Как создать и изменить заказ почасовой услуги

Зачем это нужно. Гость звонит на стойку, пишет в мессенджер или подходит лично и просит записать его на массаж, в баню или в сауну на конкретный день и час. Чтобы время и мастер не ушли другому гостю, администратор создаёт заказ вручную. Заказ — это запись о том, какие почасовые услуги забронировал конкретный гость, на какую дату и время.

В один заказ можно добавить несколько услуг, поменять их стоимость, убрать одну услугу или отменить весь заказ. Если гость живёт у вас, выберите его бронирование при создании заказа — тогда услуги попадут в общий счёт вместе с проживанием.

Когда создавать услугу, а когда заказ

Создайте услугу, когда нужно добавить новое предложение в каталог и настроить условия его продажи: часы работы, продолжительность сеанса, стоимость и доступные ресурсы. Например, руководитель создаёт услугу «Классический массаж» во вкладке «Настройка услуг» раздела «Расписание услуг» и указывает её стоимость, продолжительность, часы работы и массажистов — «Массажист Ольга» и «Массажист Ирина».

Создайте заказ, чтобы записать конкретного гостя на эту услугу в конкретный день и час. Например, Анна Петрова позвонила на стойку регистрации и попросила записать её на классический массаж на 16 октября в 16:00. Администратор создаёт заказ вручную. После сохранения выбранное время и массажист будут заняты, и другого гостя на них уже не записать.

Как создать заказ в календаре

Заказ можно оформить одним из двух способов:

• С бронированием проживания — если гость живёт в вашем отеле. Услуги будут связаны с бронью, а проживание и услуги войдут в один счёт.
• Без бронирования проживания — если гость приезжает только ради услуг. Такой вариант подходит для дневного посещения без ночёвки: например, гость приехал только в спа или арендовать баню.

На заметку. Перед созданием заказа убедитесь, что в разделе есть хотя бы одна активная почасовая услуга. Иначе кнопка «Создать заказ» будет недоступна.

Шаг 1. Укажите заказчика и бронирование

1. Перейдите в раздел «Расписание услуг» → вкладка «Календарь» и нажмите «Создать заказ».

Здесь видны все сеансы выбранного дня: зелёные — свободные, в карточке сеанса — кто уже записан и к какому мастеру. Справа вверху — кнопка «Создать заказ».

1. Найдите заказчика по фамилии, имени, отчеству, электронной почте или телефону. Поиск начинается, когда вы ввели не меньше трёх символов.

Под строкой поиска появится список подходящих гостей с телефоном и почтой. Если однофамильцев много, добавьте к фамилии последние цифры телефона — как на примере «Петрова 567», и в списке останется один гость. Нажмите на нужного гостя.

1. Если заказчика нет в списке, нажмите «Добавить нового заказчика» и укажите ФИО, телефон и электронную почту.

1. Свяжите заказ с бронированием или оформите его без проживания:

• свяжите заказ с бронированием гостя, если услуга оказывается во время его проживания. Проверьте бронь, которая подставилась автоматически, и при необходимости выберите другую;
• оформите заказ «Без бронирования проживания», если гость приезжает только ради услуг.

У Анны Петровой сейчас нет активных броней, поэтому система сама выбрала вариант «Без бронирования проживания» и подсказывает об этом серым текстом.

Обратите внимание. Изменить заказчика и бронирование после создания заказа нельзя.

Шаг 2. Добавьте услугу

1. Выберите услугу.
2. Укажите дату и время, а также ресурс — например, массажиста. Если заказ связан с бронированием, дата услуги должна входить в период проживания: система подскажет допустимые даты под полем.
3. Настройте параметры и стоимость услуги: дополнительное время и количество гостей, если услуга это позволяет.
4. Нажмите «Добавить услугу», если в заказ нужно включить ещё одну услугу, и укажите её параметры.

В списке «Время» только свободные сеансы. Массажист Ольга в 16:00 уже занята, поэтому в поле «Ресурс» система сама подставила свободного мастера — Массажист Ирина. Стоимость считается автоматически, её можно поменять карандашом рядом с суммой.

Шаг 3. Сохраните заказ

1. Нажмите кнопку «Создать заказ».
2. Убедитесь, что появилось сообщение «Заказ №… создан».

Услуги отобразятся в календаре и в отчёте «Заказанные услуги».

Как открыть заказ

Откройте заказ из календаря или из отчёта «Заказанные услуги».

1. Перейдите в раздел «Расписание услуг» → вкладка «Календарь».
2. Нажмите карточку услуги в нужном сеансе.
3. Если в сеансе несколько записей, нажмите на имя нужного заказчика.

Чтобы открыть заказ из отчёта «Заказанные услуги», нажмите название услуги или «Открыть» в конце строки. Заказ откроется в боковой панели справа.

В блоке «Детали заказа» — заказчик, его контакты, бронирование и общая сумма. Ниже — карточки всех услуг заказа.

Обратите внимание. В сохранённой услуге нельзя изменить дату, время и ресурс. Эти параметры доступны только для просмотра.

Как добавить услугу в заказ

1. Откройте нужный заказ.
2. Нажмите «Добавить услугу».
3. Выберите услугу.
4. Укажите дату и время, ресурс, дополнительное время и количество гостей. Если заказ связан с бронированием проживания, выберите дату в пределах периода проживания.
5. Нажмите «Сохранить».

Как удалить или отменить услугу

1. Откройте нужный заказ.
2. В карточке услуги нажмите кнопку «Действия» (три вертикальные точки) → «Убрать из заказа».

1. Проверьте, есть ли в заказе другие услуги:

• если в заказе остаются другие услуги, просто сохраните заказ — выбранная услуга будет отменена;
• если выбранная услуга была единственной, система предупредит, что после сохранения будет отменён весь заказ.

1. Нажмите «Сохранить».

Обратите внимание. Отмена единственной услуги отменяет весь заказ.

Как отменить заказ

1. Откройте нужный заказ.
2. В блоке «Детали заказа» нажмите кнопку «Действия» (три вертикальные точки) → «Отменить заказ».

1. Подтвердите отмену.
2. Убедитесь, что появилось сообщение «Заказ №… отменён».

После отмены боковая панель закроется, сеансы освободятся, а услуги заказа останутся в отчёте «Заказанные услуги» со статусом «Отменена».

Как изменить цену услуги

Можно изменить базовую стоимость, стоимость дополнительного времени и доплату за дополнительных гостей. Какие поля доступны, зависит от настроек услуги и выбранных параметров.

1. Нажмите иконку карандаша рядом со стоимостью или метку «Изменено вручную».
2. Укажите новую стоимость. Чтобы сбросить изменения, нажмите иконку «Сбросить до цены по умолчанию» (круглая стрелка) справа от надписи «Стоимость, ₽».
3. Нажмите «Применить», а затем «Сохранить» внизу заказа.

На примере для бани на 6 гостей базовая стоимость снижена до 3 800 ₽, доплата за двух гостей сверх включённых в цену — 1 000 ₽. После «Применить» у суммы появится метка «Изменено вручную».

Обратите внимание. Если закрыть форму, не нажав «Применить», цена не изменится.

Особенности работы с заказами

• Поиск заказчика начинается после ввода не менее трёх символов с начала слова.
• Активное бронирование заказчика выбирается автоматически.
• Если у заказчика несколько активных бронирований, нужное можно выбрать из списка.
• Изменения данных гостя в бронировании не переносятся в заказ услуг. При отмене связанного бронирования заказ услуг отменяется автоматически.
• Одновременно можно редактировать только одну услугу в заказе.
• Если для записи на услугу свободно только одно время, оно выбирается автоматически. По умолчанию также выбирается первый свободный ресурс.
• После сохранения заказа заказчика и связанное бронирование изменить нельзя.
• Если услуга стала недоступна или была выключена, заказ не сохранится, а система подскажет, какую услугу нужно поменять.
• Если пока вы заполняли заказ, выбранное время успел занять другой администратор, заказ не сохранится и система попросит выбрать другое время или ресурс.

Подсказки

• Совет: заведите в настройках услуги ресурсы — массажистов, кабинеты, парилки. Тогда в календаре сразу видно, кто из мастеров свободен, и двух гостей не запишут к одному мастеру на одно время.
• Совет: если гость живёт у вас, всегда выбирайте его бронирование. Услуги попадут в общий счёт брони вместе с проживанием, и при выезде ничего не потеряется.
• На заметку: чтобы перенести услугу на другое время, уберите её из заказа и добавьте заново с новым временем, затем нажмите «Сохранить».
• На заметку: отчёт «Заказанные услуги» показывает услуги за выбранный период вместе с отменёнными — удобно, чтобы сверить, кто приходил и кто отказался.

Частые вопросы

Почему кнопка «Создать заказ» серая? В разделе нет ни одной активной почасовой услуги. Руководитель добавляет услуги во вкладке «Настройка услуг» раздела «Расписание услуг» или включает выключенную.

Можно ли поменять время уже сохранённой услуги? Нет, дата, время и ресурс сохранённой услуги только для просмотра. Уберите услугу из заказа и добавьте её заново с нужным временем.

Что будет с услугами, если гость отменит бронирование проживания? Заказ услуг, связанный с этой бронью, отменится автоматически, а сеансы освободятся для других гостей.

Куда пропадает отменённый заказ? Он не удаляется. Его услуги остаются в отчёте «Заказанные услуги» со статусом «Отменена».

Можно ли записать гостя, которого нет в базе? Да. В поиске заказчика нажмите «Добавить нового заказчика» и укажите ФИО, телефон и электронную почту. Такой заказ оформляется без бронирования проживания.