Счёт за проживание в гостинице: образец с НДС и туристическим налогом (2026)

В выдаче по запросу «счёт за проживание» эти четыре документа часто путают. У каждого своя задача:

Гостю-физлицу, который платит сам, достаточно чека: по п. 7 ст. 168 НК РФ при оказании услуг непосредственно населению за наличный расчёт требования о счёте-фактуре считаются выполненными, если выдан кассовый чек. Компании нужен весь комплект: счёт, чтобы заплатить; акт для бухгалтерии; счёт-фактура, если гостиница — плательщик НДС.

Старый типографский бланк «3-Г» в образцах из интернета к БСО по 54-ФЗ не относится. Сейчас БСО — это документ, сформированный в электронном виде или отпечатанный автоматизированной системой для БСО в момент расчёта (ст. 1.1 54-ФЗ).

Закон не устанавливает обязательные реквизиты счёта на оплату. Но бухгалтерия заказчика проведёт платёж без вопросов, только если в счёте есть всё, что нужно для платёжного поручения и для сверки с актом. Наш образец содержит:

Печать на счёте закон не требует. Ставьте её, если она у вас есть и заказчик об этом просит.

Какую ставку указать, зависит от системы налогообложения гостиницы и от вида услуги:

Самая частая ловушка — гостиница на УСН с НДС 5 %. Нулевая ставка для проживания действует, только если гостиница применяет общие ставки НДС. Если выбрана пониженная ставка 5 % или 7 %, 0 % на проживание она применить не может (абзац о несовместимости ставок в п. 8 ст. 164 НК РФ).

Счёт-фактуру плательщик НДС выставляет не позднее 5 календарных дней со дня оказания услуги или получения предоплаты (п. 3 ст. 168 НК РФ). Ставка 0 % не освобождает от счёта-фактуры: в нём указывают ставку 0 %. Если заказчик не платит НДС или освобождён от него, счёт-фактуру можно не составлять при письменном согласии сторон (пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ).

Туристический налог платит гостиница. Его вводит муниципалитет, а правила расчёта установлены главой 33.1 НК РФ:

• Объект — услуги по временному проживанию в средствах размещения, включённых в реестр классифицированных средств размещения (ст. 418.3).
• База — стоимость проживания без туристического налога и без НДС (п. 1 ст. 418.4). Поэтому в Excel-образце налог считается с суммы проживания за вычетом НДС.
• Ставка — её устанавливает муниципалитет: в 2026 году не выше 2 %, в 2027 году — 3 %, в 2028 году — 4 %, с 2029 года — 5 % (п. 1 ст. 418.5).
• Минимум — 100 руб. за каждые сутки проживания (п. 1 ст. 418.7).
• Льготы. Федеральный перечень приведён в п. 2 ст. 418.4: Герои, ветераны и инвалиды боевых действий, участники СВО, инвалиды I и II групп и др. Муниципалитет может добавить свои категории (п. 3). Командированных в федеральном перечне нет.

Глава 33.1 не требует выделять налог в счёте отдельной строкой. Но база налога — сумма без налога, поэтому удобнее показывать его отдельно: заказчик видит стоимость проживания и сумму налога и не спорит из-за «подорожания». Ставку для своего города проверьте в калькуляторе туристического налога, подробности — в статье о туристическом налоге в 2026 году.

1. Шапка и банковские реквизиты. ООО или ИП, ИНН, КПП (у ИП его нет), банк, БИК, корреспондентский и расчётный счёт.
2. Номер и дата счёта. Нумерация сквозная в пределах года. Номер брони тоже можно указать, это удобно для сверки.
3. Заказчик. Укажите того, кто платит: компанию с ИНН и КПП. Гостя впишите в строку «Проживающие».
4. Основание. Номер и дата договора или подтверждения бронирования.
5. Период. Даты и время заезда и выезда. В Excel число суток посчитается само и подставится в строку «Проживание».
6. Услуги. Отдельными строками укажите проживание, ранний заезд или поздний выезд (порядок оплаты — п. 33 Правил № 1912), дополнительное место и другие услуги, на которые гость согласился.
7. НДС. Для каждой строки выберите ставку из списка: 0 %, 5 %, 7 %, 10 %, 22 % или «Без НДС». Цены вводятся с НДС, сумма налога «в том числе» выделится сама.
8. Туристический налог. Впишите ставку вашего муниципалитета. Если налога нет, поставьте 0 %. У льготника выберите «да». Если льготник не каждый гость, посчитайте налог вручную.
9. Итог прописью, срок оплаты, подпись. Отправьте счёт заказчику в PDF.

После оплаты не забудьте закрывающие документы: акт (УПД) и, если вы платите НДС, счёт-фактуру в течение 5 дней.

Всё зависит от того, кто и как платит:

• Компания платит по счёту со своего расчётного счёта. Касса не применяется (п. 9 ст. 2 54-ФЗ). Заказчику нужны счёт, акт (УПД) и счёт-фактура, если вы платите НДС.
• Сотрудник платит на стойке корпоративной картой или через СБП. Это расчёт «с предъявлением электронного средства платежа», поэтому нужен кассовый чек или БСО (тот же п. 9 ст. 2). В чеке укажите наименование и ИНН организации-покупателя (п. 6.1 ст. 4.7 54-ФЗ).
• Сотрудник платит своими деньгами, а потом отчитывается. Это расчёт с физлицом: чек или БСО обязательны (ст. 1.2 54-ФЗ). Если он переводит деньги по реквизитам без контакта с гостиницей, чек нужно сформировать и передать ему не позднее следующего рабочего дня (п. 5.3 ст. 1.2).

Порядок командировок с 1 сентября 2025 года определяет Положение, утверждённое ПП РФ от 16.04.2025 № 501. Расходы на наём жилья возмещаются работнику (п. 12). В течение 3 рабочих дней после возвращения он сдаёт авансовый отчёт и прикладывает документы о найме жилого помещения (п. 23). Если проездных документов нет, срок пребывания подтверждают договором, кассовым чеком или БСО гостиницы (п. 6). Один счёт без чека для авансового отчёта не подходит: он не подтверждает оплату.

НДС с расходов на наём жилья в командировке компания может принять к вычету (п. 7 ст. 171 НК РФ). Для этого НДС должен быть выделен в документах. При ставке 0 % вычитать нечего.

• Счёт вместо чека. Гость оплатил наличными или картой и получил только счёт. Это нарушение 54-ФЗ и п. 32 Правил № 1912, а работнику нечем подтвердить расходы.
• Чек при оплате платёжкой. Если организация платит со своего расчётного счёта, пробивать чек не нужно (п. 9 ст. 2 54-ФЗ).
• НДС 22 % на проживание у гостиницы на общем режиме. До конца 2030 года для проживания действует 0 % (пп. 19 п. 1 ст. 164 НК РФ).
• НДС 0 % у гостиницы на УСН со ставкой 5 % или 7 %. Эти ставки нельзя совмещать с 0 % на проживание (п. 8 ст. 164).
• Туристический налог внутри цены без расшифровки. Нельзя понять, с какой базы он посчитан, а база по ст. 418.4 — стоимость без налога и без НДС.
• Ссылки на ПП № 1853. С 1 марта 2026 года действуют Правила № 1912. Обратите внимание: в п. 6 Положения о командировках № 501 до сих пор упоминаются Правила № 1853.
• Доплаты без согласия гостя. Уборка, трансфер или завтрак «по умолчанию» противоречат п. 30 Правил № 1912.
• Заказчик и гость перепутаны. Компания-плательщик — в строке «Заказчик», сотрудник — в строке «Проживающие». Иначе бухгалтерия не примет акт.

Счёт — не первичный документ, но его номер связывает бронь, оплату, акт и счёт-фактуру. Храните счета вместе с актами и платёжками. Нумерацию ведите в одном журнале, чтобы не было двух счетов с одним номером.

В Hotel OS2 счёт на оплату и акт формируются прямо из брони. Подставляются реквизиты гостиницы и компании-плательщика, строка НДС по настройкам налогообложения, печать и подпись. Как их загрузить — в справке о печати и подписи в счёте для юрлиц. Как устроены чеки при предоплате и заселении — в статье об онлайн-кассе для гостиницы по 54-ФЗ. Договор с компанией-заказчиком — в образце договора на проживание для юрлица. Другие бесплатные документы — в разделе шаблоны для гостиниц.