Модуль управления заказами для туроператора

Модуль управления заказами для туроператора

Зачем это нужно. Модуль управления заказами работает как альтернатива модулю онлайн-бронирования: помимо продаж через сайт вы можете создавать заказы прямо в личном кабинете. Менеджер оформляет заказ по телефону или в переписке, система сама выдаёт ссылку на оплату, а вы видите в одной таблице, кто уже заплатил, у кого истекает срок оплаты и по каким заказам идёт возврат.

Так удобно работать туроператору: заказы, оплаты, возвраты и вся история изменений собраны в одном разделе, а не в блокноте и переписках.

Шаг 1. Откройте список заказов

Перейдите в раздел «Управление заказами» → вкладка «Список заказов». Все заказы собраны в таблице с подробной информацией: номер, заказчик, тур и смена, сумма, статус и дата оплаты.

В зависимости от состояния каждому заказу присваивается свой статус:

• «Ожидает оплаты» — заказ создан, но не оплачен;
• «Отменён» — произошла отмена заказа;
• «Оплачен» — заказ оплачен, но тур ещё не завершён;
• «Завершён» — оплаченный заказ считается завершённым на следующий день после окончания тура.

Здесь наверху четыре кнопки: «Создать заказ», «Вид» — им настраивается состав колонок таблицы, выгрузка списка в Excel и «Настройки» модуля.

Шаг 2. Отберите нужные заказы фильтрами

Под кнопками находится блок фильтров. Заказы в списке отбираются по статусу заказа, статусу возврата, дате создания, сроку оплаты, периоду оплаты и дате начала тура. Всё, что вы отобрали фильтрами, попадёт и в файл Excel — выгрузка повторяет то, что видно на экране.

Это поля для дат: слева задаёте начало периода, справа — конец. Чтобы вернуть весь список, очистите поля.

Шаг 3. Задайте настройки модуля

Прежде чем приступить к работе с заказами, установите срок действия ссылки на оплату.

1. Перейдите в раздел «Управление заказами» → «Настройки» → вкладка «Оплата».
2. Укажите, сколько дней действует ссылка, начиная от даты создания заказа.

Заказ будет отменён, а ссылка станет недействительной, если срок оплаты прошёл, а оплата не получена.

Укажите электронную почту, на которую будут поступать уведомления о том, что клиент оплатил заказ. Добавить адрес можно в разделе «Управление заказами» → «Настройки» → вкладка «Уведомления».

Так выглядит вкладка «Оплата»: одно поле — количество дней. После правки нажмите «Сохранить».

Создайте услуги в справочнике.

1. Перейдите в раздел «Управление заказами» → «Настройки» → вкладка

«Справочник услуг» → нажмите «Добавить новую услугу».

1. В открывшемся окне укажите название тура, его стоимость, размер НДС.

Это список ваших туров. Стоимость из справочника потом сама подставится в заказ, чтобы менеджер не считал в уме.

Создайте объекты к продаже.

1. В разделе «Управление заказами» → «Настройки» → вкладка «Объекты к продаже» →

нажмите кнопку добавления объекта.

1. Укажите название объекта, ИНН, регион.

Ссылку на классификацию объекта можно найти на сайте классификация-туризм.рф. Введите в поисковой строке название объекта или ИНН → нажмите «Найти» → кликните на название найденного объекта → скопируйте ссылку на объект из адресной строки браузера. Пункт «Ссылка на классификацию объекта» заполняется по желанию.

Здесь нажмите кнопку добавления, чтобы завести новый объект, или щёлкните по строке, чтобы поправить уже заведённый.

Шаг 4. Создайте заказ

1. В разделе «Управление заказами» → «Список заказов» → нажмите кнопку «Создать заказ».
2. В открывшемся окне укажите данные заказчика, из выпадающего списка выберите

тур и средство размещения, при необходимости скорректируйте сумму тура, оставьте комментарий к заказу.

1. Нажмите кнопку «Сохранить».

Обратите внимание. После создания заказ не редактируется. При изменении условий нужно отменить старый заказ и создать новый.

После создания заказа ссылка на оплату сразу доступна в карточке заказа — её остаётся передать заказчику.

Шаг 5. Отправьте ссылку на оплату в мессенджере или на почте

Вы можете передать ссылку на оплату заказчику вручную:

1. В разделе «Управление заказами» → «Список заказов» → в списке заказов

нажмите кнопку «Действие» → выберите «Скопировать ссылку на оплату». Помимо кнопки «Действие», эта ссылка есть в карте заказа.

1. Отправьте ссылку любым удобным способом: в мессенджер или на электронную

почту. При переходе по ссылке откроется страница для оплаты заказа.

1. После того, как заказ будет оплачен, в карте заказа вы сможете

посмотреть чек оплаты.

Здесь нажмите «Действие» напротив нужного заказа — откроется меню со всеми действиями по этому заказу.

Шаг 6. Скопируйте заказ, если изменились условия

Редактирование заказа не предусмотрено. Поэтому при изменении условий заказа нужно отменить старый заказ и создать новый. Например, если сумма заказа увеличилась, то проще создать копию заказа со всеми данными и изменить сумму.

1. В разделе «Управление заказами» → «Список заказов» → в списке заказов

нажмите кнопку «Действие» → выберите «Скопировать заказ». Скопировать заказ можно и в деталях заказа.

1. Откроется форма создания нового заказа со старыми данными.

Внесите нужные изменения и нажмите кнопку «Сохранить».

1. Отмените старый заказ.

Шаг 7. Отмените заказ

1. В разделе «Управление заказами» → «Список заказов» → в списке заказов

нажмите кнопку «Действие» → выберите «Отменить заказ». Отменить заказ можно и в деталях заказа.

1. Подтвердите отмену.

Статус заказа изменится на «Отменён», ссылка на оплату станет недействительна. При переходе по ссылке на оплату гость увидит сообщение, что заказ недоступен для оплаты.

Шаг 8. Сделайте возврат

Если отменённый заказ оплачен, то после отмены заказа будет предложен возврат денежных средств. Вы можете сделать возврат и без отмены заказа.

1. Откройте детали оплаченного заказа и нажмите кнопку «Вернуть все деньги»

или укажите частичную сумму.

1. Укажите сумму к возврату и нажмите кнопку «Подтвердить».

В списке заказов появится сообщение «Начата процедура возврата». После получения возврата сообщение сменится на «Средства возвращены клиенту».

Шаг 9. Посмотрите историю изменений

Для просмотра истории откройте детали заказа и перейдите на вкладку «История изменений». Там по порядку записано всё, что происходило с заказом: создание, оплата, отмена, возврат, печать чека.

Так выглядит карточка заказа: ссылка на оплату сверху, данные заказчика, тур и сумма, а рядом — вкладка «История изменений».

Подсказки

• Срок действия ссылки лучше ставить коротким — 3–5 дней. Так место в смене

не будет висеть занятым за тем, кто передумал.

• Заполните справочник услуг заранее: тогда менеджер выбирает тур из списка,

а сумма подставляется сама — меньше ошибок в цене.

• Кнопка «Вид» помогает убрать лишние колонки, если вы работаете с ноутбука

и таблица не помещается по ширине.

• Перед отчётом за месяц отберите заказы фильтром по дате оплаты и выгрузите

список в Excel — в файл попадёт ровно то, что на экране.

• Прежде чем отменять старый заказ, сначала создайте копию с новой суммой:

так вы не потеряете данные заказчика.

Частые вопросы

Почему нельзя отредактировать заказ? Заказ — это денежный документ со ссылкой на оплату. Чтобы сумма в оплате и в заказе всегда совпадали, правка запрещена. Скопируйте заказ, поправьте сумму в копии и отмените старый.

Что будет, если заказчик не оплатит вовремя? Когда срок, указанный во вкладке «Оплата», истечёт, заказ отменяется, а ссылка перестаёт работать. Заказчик увидит сообщение, что заказ недоступен для оплаты.

Можно ли вернуть только часть денег? Да. В деталях оплаченного заказа укажите сумму возврата и подтвердите её. В списке появится пометка «Начата процедура возврата», а после завершения — «Средства возвращены клиенту».

Обязательно ли заполнять ссылку на классификацию объекта? Нет, это поле заполняется по желанию. Название объекта, ИНН и регион заполнить стоит — они попадают в документы и отчёты.

Где посмотреть, что происходило с заказом? Откройте заказ и перейдите на вкладку «История изменений» — там сохраняется каждое действие с датой и временем.