Регистрационная карта гостя в гостинице: образец 2026 года

Регистрационная карта гостя (её ещё называют анкетой гостя или регистрационной картой в отеле) — внутренний документ гостиницы. В нём на одном листе собраны сведения, которые нужны сразу для трёх обязанностей:

1. Регистрация гражданина России по месту пребывания. Гостиница регистрирует гостя по прибытии на основании документа, удостоверяющего личность, и в течение суток передаёт сведения в МВД (п. 14 Правил № 713, абз. 1 и 5).
2. Миграционный учёт иностранца. Гостиница фиксирует сведения об иностранном госте по прибытии и убытии, чтобы уведомить орган миграционного учёта (ч. 9 ст. 22 № 109-ФЗ).
3. Договор на проживание. Договор должен содержать сведения о госте и его документе, номере, периоде проживания, времени заезда и выезда, условиях отмены (п. 13 Правил № 1912).

Ни Правила № 1912, ни Правила № 713 не утверждают бланк карты — гостиница составляет его сама. Когда-то форма была единой: «Анкета» (форма № 1-Г) из приказа Минфина от 13.12.1993 № 121. Не путайте её с «Картой гостя» (форма № 4-Г) из того же приказа — та давала право получить ключ от номера и не была регистрационной анкетой.

Карта не обязательна, если те же сведения гостиница фиксирует в программе и получает подпись гостя другим способом. Но бумажная или электронная карта удобна: она подтверждает, что гость сам сообщил данные и ознакомился с правилами проживания.

Собирать можно только то, что нужно для заявленной цели, — лишние данные запрещены (ч. 5 ст. 5 № 152-ФЗ). Поэтому в образце поля разделены на обязательные и добровольные.

Отказать в заселении из-за того, что гость не дал необязательные данные, нельзя: исполнитель не вправе отказывать в договоре из-за отказа предоставить персональные данные, если их предоставление не требует закон и они не нужны для исполнения договора (п. 4 ст. 16 Закона «О защите прав потребителей»). Поэтому в образце блок с контактами подписан «заполняется по желанию гостя».

С 1 марта 2026 года перечень документов задают Правила № 1912.

Гражданин России — по документу, удостоверяющему личность (п. 18):

• паспорт гражданина РФ;
• паспорт гражданина СССР — до его замены в установленный срок;
• заграничный паспорт гражданина РФ;
• временное удостоверение личности;
• удостоверение военнослужащего — только в период мобилизации, военного положения и в военное время и только в гостинице.

Водительское удостоверение. Если документов из п. 18 нет, гражданина РФ заселяют по российскому национальному водительскому удостоверению (абз. 1 п. 19). По нему же гостиница вправе и зарегистрировать гостя по месту пребывания (абз. 3 п. 14 Правил № 713).

Без бумажного документа. Гостиница, которая подключилась к единой биометрической системе, многофункциональному сервису обмена информацией или мобильному приложению Госуслуг, может заселять россиян по биометрии или по сведениям из документа, переданным через эти сервисы (абз. 2 п. 19). Заселение через приложение Госуслуг действует с 1 апреля 2026 года (п. 3 постановления № 1912).

Дети. До 14 лет и старше 14 лет без паспорта — по свидетельству о рождении вместе с документами родителей или сопровождающего; сопровождающий предъявляет согласие родителей (п. 20). Подросток от 14 лет без взрослых заселяется по своему паспорту при наличии согласия родителей (п. 21).

Иностранный гражданин — по паспорту иностранного гражданина или иному документу, признаваемому в РФ (п. 22); вместе с ним гость предъявляет миграционную карту (ч. 2 ст. 22 № 109-ФЗ). Иностранец до 18 лет заселяется с родителями или с сопровождающим, у которого есть согласие родителей (п. 23).

С 1 сентября 2025 года согласие на обработку персональных данных должно быть оформлено отдельно от иных информации и документов, которые подписывает гость (ч. 1 ст. 9 № 152-ФЗ, в ред. Федерального закона от 24.06.2025 № 156-ФЗ). Строка «даю согласие на обработку персональных данных» внизу регистрационной карты больше не работает.

При этом для самой регистрации согласие не нужно. Обработка без согласия допускается, если она нужна для выполнения обязанностей, возложенных законом, и для исполнения договора, стороной которого является гость (п. 2 и 5 ч. 1 ст. 6 № 152-ФЗ). Регистрация по Правилам № 713 и миграционный учёт по 109-ФЗ — именно такие обязанности.

Отдельное согласие нужно для целей сверх закона и договора: рассылки с акциями, программа лояльности, хранение анкеты для следующих визитов. Поэтому в образце:

• в карте — только пометка, на каком основании обрабатываются данные;
• согласие на рассылки и иные цели — отдельным листом или отдельной галочкой в электронной форме, которую гость отмечает сам.

1. Шапка. Впишите название гостиницы, ОГРН и ИНН, номер записи в реестре классифицированных средств размещения и ссылку на неё — эти сведения обязательны в договоре (подп. «а» и «в» п. 13 Правил № 1912).
2. Документ гостя. Проверьте документ по перечню из п. 18, 19 или 22 Правил № 1912 и сверьте с ним данные, которые гость вписал в раздел 1. Документ сразу верните гостю.
3. Иностранец. Заполните раздел 2: миграционная карта, виза или ВНЖ, срок пребывания.
4. Ребёнок. В разделе 3 укажите данные ребёнка и отметьте, предъявлено ли согласие родителей, если заселяет не родитель.
5. Проживание. Номер, даты, время заезда и расчётный час, тариф, условия отмены — по подтверждению бронирования.
6. Подтверждения и подпись. Гость подтверждает, что ознакомлен с правилами проживания, ценами и условиями отмены, и расписывается.
7. Служебные отметки. Администратор отмечает, когда и каким способом сведения переданы в МВД, и выдаёт иностранцу отрывную часть уведомления.

Гостиница вправе не регистрировать россиянина, если он зарегистрирован в том же субъекте РФ, а для Москвы с Московской областью и Санкт-Петербурга с Ленинградской областью — в пределах этих пар регионов, и живёт в гостинице не больше 90 дней (абз. 7–9 п. 14 Правил № 713). Для иностранцев короткий срок от учёта не освобождает: исключение для приехавших в Россию не более чем на 7 дней на гостиницы не распространяется (п. 5 ч. 3 ст. 20 № 109-ФЗ). Как подавать уведомления через Госуслуги и какие штрафы за опоздание — в статье регистрация гостей в гостинице в 2026 году.

• Согласие на ПДн внутри карты. С 01.09.2025 оно должно быть отдельным документом (ч. 1 ст. 9 № 152-ФЗ).
• Отказ в заселении без телефона или e-mail. Эти данные не требует закон — отказывать нельзя (п. 4 ст. 16 ЗоЗПП).
• Ссылка на отменённые Правила № 1853. С 1 марта 2026 года действуют Правила № 1912 — обновите текст подтверждения. Что ещё изменилось — в обзоре Правил предоставления гостиничных услуг.
• Штраф за отмену в карте. Условие «предоплата не возвращается» противоречит п. 16 Правил № 1912: отмена до дня заезда — возврат в полном размере, поздняя отмена и незаезд — удержание не больше чем за сутки.
• Нет места рождения и кода подразделения. Эти сведения прямо названы в п. 14 Правил № 713; в старых бланках их часто нет.
• Копия паспорта «на всякий случай». Хранить копию без цели нельзя: данные не должны быть избыточными (ч. 5 ст. 5 № 152-ФЗ).

Отдельного срока хранения регистрационной карты закон не устанавливает. Действует общее правило: персональные данные хранятся не дольше, чем этого требуют цели обработки, если срок не установлен федеральным законом или договором (ч. 7 ст. 5 № 152-ФЗ). Определите срок во внутренней политике обработки персональных данных и по его истечении уничтожайте карты с актом.

Если карты ведутся в программе, база данных с персональными данными россиян должна находиться на территории России (ч. 5 ст. 18 № 152-ФЗ). Бумажные карты держите в запираемом шкафу, доступ — только у сотрудников стойки.

В Hotel OS2 анкета гостя заполняется при заселении, данные хранятся в зашифрованном виде, журнал выгружается файлом — подробнее в справке анкета гостя и согласие на обработку данных. Прямую отправку сведений в МВД мы сейчас подключаем; пока уведомления подаются через Госуслуги гостиницы по соглашению с МВД.