Должностная инструкция администратора гостиницы: образец 2026 года
Должностная инструкция администратора гостиницы — внутренний документ, который раскрывает трудовую функцию из трудового договора: что администратор делает на стойке приёма, что вправе требовать и за что отвечает. Трудовой кодекс прямо не обязывает её составлять, но без неё трудно спросить с сотрудника за ошибку. Основа документа — профстандарт «Работник по приему и размещению гостей» (приказ Минтруда от 05.09.2017 № 659н) и обязанности из Правил предоставления гостиничных услуг № 1912. Ниже — образец в Word с этими нормами и разбор, как его заполнить.
Обязательна ли должностная инструкция и на какой норме она основана
Слова «должностная инструкция» в Трудовом кодексе как обязательного документа нет. Обязательно другое: в трудовом договоре должна быть указана трудовая функция — должность по штатному расписанию с указанием квалификации и конкретный вид работы (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Инструкция — самый удобный способ эту функцию расписать, чтобы при споре было видно, что именно сотрудник обязан делать. Требовать работу сверх трудового договора нельзя (ст. 60 ТК РФ).
Профессиональный стандарт. Для службы приёма действует профстандарт «Работник по приему и размещению гостей» (код 33.022), утверждённый приказом Минтруда России от 05.09.2017 № 659н, зарегистрирован в Минюсте 22.09.2017 № 48310. На 12.10.2026 он действует: ни в КонсультантПлюс, ни в Гаранте отметки об утрате силы или замене нет.
Обязателен ли профстандарт для гостиницы? По ст. 195.3 ТК РФ — только в части требований к квалификации, если они установлены законом или иным нормативным актом (например, когда с должностью связаны льготы или ограничения). Для администратора гостиницы такие требования законом не установлены, поэтому стандарт применяется как основа для определения квалификации с учётом особенностей вашей работы (ч. 2 ст. 195.3). Проще говоря: формулировки обязанностей лучше брать из стандарта, а требования к образованию гостиница может определить сама.
Что должно быть в инструкции: пункт — норма
Ниже — структура нашего образца и на чём основан каждый раздел.
| Раздел инструкции | Откуда берётся |
|---|---|
| Наименование должности, подчинение | штатное расписание; ч. 2 ст. 57 ТК РФ |
| Требования к квалификации | профстандарт 659н, ОТФ D: профессиональное обучение по программам подготовки служащих, опыт не требуется (раздел 3.4) |
| Что должен знать | профстандарт 659н, «Необходимые знания» D/01.3–D/03.3 |
| Трудовые функции | D/01.3 заселение, D/02.3 учёт заказов гостей, D/03.3 регистрация выезда |
| Бронирование | п. 14–16 Правил № 1912 |
| Документы при заселении, дети | п. 18–23 Правил № 1912 |
| Регистрация граждан РФ | п. 25 Правил № 1912; п. 14, 30 ПП № 713 |
| Учёт иностранцев | ч. 3.1 ст. 20 и ч. 3 ст. 23 закона № 109-ФЗ |
| Расчёты, чек | п. 30, 32 Правил № 1912 |
| Бесплатные услуги по просьбе гостя | п. 31 Правил № 1912 |
| Ценности и сейф, забытые вещи | ст. 925 ГК РФ; п. 35, 38 Правил № 1912 |
| Персональные данные гостей | ст. 7 и ст. 18.1 закона № 152-ФЗ |
| Ответственность | ст. 192, 238, 241, 244 ТК РФ |
| Ознакомление | ч. 3 ст. 68, ст. 22 ТК РФ |
Подробно о том, чем администратор занят в течение смены, — в статье обязанности администратора гостиницы. Здесь — только то, что стоит закрепить в документе.
Обязанности по ПП № 1912 и учёту гостей: где это делается в программе
Главная часть инструкции — обязанности, за нарушение которых гостиница отвечает перед гостем или МВД. Их мы записали в образце с номерами пунктов, чтобы администратор видел, откуда взялось правило.
| Обязанность | Норма | Где в Hotel OS2 |
|---|---|---|
| Направить гостю подтверждение брони с номером, ценой, сроками и условиями | п. 14, 15 Правил № 1912 | письмо «бронирование подтверждено» из карточки брони |
| Ждать гостя до расчётного часа следующего дня; при отмене до дня заезда — вернуть всё; при незаезде — удержать не больше суток | п. 16 | отмена брони |
| Заселить только по документу; ребёнка — с согласием родителей | п. 18–23 | как заселить гостя |
| Гражданин РФ: зарегистрировать и передать сведения в МВД в течение суток, при выезде — снять с учёта в течение суток | п. 14, 30 ПП № 713 | через канал, который использует гостиница |
| Иностранец: уведомление о прибытии в течение одного рабочего дня после дня прибытия; об убытии — до 12 часов следующего рабочего дня | ч. 3.1 ст. 20, ч. 3 ст. 23 закона № 109-ФЗ | уведомление о прибытии из брони |
| Платные услуги — только с согласия гостя; выдать чек | п. 30, 32 | оплата и чек, смена ККТ |
| Окончательный расчёт и выезд | профстандарт D/03.3 | как выселить гостя |
Сроки для МВД — самая дорогая ошибка смены: за просрочку отвечает гостиница. Штрафы и каналы передачи — в статье регистрация гостей в гостинице и МВД. Какие разделы программы видит администратор, настраивается ролью — см. роль «Администратор».
Администратор, портье и старший администратор по профстандарту
Профстандарт 659н делит службу приёма на пять обобщённых трудовых функций (ОТФ). Для инструкции администратора важны две:
| ОТФ | Должности | Уровень | Образование и опыт |
|---|---|---|---|
| D — приём, регистрация и размещение гостей | администратор службы приёма и размещения, портье | 3 | профессиональное обучение; опыт не требуется |
| E — координация сотрудников службы приёма | старший смены, заместитель руководителя службы | 4 | среднее профессиональное образование; не менее 1 года портье или администратором |
Данные — из раздела 3.4 и раздела 3.5 стандарта. В небольшой гостинице, где старшего нет, хватит ОТФ D. Если в штате есть старший администратор — добавьте ему функции E/01.4 (подготовка рабочих мест и распределение работы) и E/02.4 (координация встречи, регистрации и выезда). Готовый абзац для этого есть в конце образца.
Если администратор у вас ещё и кассир, и бронирует, и иногда убирает номер — это либо трудовая функция по договору, либо совмещение должностей. Совмещение возможно только с письменного согласия работника и за дополнительную оплату (ст. 60.2 ТК РФ).
Ответственность администратора гостиницы
- Дисциплинарная. Замечание, выговор или увольнение по соответствующим основаниям — за неисполнение обязанностей по вине работника (ст. 192 ТК РФ). Именно для этого обязанности должны быть записаны и подписаны: без подписи под инструкцией доказать, что сотрудник знал о них, сложно.
- Материальная. Работник возмещает прямой действительный ущерб, упущенная выгода не взыскивается (ст. 238 ТК РФ). Обычный предел — средний месячный заработок (ст. 241).
- Полная материальная ответственность возможна, например, по письменному договору с работником от 18 лет, который непосредственно обслуживает денежные или иные ценности, — если должность или работа есть в перечне, утверждённом Минтрудом (ст. 244 ТК РФ). Администратор с кассой — частый случай, но перечень проверьте на дату подписания.
- Персональные данные. Администратор не вправе раскрывать и передавать данные гостей без их согласия, если иное не предусмотрено законом (ст. 7 закона № 152-ФЗ). Гостиница обязана ознакомить таких сотрудников с законодательством о персональных данных и своей политикой (п. 6 ч. 1 ст. 18.1) — удобно сделать это одновременно с инструкцией.
Перед гостем за ошибку администратора отвечает гостиница как исполнитель (п. 39 Правил № 1912), а за сохранность вещей гостей — по ст. 925 ГК РФ. Поэтому порядок приёма ценностей и выдачи сейфа лучше записать в инструкции прямо.
Как заполнить образец по шагам
- Шапка. ООО или ИП, название и адрес гостиницы, должность руководителя, дата и номер приказа об утверждении.
- Наименование должности — точно как в штатном расписании и трудовом договоре: «администратор», «администратор службы приёма и размещения» или «портье».
- Раздел 1. Кому подчиняется, график смен, требования к опыту и языкам. Впишите название вашей программы управления гостиницей.
- Раздел 3. Укажите каналы бронирования и канал передачи сведений в МВД (Госуслуги или другой). Если не используете биометрию, МАХ или приложение Госуслуг для заселения — удалите скобку о них.
- Раздел 4. Проверьте пункты про забытые вещи и сейф: они должны совпадать с правилами проживания.
- Раздел 6. Если с администратором заключён договор о полной материальной ответственности — впишите номер и дату, если нет — удалите скобку.
- Старший администратор. Оставьте или удалите абзац про ОТФ E.
- Ознакомление. Работник подписывает лист ознакомления до подписания трудового договора (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Действующих сотрудников знакомят под подпись с новой редакцией (ст. 22 ТК РФ).
Частые ошибки и что изменилось с 1 марта 2026 года
- Ссылки на ПП № 1853. Оно утратило силу: с 1 марта 2026 года действуют Правила № 1912. В инструкциях из интернета до сих пор встречаются старые пункты.
- Нет нового порядка заселения. Правила № 1912 добавили заселение гражданина РФ по водительскому удостоверению при отсутствии паспорта и по данным через единую биометрическую систему, МАХ или приложение Госуслуг, если гостиница их использует (п. 19, 24). Администратор должен знать, какие способы приняты у вас.
- Неверные сроки МВД. Для гостиниц срок уведомления о прибытии иностранца — один рабочий день, а не семь, как для квартир (ч. 3.1 ст. 20 закона № 109-ФЗ).
- «Удерживать предоплату при любой отмене». Если гость отменил бронь до дня заезда, деньги возвращаются полностью (п. 16 Правил № 1912). Администратор, который следует такой инструкции, нарушает закон от имени гостиницы.
- Обязанности из чужой отрасли. «Контроль работы зала» или «приём товара» — следы образцов для ресторана или магазина. Всё, чего администратор фактически не делает, уберите.
- Нет подписи работника. Без листа ознакомления инструкция почти ничего не доказывает при споре.
Как хранить. Оригинал с подписями — в кадровых документах, копию — у работника и на стойке приёма. При смене правил проживания, цен или канала связи с МВД обновляйте инструкцию и знакомьте сотрудников заново. Другие бесплатные шаблоны — в разделе шаблоны для гостиниц.
Частые вопросы
Обязательна ли должностная инструкция администратора гостиницы?
Нет, ТК РФ её прямо не требует. Но трудовую функцию нужно указать в трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ), и инструкция — самый удобный способ её раскрыть и доказать, что сотрудник знал свои обязанности.
Есть ли профстандарт для администратора гостиницы?
Да: «Работник по приему и размещению гостей», код 33.022, приказ Минтруда от 05.09.2017 № 659н. Администратор службы приёма и размещения и портье относятся к ОТФ D, старший смены — к ОТФ E.
Какое образование нужно администратору гостиницы на ресепшене?
По профстандарту для ОТФ D — профессиональное обучение по программам подготовки служащих, опыт не требуется. Для старшего смены — среднее профессиональное образование и не менее года работы портье или администратором.
Можно ли поручить администратору работу кассира или горничной?
Только если это входит в его трудовую функцию по договору или оформлено совмещение — с письменного согласия работника и за дополнительную оплату (ст. 60.2 ТК РФ).
Как ознакомить администратора с должностной инструкцией?
Под подпись до подписания трудового договора (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). В конце нашего образца есть лист ознакомления с графами ФИО, должность, дата и подпись.
Какую ответственность несёт администратор гостиницы?
Дисциплинарную (ст. 192 ТК РФ) и материальную — обычно в пределах среднего месячного заработка (ст. 241), полную — при договоре о полной материальной ответственности (ст. 244). За разглашение данных гостей — по закону № 152-ФЗ и другим законам.