Справка о проживании в гостинице: образец для командировки и бухгалтерии

Чаще всего справку просят командированные сотрудники и бухгалтерии их работодателей. Причина — правила возмещения расходов:

• Командировка. Работодатель обязан возместить расходы по найму жилого помещения (ст. 168 ТК РФ); порядок и размеры в коммерческой компании устанавливает коллективный договор или локальный акт. С 1 сентября 2025 года действует новое Положение о командировках, утверждённое ПП РФ от 16.04.2025 № 501 вместо ПП № 749. К авансовому отчёту работник прикладывает документы о найме жилого помещения (п. 23 Положения), а расходы возмещаются «при предоставлении соответствующих документов» (п. 9).
• Подтверждение срока командировки. Если проездных документов нет (например, сотрудник ехал на своей машине), срок пребывания подтверждают документами по найму жилья. При проживании в гостинице — договором, кассовым чеком или БСО, которые подтверждают гостиничные услуги и содержат сведения, предусмотренные правилами гостиничных услуг (п. 6 Положения № 501).
• Налоги работодателя. Расходы на командировки, включая наём жилья, уменьшают налог на прибыль (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), но только если они документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Если сотрудник не принёс документов об оплате жилья, без НДФЛ ему можно возместить не больше 700 руб. в сутки по России и 2 500 руб. за рубежом (п. 3 ст. 217 НК РФ).
• Потерянный чек или оплата третьим лицом. Справка с реквизитами чека помогает связать платёж с конкретным гостем и датами.

Обратите внимание: в тексте п. 6 Положения № 501 упоминаются Правила № 1853. С 1 марта 2026 года гостиничные услуги регулируют Правила, утверждённые ПП РФ от 27.11.2025 № 1912, поэтому сведения в документах гостиницы сверяйте с ними.

Это главная ошибка и гостиниц, и гостей. Справка — письмо гостиницы в свободной форме. Кассовый чек — первичный учётный документ, который формируется контрольно-кассовой техникой в момент расчёта и подтверждает сам расчёт (ст. 1.1 Закона № 54-ФЗ).

Отсюда два правила:

1. Справку нельзя выдавать вместо чека. Чек или БСО гостиница выдаёт при каждом расчёте — на бумаге или в электронном виде на телефон либо e-mail гостя (п. 2 ст. 1.2 Закона № 54-ФЗ).
2. В справке указывайте реквизиты чека: номер, дату, номер фискального накопителя, фискальный документ и признак. Так бухгалтерия свяжет справку с оплатой. Как работать с кассой — в статье об онлайн-кассе для гостиницы.

Подтверждение бронирования отправляют до заезда. По п. 15 Правил № 1912 в нём должны быть наименование гостиницы, сведения о заказчике, номер, цена размещения, сроки проживания и условия бронирования; с момента получения подтверждения договор считается заключённым. Письменная форма договора соблюдена и тогда, когда гость просто оплатил услуги (п. 14).

Но подтверждение показывает план, а не факт: гость мог заехать позже, уехать раньше или не приехать. Бухгалтерии работодателя нужны фактические даты, поэтому справку выдают после выезда — с реальным временем заезда и выезда и итоговой суммой.

Договор гостиницы по п. 13 Правил № 1912 уже содержит период проживания, время заезда и выезда, сведения о номере и реквизиты гостиницы. Поэтому для справки удобно брать данные из того же источника — карточки брони. Образцы договора — на странице договор на проживание в гостинице.

Форму справки закон не устанавливает, но бухгалтерии принимают её охотнее, если в ней есть те же реквизиты, что и в первичном документе (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ): название документа, дата, кто составил, что произошло, сумма, должность и подпись ответственного лица. Наш образец собран так:

Завтрак и другие услуги выделяйте отдельной строкой, а не прячьте в цену номера: по подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в расходы на командировку не включаются обслуживание в барах и ресторанах, обслуживание в номере и рекреационно-оздоровительные объекты.

• Подпись. Руководитель организации, индивидуальный предприниматель или работник, которому это поручено приказом или доверенностью (обычно старший администратор). В справке пишут должность, фамилию и инициалы.
• Печать. Ставится, если она есть у организации. В образце — пометка «М. П. (при наличии)».
• Кому выдавать. Только самому гостю или с его согласия. Звонок из бухгалтерии «подтвердите, что наш сотрудник у вас жил» — это запрос персональных данных: раскрывать их третьим лицам без согласия гостя нельзя (ст. 7 Закона № 152-ФЗ).
• Паспортные данные. В справку они не обязательны: достаточно ФИО. Вписывайте паспорт, только если гость сам просит.
• Электронный вид. Скан или PDF с подписью можно отправить на e-mail, указанный в брони. Нужна ли бумага с «живой» подписью — решает бухгалтерия работодателя.

1. Шапка. Впишите ООО или ИП, название гостиницы, ОГРН (ОГРНИП), ИНН, адрес, телефон и номер записи в реестре классифицированных средств размещения.
2. Номер и дата. Присвойте справке исходящий номер из журнала исходящих документов.
3. Гость. ФИО полностью. Паспорт — только по просьбе гостя.
4. Даты. Фактическое время заезда и выезда из карточки брони, а не из подтверждения. Если был ранний заезд или поздний выезд, впишите их в строку дополнительных услуг с суммой (п. 33 Правил № 1912).
5. Деньги. Цена за сутки, итог, ставка НДС или основание освобождения.
6. Оплата. Дата, способ и реквизиты кассового чека или БСО. Если платила организация по счёту — её название, ИНН, номер и дату счёта.
7. Основание. Номер подтверждения бронирования или договора.
8. Подпись. Должность, ФИО, подпись; печать при наличии. Удалите квадратные скобки и лишние варианты.

На втором листе файла — пример заполнения с условными данными: на него удобно ориентироваться администратору.

• Справка вместо чека. Гость платил наличными, чек не пробили, «а справку дадим». Это нарушение п. 2 ст. 1.2 54-ФЗ и п. 32 Правил № 1912, а бухгалтерии гостя справка без чека оплату не подтвердит.
• Даты из брони, а не фактические. Гость уехал на день раньше, а в справке — даты подтверждения. Бухгалтерия сверит справку с билетами, и расхождение станет проблемой гостя.
• Сумма не совпадает с чеком. Сумма в справке должна совпадать с чеками за этот период; возвраты и доплаты учитывайте.
• Завтрак и бар в одной строке с проживанием. Работодатель не сможет учесть ресторанные расходы как командировочные (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) — выделяйте отдельно.
• Ссылки на ПП № 1853 и ПП № 749. Оба утратили силу: с 01.09.2025 действует Положение № 501, с 01.03.2026 — Правила № 1912. В интернете до сих пор много образцов со старыми ссылками.
• Справка по телефону без согласия гостя — нарушение ст. 7 152-ФЗ.

• Журнал исходящих. Каждую справку регистрируйте с номером и датой — так проще ответить на повторный запрос и не выдать две разные справки на одно проживание.
• Копия. Храните копию вместе с документами брони: регистрационной картой (образец), чеками и подтверждением.
• Один источник данных. Даты, номер и суммы берите из программы, а не переписывайте вручную.

В Hotel OS2 документы по брони формируются из её карточки по шаблонам — подробнее в справке о документах по брони и о том, как создать шаблон документа. Другие бесплатные шаблоны — в разделе шаблоны для гостиниц.