быстро» — короткая форма для звонка: гость, даты, номер, источник.
• «Создать бронь» — полный мастер из шести шагов: подойдёт, если нужно сразу указать тариф, способ оплаты, скидку, теги и сегмент рынка.

Выбирайте «Быстро», если гость на линии и важно не задерживать его. Полный мастер откройте, когда гость уже подтвердил приезд и нужно оформить всё аккуратно.

Шаг 2. Заполните данные гостя и проживания

В открывшейся форме укажите фамилию и имя гостя, телефон и email. Если гость уже останавливался, его можно найти в строке «Поиск гостя» — данные подставятся автоматически.

Дальше выберите даты заезда и выезда, номер из списка свободных, количество взрослых и детей. Цена за выбранный номер посчитается сама.

Шаг 3. Укажите источник «Телефон»

Внизу формы есть поле «Источник». Откройте список и выберите «Телефон» — так вы пометите, что бронь оформлена во время звонка.

Это поле очень важно для отчётов: позже вы сможете отдельно посмотреть, сколько броней пришло по телефону, сколько — с сайта, сколько с Авито или Booking.com.

Шаг 4. Подтвердите бронь

Нажмите «Создать». Бронь появится в общем списке, а гостю на указанную почту автоматически уйдёт письмо с подтверждением: номер брони, даты, стоимость, адрес отеля и контакты администратора.

Если в форме был выбран статус «Подтверждено» — бронь сразу займёт место в шахматке и не позволит случайно продать тот же номер другому каналу.

Шаг 5. Найдите такие брони позже

Чтобы увидеть только брони, оформленные по телефону из личного кабинета, в том же разделе «Бронирования» откройте фильтр «Все источники» сверху списка и выберите «Телефон». Список перестроится — вы увидите только нужные брони.

Так же можно отфильтровать по «Прямое», «Сайт», «Островок» и другим каналам — например, чтобы посмотреть, сколько броней принёс конкретный канал за месяц.

Подсказки

• Если гость хочет забронировать на длинный срок (от 7 ночей), удобнее открыть полный мастер — там на шаге 4 можно сразу применить скидку.
• Для корпоративных гостей в форме есть строка «Компания» — выберите её, и в счёте появятся реквизиты заказчика.
• Если гость не уверен в датах, поставьте статус «Ожидает». Бронь забронирует номер на 24 часа, после чего автоматически освободит его, если подтверждения не будет.
• Сразу укажите верный номер телефона — на него уйдёт сообщение с напоминанием накануне заезда.

Частые вопросы

Может ли администратор оформить бронь без email гостя? Да. Email необязателен — достаточно фамилии и телефона. Подтверждение тогда уйдёт по СМС или через мессенджер, если интеграция включена.

Что выбрать в источнике, если гость пришёл по рекомендации друга? Подойдёт «Прямое» — это означает, что отель привлёк гостя сам, без посредников и онлайн-каналов.

Можно ли изменить источник у уже созданной брони? Да. Откройте бронь, в верхнем меню есть кнопка «Изменить» — там можно поменять источник и сохранить.

Будет ли бронь видна в шахматке? Да, если статус «Подтверждено» или «Заселён». Брони со статусом «Ожидает» отображаются полупрозрачными — место номинально занято, но всегда видно, что бронь без подтверждения.

Сколько броней по телефону можно создавать за день? Ограничений нет. Создавайте столько, сколько нужно — все они учитываются в отчётах и заметны в общей выручке.