#Чек-лист#Продажи

Шахматка гостиницы в Excel и в облаке: образец

НН

Основатель Hotel OS2

13 октября 2026

Шахматка — таблица, где строки — номера, столбцы — даты, а закрашенные клетки — брони. Для мини-гостиницы, гостевого дома или агроусадьбы её можно вести в Excel бесплатно: скачайте образец шахматки (Excel, 17 КБ). Брони вносятся списком на отдельном листе, а клетки закрашиваются сами.

Ниже — как устроен образец, как вести его вдвоём, что учесть по правилам гостиничного обслуживания в Беларуси и по каким признакам понять, что таблицы уже не хватает.

Что внутри бесплатного образца

• Лист «Брони»: номер, имя гостя, даты заезда и выезда, сумма, предоплата, источник брони.

• Лист «Шахматка»: 8 номеров на 31 день. Занятые клетки закрашиваются и подписываются именем гостя.

• Выходные подсвечены, первую дату месяца можно поменять в одной ячейке.

• Лист «Как пользоваться» с короткой инструкцией.

Формулы простые (СЧЁТЕСЛИМН и МАКСЕСЛИ), файл открывается в Excel, Google Таблицах и LibreOffice. В Excel до версии 2019 года вместо имени гостя в клетке будет точка «●» — занятость всё равно видна. Валюта в образце не задана: суммы можно вести в белорусских рублях.

Как пользоваться образцом

1. Удалите примеры броней на листе «Брони».

2. Впишите свои номера, домики или комнаты в столбец A листа «Шахматка».

3. Поставьте первое число месяца в ячейку E1.

4. Каждую новую бронь вносите строкой в лист «Брони». День выезда остаётся свободным — в этот день номер можно продать следующему гостю.

5. Если клетка покраснела — это двойная бронь: два гостя на один номер в одну ночь.

Как сделать шахматку самому

Если номеров больше восьми или хочется собрать таблицу под себя:

1. На первом листе сделайте список броней: номер, гость, заезд, выезд, сумма, предоплата, источник.

2. На втором листе в столбец A впишите номера, в первую строку — даты, по одной на столбец.

3. В клетку на пересечении номера и даты поставьте формулу СЧЁТЕСЛИМН: есть ли бронь этого номера, где заезд не позже даты, а выезд позже неё.

4. Добавьте условное форматирование: больше нуля — клетка закрашивается, больше единицы — красным.

5. Закрепите первую строку и столбец, чтобы даты и номера не уезжали при прокрутке.

Шахматка в Google Таблицах: вести вдвоём и с телефона

Загрузите файл образца на Google Диск и откройте через «Открыть с помощью → Google Таблицы»: формулы и закраска сохранятся. Доступ на редактирование дайте только тем, кто принимает брони, остальным — на просмотр.

Минусы такого варианта в работе маленькой гостиницы:

• с телефона таблица неудобна — клетки мелкие, приходится листать вбок;

• два человека могут одновременно вписать разные брони на один номер — таблица покажет конфликт, но не остановит его;

• таблица с именами и телефонами гостей — это обработка персональных данных по Закону № 99-З, а ссылку на такую таблицу легко переслать не тому.

Что учесть по правилам гостиничного обслуживания Беларуси

Если вы — гостиница или мини-гостиница на ИП или юрлице, действуют Правила гостиничного обслуживания в Республике Беларусь (постановление Совета Министров от 07.04.2006 № 471). Несколько пунктов, которые прямо влияют на то, что хранить в учёте:

• Бронь можно принять по телефону, почте, электронной связи (п. 7). Значит, источник брони стоит записывать — это помогает при спорах.

• Бронь действует до 19:00 дня заезда, если в договоре или заявке не указано другое время (п. 10). Если у вас другой порядок, его нужно прописать в условиях брони.

• За само бронирование плата не взимается (п. 11). Предоплата за проживание — другое дело: потребитель вправе оплатить услуги полностью или внести аванс при заключении договора (п. 16).

• Договор заключается при предъявлении документа, удостоверяющего личность (п. 13). При этом гостю выдаётся пропуск, квитанция, счёт или иной документ с наименованием исполнителя, ФИО гостя, номером, сроком проживания и ценой.

Excel не выдаёт гостю документ и не хранит, кто и когда изменил бронь. Это делается отдельно — в бланках или в программе.

Для агроусадеб правила другие: они работают по указу об агроэкотуризме, с письменным договором по типовой форме. Об этом — в статье про программу для агроусадьбы.

Паспортные данные в Excel лучше не вносить. В шахматке достаточно номера, имени, дат и суммы. Документы гостя — это персональные данные, их нужно защищать.

Когда пора переходить из Excel в облако

Таблица хорошо работает, пока соблюдаются три условия: номеров немного, брони принимает один человек, и источник броней один-два. Признаки, что пора менять инструмент:

1. Брони принимают два и больше человек, и кто-то из них — с телефона.

2. Была хотя бы одна двойная бронь из-за того, что таблицу забыли обновить.

3. Брони приходят из трёх и больше мест: звонки, Viber, сайт, каталоги вроде relax.by, Куфара или VETLIVA.

4. Нужно видеть уборку: какие номера освобождаются сегодня и что готово к заезду.

5. Сложно ответить на вопрос «сколько мы заработали за июль» без вечера с калькулятором.

6. Хочется, чтобы гости бронировали сами на вашем сайте, а не только по телефону.

Если совпало два-три пункта — облачная шахматка сэкономит больше времени, чем стоит.

Excel и облачная шахматка: сравнение

| | Excel / Google Таблицы | Облачная шахматка | |---|---|---| | Цена | Бесплатно | Подписка | | Работа с телефона | Неудобно | Отдельный мобильный вид | | Перенос брони на другой номер | Переписать строку | Перетащить бронь | | Брони с вашего сайта | Вручную | Приходят сами | | Уборка | Отдельная таблица | В той же программе | | Разные права для администратора и горничной | Нет | Да | | Резервная копия | Ваша забота | На стороне сервиса |

Как перейти из Excel без потери броней

1. Не удаляйте таблицу в первый месяц — держите её как резерв.

2. Перенесите в программу все будущие брони, прошлые — по желанию.

3. Выберите день, после которого новые брони вносятся только в программу.

4. Неделю сверяйте программу и таблицу — расхождений быть не должно.

Хороший сервис переносит брони сам — из вашего файла, без ручного перепечатывания.

Как это в Hotel OS2

В шахматке Hotel OS2 бронь переносится мышкой или пальцем на другой номер или даты, а потянув за край, проживание продлевается. Шахматка работает в браузере и на телефоне. Брони из вашей Excel-таблицы загружаются файлом с предпросмотром перед загрузкой. Брони с вашего сайта через модуль бронирования приходят сами и без комиссии. Цены для гостей — в белорусских рублях.

Чего пока нет: онлайн-оплаты гостями белорусскими картами и через ЕРИП (оплата на месте или переводом) и прямого подключения к Островку и VETLIVA по API. С площадками, которые умеют обмениваться календарём iCal, занятость синхронизируется через календарь.

Цена — от 1 900 ₽ в месяц за объект до 10 номеров (около 68 BYN по курсу на 10.10.2026), без процента с броней. Пилот — 30 дней бесплатно, номера, цены и брони переносим сами. Подробности — на странице Hotel OS2 для Беларуси.

Источники (проверено 13.10.2026)

• Постановление Совета Министров РБ от 07.04.2006 № 471 «Об утверждении Правил гостиничного обслуживания в Республике Беларусь», пп. 7, 10, 11, 13, 16 (действующая редакция от 22.12.2018 № 935) — ЭТАЛОН-ONLINE

• Закон РБ № 99-З «О защите персональных данных» — ЭТАЛОН-ONLINE

• Образец шахматки Hotel OS2 — /files/shahmatka-gostinicy-obrazec.xlsx

Частые вопросы

Где скачать шахматку для гостиницы бесплатно?

Образец в Excel — по ссылке в начале статьи. Брони вносятся списком, шахматка закрашивается сама; файл открывается в Excel, Google Таблицах и LibreOffice.

Можно ли гостинице в Беларуси вести брони в Excel?

Да, Правила гостиничного обслуживания не требуют вести брони в программе. Но они требуют заключать договор при предъявлении документа, удостоверяющего личность, и выдавать гостю документ о заключении договора (п. 13) — это делается отдельно от таблицы.

До какого времени действует бронь в гостинице в Беларуси?

По п. 10 Правил гостиничного обслуживания — до 19 часов дня заезда, если в договоре или заявке не указано другое время.

Можно ли брать плату за бронирование?

По п. 11 Правил плата за само бронирование не взимается. Оплатить проживание полностью или внести аванс гость вправе при заключении договора (п. 16).

Сколько номеров можно вести в Excel?

Ограничения нет, но с ростом числа номеров и людей, принимающих брони, растёт и риск двойной брони. На практике проблемы начинаются, когда брони вносят два человека или источников броней больше двух.